TRATAMIENTO LETRAS POR COBRAR

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  TRATAMIENTO LETRAS POR COBRAR Luis Alberto Guerrero Alvarado Agente Comercial y Viajante Contador Contador Auditor Ingeniero Comercial Diplomado en Legislación Tributaria Magíster (E) en Gestión Tributaria
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TRATAMIENTO LETRAS POR COBRAR Luis Alberto Guerrero Alvarado Agente Comercial y Viajante Contador Contador Auditor Ingeniero Comercial Diplomado en Legislación Tributaria Magíster (E) en Gestión Tributaria Diplomado en Gestión de Empresas Diplomado en Docencia Universitaria Diplomado en IFRS Profesor Especialista en Educación de Adultos Introducción El objetivo de la contabilización correcta de las Letras por cobrar es tener completa claridad del grado de dominio en la cobranza y la responsabilidad cuando se ha vendido las cuentas por cobrar para hacer liquidez. La cobranza de las cuentas por cobrar se puede realizar a través de: 1. Cobranza directa. 2. Cobranza bancaria. 3. Cobranza de garantías de préstamos bancarios. En estos casos la propiedad de estas cuentas sigue siendo de la empresa. Introducción A su vez, se pueden utilizar las cuentas por cobrar para obtener liquidez, a través del traslado de la propiedad de ellas a terceros: 4. Endoso en pago a proveedores. 5. Descuento de letras en bancos. 6. Venta a empresas de factoring. Para los efectos de facilitar cualquier operación tanto de cobranza como de endoso de estas cuentas por cobrar, supondremos en toda la contabilización que la empresa le pidió a sus clientes la aceptación de documentos por cobrar (letras de cambio) que tienen mayor cobrabilidad y manejo en el mercado. Tipos de Documentos Existen en los mercados financieros, bursátiles y comerciales de este tiempo diversos instrumentos empleados como medios de pago, para obtener financiamiento u otorgar créditos. Estos van desde el antiguo trueque y sistema de canje de productos hasta el empleo de bonos de deuda externa emitidos por los países que han ideado esta fórmula para pagar a sus acreedores o transferir deudas; pasando por formas convencionales como el uso del papel moneda, cheque, letras, pagarés y otros más recientemente incorporados como las operaciones de leasing, las tarjetas de crédito o las transferencias electrónicas en las redes del sistema bancario. De entre estos medios de pagos nos ocuparemos de las letras de cambio, las cuales tienen un tratamiento contable múltiple en razón a su variado uso. DEFINICION LETRA DE CAMBIO Es un mandato escrito revestido de la forma prescrita por la Ley, por el cual el librador ordena al librado que pague cierta suma de dinero a una persona determinada o a su orden. AVAL Garantiza el pago de la letra ENDOSATARIO Recibe la letra mediante endoso y se convierte en tomador LIBRADO Comprador Entrega los bienes y emite la letra LIBRADOR Vendedor Acepta la letra Entrega la letra a su vencimiento Descuenta la letra Entrega el Valor menos intereses y gastos TOMADOR Banco Paga la letra a su vencimiento Relaciones que se establecen entre las personas que intervienen en la letra de cambio Fecha de emisión de la letra Lugar de emisión de la L/ si no se pone nada es el lugar de donde es el Librador Orden de pago: banco Tomador Fecha de vencimiento Si no se pone nada es A la vista Nombre de la moneda en letra ($) Valor del pago en números Anverso de la Letra de Cambio Impuesto de la letra según valor total y plazo. Nº de la c/c del banco del librado Valor del pago en letra, si no coincide con la cifra,se da mas importancia a la letra Firma, Nombre y domicilio del librador (vendedor) Aceptación o compromiso de pago del librado, imprescindible la firma Domicilio de pago, si es un banco se pone el nº de la cuenta corriente Identificación del librado Cláusula CON GASTOS (se protesta) SIN GASTOS o en blanco Nombre y Apellidos del avalado (LIBRADO) Lugar y fecha del día que se avala Endosatario: Nuevo propietario de la Letra Lugar y fecha del día que se endosa Cláusula del banco (si no hay dinero en C/C También sirve para hacer más Avales y Endosos NO UTILICE EL ESPACIO SUPERIOR, POR ESTAR RESERVADO PARA INSCRIPCIÓN MAGNÉTICA Por aval de... Páguese a Con domicilio en... A de..de.....a.de..de... Nombre y domicilio del avalista... Nombre y domicilio del endosante..... Nombre y Apellidos de la persona que avala al librado Antiguo Tomador o Tenedor del Banco Reverso de la letra de cambio Letras en Cartera Las letras de cambio y los pagarés los podemos encontrar en el Activo en el rubro Documentos por Cobrar o en el Pasivo en el rubro Documentos por Pagar. Las personas que intervienen en las letras de cambio son tres: 1.- El librador: es quien emite el documento (Vendedor, empresa) 2.- El beneficiario: es el destinatario de la letra. (Vendedor, empresa) 3.- El aceptante: es el se obliga a pagar una suma de dinero en una fecha generalmente futura. (Cliente, quién acepta la letra) En el pagaré existen dos personas: 1.- El beneficiario, a cuya orden se emite el documento, frecuentemente es el mismo emisor; y 2.- El suscriptor, el cual se compromete a pagar el monto convenido. Letras en Cartera Como en la práctica muchas veces el librador de la letra se confunde en uno con el beneficiario de la misma y el suscriptor del pagaré, cumple igual papel que el aceptante de la letra, podemos emplear para los efectos de este estudio sólo las expresiones de beneficiario y aceptante, en el entendido de que el primero es el que emite la letra o el documento y el segundo, el que se compromete a pagar. (Cliente) Ilustraremos la generación de los documentos por cobrar, a través de la suposición de una venta al crédito de mercaderías por $ El asiento contable por esta venta agregando el 19% del IVA será: Letras en Cartera Si la negociación hubiera sido al crédito simple, la deuda del cliente se mantendría en la cuenta de ese mismo nombre, hasta la fecha de cobro o vencimiento del plazo otorgado. Al producirse el pago dicha cuenta se abona, para quedar saldada, con cargo a la cuenta de efectivo que se emplee (Caja, Banco, etc.) El asiento contable por el abono del 50% sería el siguiente: Letras en Cartera Pero si la venta fuese al crédito documentado, por ejemplo con letra a 60 días, el cliente pagará a la empresa vendedora el monto de la compra más el IVA con la aceptación de la letra, es decir, pagará con letra. A partir de ese momento ya no deberá las mercaderías, sino el documento (la letra) que aceptó. La empresa por su parte, no tendrá cuentas por cobrar a sus clientes, sino letras por cobrar aceptadas por sus clientes. De esta manera la letra cumple el primer de los dos objetivos que en algún momento indique; esto es, servir de respaldo a una operación de crédito. A las empresas les resulta más seguro otorgar un crédito documentado que uno simple, ya que a la fecha de vencimiento le será más fácil, rápido o expedito cobrar una deuda documentada que una sin documentar. Clientes Letras por Cobrar Letras en Cartera La recepción de las letras en la empresa vendedora se anota en el Libro Auxiliar de Letras y Pagarés por Cobrar y luego al fin del mes, y después periódicamente, mediante asiendo de centralización se incorporan al Libro Diario, asiento en el que se carga la cuenta de Activo (Letras por Cobrar, Letras en Cartera, u otra) con abono a la cuenta Clientes, lo que en el ejemplo quedaría: Formato Libro Letras por Cobrar Formato Libro Letras por Cobrar Considerando el Impuesto que les afecta Letras en Cartera Mientras los documentos por cobrar estén en poder de la empresa, en espera de sus vencimientos, ésta tiene documentos en cartera, o dicho de otro modo, una empresa tiene documentos en cartera cuando las letras, pagarés u otros documentos por cobrar permanezcan en su poder, sin que hayan sido transferidos a terceros. Llegado el vencimiento del documento en cartera, pueden presentarse las siguientes situaciones: - Que el documento sea pagado - Que se solicite y otorgue prórroga - Que el documento no sea pagado Letras en Cartera Cuando el documento es pagado: En este caso se contabiliza la cancelación con un Ingreso a Caja con abono a la cuenta en que se encuentre registrado el documento, así de este modo se cierra el ciclo de dicho documento. El asiento contable es: Clientes Letras por Cobrar Letras en Cartera Cliente solicita prórroga La prórroga puede ser por el total o una parte del documento más los intereses por el mayor plazo, los que generalmente son cobrados en el momento de acordarse la prórroga. Supongamos, en nuestro ejemplo, que se prorroga el 50% del valor del documento y se cobra el otro 50% más intereses por $ El asiento contable es: Letras en Cartera La cuenta Letras por Cobrar, luego de estos asientos contables, registra un cargo de $ , un abono por $ , y un saldo deudor de $ , el cual representa el valor de la letra a cobrar correspondiente al 50% prorrogado, como se puede apreciar en la T esquemática siguiente: Letras por Cobrar Saldo Deudor Letras en Cartera En la fecha del nuevo vencimiento, el pago que se produzca se abonará a esta cuenta Letras por Cobrar para disminuir su saldo o dejarla saldada, según se efectúe un pago parcial o se cancele la totalidad, con el cargo correspondiente a la cuenta de efectivo que se esté empleando. Si por el contrario, ocurre la tercera situación planteada, el aceptante de la letra no la paga, el beneficiario o tenedor del documento puede proceder a protestar el documento, alternativa que explicaré más adelante. Endosos de Documentos Endosatario: Nuevo propietario de la Letra Lugar y fecha del día que se endosa NO UTILICE EL ESPACIO SUPERIOR, POR ESTAR RESERVADO PARA INSCRIPCIÓN MAGNÉTICA Por aval de... Páguese a Con domicilio en... A de..de.....a.de..de... Nombre y domicilio del avalista... Nombre y domicilio del endosante..... Antiguo Tomador o Tenedor del Banco Reverso de la letra de cambio Endosos de Documentos Definición El endoso es un escrito por el cual el tenedor legítimo transfiere el dominio de la letra, la entrega en cobro o constituye prenda Desde el punto de vista comercial y financiero el endoso es el mecanismo que permite a las empresas o tenedores de letras y pagarés efectuar con estos documentos diversas operaciones para obtener créditos, pagar deudas o emplearlos en garantía o prenda. Sirven de Instrumentos Financieros. Endosos de Documentos El endoso debe estamparse al dorso de la letra o en una hoja de prolongación adherida a ella mediante firma del endosante, firma que puede ser la del beneficiario inicial o de un tenedor que recibió el documento en virtud de algún endoso anterior. En un endoso intervienen dos personas que son: El Endosante es la persona que transfiere la letra, título o documento. El Endosatario, es la persona a quien se le transfiere, la letra, título o documento (recibe el documento endosado, es nuevo propietario de la letra). Endosos de Documentos De la definición antes citada se desprende la existencia de tres tipos de endosos: - Endoso en Cobranza - Endoso en Garantía - Endoso Traslaticio de Dominio Endoso en Cobro Endoso en Garantía Endosos de Documentos Endoso en Cobranza Es un mandato especial que el tenedor de la letra confiere a un tercero (Banco) para que este lo cobre al aceptante en la fecha de su vencimiento y le reembolse el valor cobrado. Se efectúa al reverso de la letra empleando la expresión ENDOSO EN COBRO seguida de la firma del endosante. Su aplicación se observa en las operaciones de cobranza de letras y pueden facultar al endosatario para que realice las acciones de protesto en caso de no pago del documento. Otorga mandato al Banco para que cobre la letra. Banco reembolsa valor cobrado Depositándolo en Cta. Cte. Endosos de Documentos Endoso en Garantía El endoso en garantía incluye al endoso en cobranza y faculta al portador para ejercer todos los derechos emanados de la letra, cobrarla judicial y extrajudicialmente y aplicar sin más trámite su valor al pago de su crédito, con la obligación de rendir cuenta al endosante. Se emplea en la obtención de préstamos con garantía de letras, en operaciones comerciales con proveedores a los cuales les entregan estos documentos en prenda o garantía. Endosa letras al Banco garantizando préstamo obtenido. Banco rinde cuenta del valor cobrado informando utilización. Endosos de Documentos Endoso Traslaticio de Dominio Incluye también al endoso en cobranza. Por medio de él, el endosante cede al endosatario todos los derechos inherentes al documento. Se efectúa al reverso de la letra bastando sólo la firma del que endosa (Todo endoso en blanco es Endoso Traslaticio de Dominio). Es muy empleado en operaciones financieras de descuentos y como medio de pago de deudas con proveedores. En este endoso el o los endosantes son solidariamente responsables por el incumplimiento o falta de pago del aceptante. Esto significa que el documento con Endoso Traslaticio de Dominio que no es pagado por el aceptante a su tenedor, lo debe cancelar el último endosante del documento; éste, a su vez, debe cobrarlo al aceptante o al endosante anterior, si tampoco logra el pago del aceptante y así debe continuarse exigiendo el pago, en el mismo orden de los endosos. Endosos de Documentos Endoso Traslaticio de Dominio Cliente acepta Letra Las endosa a Proveedor Banco Protesta la Letra Proveedor las endosa al Banco E N D O S A Proveedor Operaciones con Letras Las operaciones con letras corresponden a transacciones comerciales y financieras que los tenedores de estos documentos efectúan. Las más frecuentes son: - Letras en Cobranza - Letras en Garantía - Letras en Descuento - Letras Endosadas en Pago Estas operaciones se realizan con las letras recibidas de clientes o deudores que permanecen en cartera, o sea, en calidad de Letras o documentos por cobrar. Letras en Cobranza Las letras en cobranza, corresponden a un mandato para que un tercero cobre el monto de las letras a su vencimiento y reembolse su valor a quien le confirió el mandato. La cobranza de letras es un servicio que las empresas que operan con documentos encuentran en los bancos, entidades financieras u otras empresas especializadas en el cobro de documentos. Generalmente las letras se envían a las mismas instituciones en donde se tienen cuentas corrientes, por ello los bancos comerciales son los más requeridos en este tipo de servicios. Mandato Letras en Cobranza Este servicio presenta ventajas en relación al cobro directo de documentos que pueda hacer algún beneficiario, entre ellas: - Otorga mayor seriedad al cobro, pues el aceptante es notificado por el banco o institución financiera encargado de la cobranza para que concurra a sus oficinas en la fecha de vencimiento a efectuar el pago. - Disminuye el trabajo administrativo y de control, el cual es asumido y absorbido por el banco. - Produce economías o ahorros al sustituir gastos de transportes, comunicaciones y pagos a personal por comisión de cobranza. - Facilita el cobro en lugares distintas al domicilio y ciudad del beneficiario. Letras en Cobranza Para ilustrar el tratamiento contable de letras en cobranza, veamos el siguiente ejemplo: - Envío de letra al Banco de Chile por $ Comisión de cobranza del banco de 1% del valor de la letra. El envío del documento se efectúa en formularios del banco que otorga el servicio. Este acusa recibo en un comprobante denominado Estado al Cedente, indicando el valor del comisión y su cargo en la cuenta corriente de la empresa que encargó la cobranza, la que con este Estado al Cedente procede a la contabilización respectiva: Carga una cuenta de activo por el valor de la letra en cobranza y una cuenta de gasto por el valor de la comisión; abona la cuenta de activo donde estaba registrada la letra en cartera y abona la cuenta Banco o Efectivo por el valor de la comisión, como se muestra en el asiento contable siguiente: Letras en Cobranza Como se puede apreciar en este asiento contable, el envío de letras para cobranza no disminuye el monto del activo de la empresa, tan sólo cambia la situación de los documentos. Antes había letras en cartera y ahora estas letras están en cobranza. El activo de $ se mantiene, pues hubo un cambio en su denominación no en su valor. Letras en Cobranza Recepcionado el documento en el banco, éste informa al aceptante que tiene el documento en su poder y lo notifica para que concurra el día de vencimiento a sus oficinas a efectuar el pago. Para tal efecto, las instituciones que efectúan cobranzas de documentos solicitan que los documentos se los envíen con antelación suficiente al vencimiento para efectuar a tiempo las notificaciones a los aceptantes (a lo menos 30 días antes del vencimiento) En la fecha de vencimiento del documento, se puede repetir alguna de las tres situaciones vistas en los vencimientos de las letras en cartera, esto es: - Que el documento sea pagado - Que se solicite y otorgue prórroga - Que el documento no sea pagado Letras en Cobranza Que el documento sea pagado: En este caso, que es el esperado, el aceptante debe efectuar el pago el día de vencimiento del documento o el día hábil siguiente si este fuera feriado. Recibido el pago, el banco informa a la empresa en el formulario Estado al Cedente la situación de pago y depósito directo efectuado en la cuenta corriente del monto cobrado. Con esta información la empresa contabiliza: Cargo al banco u otra cuenta que emplee para el efectivo y abono a la cuenta en que se registró la letra en cobranza. Con los datos de nuestro ejemplo, el asiento contable: Letras en Cobranza PRÓRROGA En esta segunda situación, la prórroga sigue siendo facultad exclusiva de quien envía la letra para cobranza y no el banco o institución a la que se encargó la cobranza. En tal sentido, si el beneficiario le concede la prórroga al aceptante este debe concurrir al banco para aceptar mediante su firma el nuevo vencimiento y monto de la letra y efectuar el pago parcial que se hubiere convenido, acciones que el banco informa a la empresa, la que contabilizará los pagos parciales de manera similar a como registramos el pago en el asiento anterior, pero por el monto de lo efectivamente pagado, quedando reflejado el valor por cobrar en el saldo de la cuenta Letras en Cobranza. Letras en Cobranza Al vencimiento del nuevo plazo el banco ejercerá nuevamente las acciones de cobro e informará de los resultados a la empresa en el Estado al Cedente, la que contabilizará los ingresos por cobro con cargo a la cuenta Banco y abono a la cuenta Letras en Cobranza. Banco Letras en Cobranza Si se produce la tercera alternativa planteada, que el documento no sea pagado, el banco o institución encargada de la cobranza procede a protestar el documento o a devolverlo a la empresa sin protestar, según las instrucciones que haya recibido de ésta. Las situaciones de protesto se analizarán más adelante. Letras en Garantía En este tipo de operaciones las letras en cartera se emplean para obtener préstamos o conseguir créditos de proveedores para asegurar el suministro de materias primas, mercaderías o servicios. Tratándose de préstamos bancarios o de otras entidades financieras el procedimiento empleado consiste en la entrega de las letras que tienen en cartera a cambio del préstamo solicitado. El banco o institución financiera queda encargado de efectuar la cobranza del documento y de aplicar su valor a la cancelación del préstamo y de los intereses que devengue, reembolsando a la empresa los valores excedentes. De similar forma actúa el acreedor o proveedor que recibe letras en garantía: la empresa le endosa las letras a cambio de las mercaderías o suministros; éste efectúa la cobranza de los documentos y aplica el valor cobrado a la cancelación de las deudas generadas por al venta de las mercaderías o servicios devolviéndole los valores excedentes. Letras en Garantía Tanto en las operaciones de préstamos como en las líneas de créditos comerciales el monto de las letras que se entregan en garantía es ligeramente superior al valor del préstamo o del crédito. La razón es simple y muy comprensible: con la diferencia se cubre los intereses que en es
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