Proyecto de implantación software de tramitación electrónica Excelentísimo Ayuntamiento de Atarfe

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  Proyecto de implantación software de tramitación electrónica Excelentísimo Ayuntamiento de Atarfe DOCUMENTACIÓN TÉCNICA Pliego de prescripciones técnicas SOBRE A 2 ÍNDICE 1. ANTECEDENTES OBJETO
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Proyecto de implantación software de tramitación electrónica Excelentísimo Ayuntamiento de Atarfe DOCUMENTACIÓN TÉCNICA Pliego de prescripciones técnicas SOBRE A 2 ÍNDICE 1. ANTECEDENTES OBJETO DEL CONTRATO DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA A IMPLANTAR Requisitos relacionados con la Sede Electrónica y la Intranet del SAC según la Ley 11/ Funcionalidades disponibles para el ciudadano en la sede electrónica Trámites a implantar Requisitos de la plataforma de interconexión con el back-office de gestión del Ayuntamiento Requisitos de la plataforma de interconexión con otros sistemas externos Requisitos de la herramienta de gestión de la relación con el ciudadano Requisitos de la herramienta de gestión de la sede electrónica Requisitos de plataforma y Tecnología a Utilizar ORGANIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Planificación del proyecto Equipo del proyecto Seguimiento del proyecto Plazos de ejecución FORMACIÓN Formación Documentación de usuario MANTENIMIENTO Y SOPORTE CONDICIONES ADMINISTRATIVAS...26 Garantía Transferencia tecnológica Propiedad intelectual y confidencialidad Criterios de valoración de las ofertas Criterios Objetivos (maximo 50 puntos) Criterios Subjetivos (maximo 50 puntos)....28 1. Antecedentes La Administración Electrónica es el nuevo paradigma de gestión que sitúa a los ciudadanos en el centro de los objetivos y estrategias de las Administraciones Públicas. En la era de la sociedad de la información y del conocimiento, el ciudadano reclama a su administración servicios de calidad, más próximos y personalizados, y con una mayor facilidad de acceso. Actualmente, los ciudadanos ya utilizan Internet para consultar el saldo de su cuenta corriente en la web de su entidad bancaria, para consultar el estado del tiempo y del tráfico antes de salir de casa, para organizar y contratar sus vacaciones, para formarse o para compartir conocimientos y experiencias con otras personas. Las características de este nuevo canal aportan al ciudadano ventajas como la comodidad de acceso, la disponibilidad inmediata o el ahorro de tiempo en la realización de las gestiones, el que redunda, finalmente, en una mayor calidad de vida, suponiendo asimismo un mayor nivel de exigencia del ciudadano respecto a los servicios recibidos. Actualmente, el ciudadano está trasladando este nivel de exigencia en su actividad cotidiana a los servicios que recibe por parte de su Administración Pública, reclamando el poder disfrutar de una mayor calidad de los mismos. En este marco, la administración electrónica es un instrumento de especial utilidad para transformar las Administraciones Públicas y hacerlas más eficaces, eficientes y modernas, ofreciendo a los ciudadanos una mejora sustancial en la disponibilidad de los servicios, que se ofrecen a cualquier hora del día, todos los días del año, con independencia de la localización geográfica. Evita desplazamientos innecesarios y mejora la inclusión social, y facilita más y mejor acceso a la información pública. La administración electrónica es, además, un motor de crecimiento económico y un factor clave para llegar a los objetivos marcados en la estrategia de Lisboa. La declaración europea 2010, para el desarrollo de la Sociedad de la Información, incluye a los servicios públicos en línea como uno de sus pilares básicos. En esta línea, la ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos recoge estas necesidades para plantear un reto a todas las administraciones públicas: garantizar que el ciudadano pueda disfrutar del acceso a su administración por medios electrónicos, con total garantía de seguridad y validez jurídica. Del mismo modo, el régimen jurídico que se plantea a la ley sobre los principales aspectos funcionales de estos nuevos servicios electrónicos -sede electrónica; identificación y autenticación; registros, comunicaciones y notificaciones electrónicas; archivo electrónico de los documentos; gestión electrónica de los procedimientos-, así como el fomento de la interoperabilidad con sistemas de otras administraciones públicas, establecen una base funcional sobre la que desplegar las tecnologías de la información dando forma así al sistema global de administración electrónica que se desea implantar. Las administraciones locales, como principal punto de acceso de los ciudadanos hacia la Administración Pública, han de afrontar el reto que supone esta nueva demanda de servicios telemáticos de calidad, y darles una respuesta eficiente, personalizada, próxima, segura y transparente, fomentando al mismo tiempo la evolución y la cultura tecnológica de los ciudadanos para que intervengan activamente en el proceso. Para conseguirlo, es necesario crear un entorno nuevo de relación en el cual la ciudadanía se convierta en el centro de los procesos administrativos. Este entorno pasa, inevitablemente, por la incorporación de sistemas de información capaces de gestionar todos los procesos internos y la creación de un espacio que ponga a disposición del ciudadano la información y los servicios que estos soliciten, sin depender de horarios ni desplazamientos y teniendo la misma validez, a nivel técnico y jurídico, que los servicios realizados de forma presencial. La e-administración aporta beneficios tangibles tanto a los ciudadanos como al propio Ayuntamiento: - Disminución de la distancia entre las expectativas del ciudadano respecto a la calidad del servicios que desea recibir de su administración local, y la percepción del servicio que finalmente recibe. - Consolidación del punto de información y gestión telemático, como el verdadero referente en todo el que respecta a la interacción con la Administración. - Acceso a toda la información sobre los servicios de la administración de una manera fácil, única, homogénea y accesible, unificada independientemente del canal de acceso. - Disponer de una única ventanilla que ha de llegar a resolver la gran mayoría de los trámites, consultas y requerimientos de los ciudadanos, con plenas garantías de seguridad y validez jurídica y por canales totalmente telemáticos en todo el proceso, siempre que así lo desee el ciudadano. - Mejorar la eficiencia interna en la gestión de los procedimientos -rediseñados en base a criterios de agilización y ahorro de tiempo-, y en general, en la realización de cualquier tarea relacionada con el ciudadano. - Mejorar la satisfacción de los empleados del Ayuntamiento e incrementar su nivel de compromiso. - Incrementar las capacidades de integración de los sistemas de información con los de otras administraciones públicas. 2. Objeto del contrato El objetivo principal del proyecto es el diseño, desarrollo e implantación de: - La sede electrónica (oficina virtual de atención al ciudadano, OAC virtual). - La intranet del servicio de atención al ciudadano, OAC presencial. - De acuerdo con los requisitos de la Ley 11/2007, de Acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, el sistema a implantar incorporará un conjunto de servicios de información y tramitación que no sólo cumplirán con todos los requisitos de dicha ley, si no que, además, permitirán incrementar la calidad del servicio y el grado de satisfacción del ciudadano. Bajo este contexto, el objetivo final que el Ayuntamiento de Atarfe persigue, mediante el siguiente proyecto de modernización de sus servicios, es la evolución hacia un modelo integral de gestión, transformándolo en una Administración más próxima a los ciudadanos, las empresas y otras administraciones, incrementado la capacidad de actuación del Organismo para que gestione sus propios recursos con más agilidad y preste más y mejores servicios; facilitando el más cómodo y rápido acceso de los ciudadanos a toda la información obrante en el ayuntamiento. El sistema a implantar tendrá que estar formado, como mínimo, por los siguientes componentes principales: - La Sede Electrónica (oficina virtual de atención al ciudadano), como punto único de entrada de los ciudadanos, empresas y otras colectivos, a los servicios electrónicos que ofrece la entidad, dotada de todo aquello necesario para cumplir lo que requiere el Artículo 10 de la ley 11/2007; accesible mediante los mecanismos de identificación, autenticación y firma electrónica según los artículos 13 a 23; que proporcione toda la información sobre los servicios y formularios para la realización de cualquier tipo de gestión (administrativa o no administrativa) por parte del ciudadano integrados con el registro electrónico según los artículos 24 a 26 y el artículo 35; que se integre de forma bidireccional con el gestor de expedientes ya implantado en el ayuntamiento; que proporcione un sistema de comunicaciones por canales telemáticos hacia el ciudadano de acuerdo con los artículos 27 y 28; que permita la consulta del estado de las gestiones según el artículo 37, así como la consulta de otros datos del ciudadano de las que disponga el ayuntamiento dentro de sus sistemas de gestión; y que facilite la capacidad de obtención de documentos y copias electrónicas de acuerdo con el artículo Una Intranet para los empleados de la Oficina de Atención al Ciudadano (OAC) que facilite la información y las herramientas necesarias para ofrecer un servicio de atención y tramitación de calidad, incluyendo guía de servicios, formularios para la realización de solicitudes y consultas contra las aplicaciones de backoffice, ya instaladas en el Ayuntamiento, para informar al ciudadano de sus datos. - Un mecanismo o plataforma de interconexión de la Sede Electrónica con las aplicaciones de back-office del Ayuntamiento de: Registro de Entradas y Salidas. Gestor de Expedientes. Padrón de Habitantes. - Un mecanismo o plataforma de interconexión de la Sede Electrónica con otros sistemas externos necesarios para complementar los servicios a disposición del ciudadano, tales como pasarelas de validación de certificados electrónicos, pasarelas de pago, etc. - Una herramienta de gestión de la relación con el ciudadano que permita la recepción de sus solicitudes de servicios administrativos y no administrativos y hacer una gestión directa o indirecta (integración con el gestor de expedientes) por parte del Ayuntamiento, de la que el ciudadano debe poder recibir comunicados por SMS y . De forma resumida, tanto la Sede Electrónica, como la intranet del OAC presencial, utilizando las capacidades de las plataformas de interconexión mencionadas anteriormente y de la herramienta de gestión de la relación con el ciudadano, deberá permitir a los ciudadanos: - Disponer y utilizar los mecanismos de autenticación y firma electrónica con certificado electrónico necesarios para la realización de transacciones seguras. - Obtener la mayor parte de la información relacionada con todos los aspectos que exijan una interacción con el Ayuntamiento, desde un único punto de referencia, y en concreto, obtener la información corporativa y todos los datos necesarios para realizar trámites de una manera actualizada, protocolizada, regular, pautada y fiable. - Iniciar solicitudes de trámites administrativos a petición del ciudadano con plenas garantías de seguridad y validez jurídica, de acuerdo con la Ley 11/2007, y con la posibilidad de traslado automático hacia el gestor de expedientes para el inicio automatizado de expedientes. - Acceder a su información privada residente en los sistemas de información del Ayuntamiento, desde un entorno seguro, para consultar el estado de sus expedientes y de sus solicitudes, consultar datos de empadronamiento o tributarias, solicitar la modificación de algunos datos, obtener certificados y volantes, etc. 3. Descripción del sistema a implantar 3.1. Requisitos relacionados con la Sede Electrónica y la Intranet del SAC según la Ley 11/2007 La Sede Electrónica del Ayuntamiento de Atarfe deberá cumplir todos los requisitos de la Ley 11/2007 que hacen mención, referentes a los diferentes aspectos funcionales y técnicos necesarios para garantizar la autenticidad, la integridad y la veracidad de la información, la seguridad en las comunicaciones, la accesibilidad y la usabilidad de acuerdo con las normas establecidas al respeto, y el uso de estándares abiertos o de uso generalizado por parte de los ciudadanos (artículo 10). Incorporará un sistema para la formulación de quejas o sugerencias por parte del ciudadano. El acceso de los ciudadanos, empresas y otros colectivos a la sede electrónica y a sus servicios se podrá hacer empleando cualquiera de los mecanismos de identificación y autenticación contemplados por la ley 11/2007 (artículos 13 a 16), considerando también el acceso libre a aquellos todos aquellos apartados informativos de la sede. En este sentido, el nivel de seguridad requerido para el uso de cada servicio se definirá en la fase de diseño del sistema, según los criterios que tendrá que aportar la empresa adjudicataria en base a las mejores practicas que se apliquen en la actualidad. Hará falta publicar en la sede electrónica todos aquellos certificados admitidos para la autenticación e identificación de los ciudadanos y para la firma electrónica de sus solicitudes y gestiones. La realización de las solicitudes y gestiones por parte del ciudadano se hará mediante formularios web normalizados (artículo 35) y desarrollados mediante tecnología estándar, que podrán incluir comprobaciones automatizadas y validaciones de los valores introducidos, campos que se podrán rellenar de forma automática a partir de la información del ciudadano disponible a su certificado electrónico o a de otras bases de datos internas del Ayuntamiento. Los formularios permitirán adjuntar documentos electrónicos a la solicitud firmados electrónicamente (tanto los documentos como los datos de la propia solicitud) por tal de garantizar su autenticidad. Los mismos formularios habrán de permitir la realización de gestiones o solicitudes en representación (artículo 23), así como indicar los canales y medios por los cuales el ciudadano desea recibir las comunicaciones respecto a su gestión (artículo 27). El envío de los formularios y de los documentos adjuntos requerirá de la correspondiente anotación en el registro de entradas telemático del Ayuntamiento (artículos 24 a 26) que deberá tener un funcionamiento 24x7 y que se desarrollará utilizando las capacidades de integración de las que dispone la aplicación de registro de entradas y salidas implantada actualmente en el Ayuntamiento. La sede incorporará el texto íntegro que regule el registro telemático según aparezca en las disposiciones aprobadas a tal efecto, y especificará, como mínimo, el órgano o unidad responsable de su gestión, la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles (artículo 25). Una vez recibida la solicitud y realizada la anotación en el registro telemático, se emitirá de forma automática un recibo que incluirá una copia autenticada de la solicitud, escrito o comunicación recibida (artículo 25), así como la fecha y hora de presentación, la fecha y horas válidas a efectos de cómputos de plazos y el número de entrada del registro. Se añadirá un sello de tiempo obtenido de forma automática de una TSA (Autoridad de Sellado de Tiempo), así como un sello electrónico de entidad, con el correspondiente código seguro de verificación, para que el documento pueda ser posteriormente validado desde la propia sede electrónica, mediante los mecanismos habilitados a tal efecto (artículo 18). La información recibida (tanto los datos contenidos en la solicitud como los documentos adjuntos), se trasladará de forma automatizada hacia la herramienta de gestión de la relación con el ciudadano, donde se podrá hacer la correspondiente gestión por parte de la unidad de trabajo responsable. Este caso se dará para gestiones sencillas, por ejemplo, la instancia genérica, las quejas y sugerencias, la solicitud de cita con técnicos municipales y o/cargos políticos, la solicitud de retirada de muebles, la solicitud de cambio de domicilio en padrón, etc. Por otro lado, en el supuesto de que el procedimiento se quiera gestionar desde el gestor de expedientes ya implantado actualmente en el Ayuntamiento, la información se trasladará hacia esta herramienta para que se pueda iniciar el expediente de forma automatizada, y se deberá mantener un vínculo entre las dos aplicaciones que mantenga la referencia entre solicitud del ciudadano y el expediente electrónico generado de forma que, cuando el ciudadano acceda a la sede electrónica a consultar el estado de su solicitud, pueda ver al mismo tiempo el estado del expediente asociado (artículo 32). En esta categoría encajan las solicitudes de licencias de obras mayores y menores, licencias medioambientales, cambios de titularidad, etc. En cualquiera de los dos casos anteriores, siempre se deberá garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. Una vez se haya iniciado la tramitación del expediente, la comunicación con el ciudadano se deberá realizar por los medios que éste haya escogido en el momento de realizar su solicitud. En el caso de que la comunicación se deba realizar por medios telemáticos, la herramienta de gestión de la relación con el ciudadano deberá permitir la generación y envío de comunicaciones por y/o SMS (artículo 27). La sede electrónica incorporará información sobre los medios electrónicos que los ciudadanos pueden utilizar para sus comunicaciones con el Ayuntamiento. En cualquier momento el ciudadano podrá acceder a consultar el estado de sus gestiones (artículo 32), previa autenticación de su identidad mediante el uso de los mecanismos de seguridad habilitados al efecto. La información a mostrar contemplará el estado y la fase actual en la que se encuentra el procedimiento y el órgano o unidad responsable Funcionalidades disponibles para el ciudadano en la sede electrónica Todas las funcionalidades disponibles en la sede electrónica habrán de cumplir los requisitos especificados al apartado anterior, aún cuando, adicionalmente, se pondrán a disposición del ciudadano otras funcionalidades que, si bien no son requeridas por la Ley 11/2007, sí que permitirán aportar un conjunto de nuevos servicios de valor añadido que incrementarán la calidad del servicio y el grado de satisfacción del ciudadano. Seguidamente se describen las funcionalidades mínimas que tendrá que incorporar la sede electrónica. Identificación y autenticación del usuario Permitirá identificar y autenticar inicialmente al usuario para que, a partir de aquel momento, la sesión se pueda llevar a término bajo las más estrictas medidas de seguridad. Esta funcionalidad será opcional, permitiéndose también la navegación de la sede electrónica mediante el acceso libre. Una vez identificado, el ciudadano deberá poder realizar varios trámites que requieran identificación sin que se tenga que identificar nuevamente. Normativa aplicable La sede incorporará el texto íntegro que regule el registro telemático según aparezca a las disposiciones aprobadas a tal efecto, así como todas aquellas otras normativas de interés para el ciudadano relacionadas con el uso de los medios electrónicos en su relación con el Ayuntamiento. Lista de certificados y otros mecanismos de identificación y firma electrónica admitidos Hará falta publicar en la sede electrónica todos aquellos certificados admitidos para la autenticación e identificación de los ciudadanos y para la firma electrónica de sus solicitudes y gestiones. Información sobre los trámites disponibles Cada servicio dispondrá de su correspondiente descripción en la cual se informará de todos los detalles del mismo. Formularios para la realización de solicitudes de inicio de trámites Todos los servicios habrán de disponer de un formulario web para la realización de la solicitud del servicio. Este formulario incorporará de forma automática los datos del ciudadano que se puedan obtener de su certificado electrónico, permitirá anexar documentos electrónicos, y se podrá firmar electrónicamente. El envío del
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