PROPUESTA DE APLICACION DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL (CMI) COMO HERRAMIENTA DE CONTROL DE GESTION GERENCIAL PARA LA EMPRESA EMPAQUES ALPHAFLEX LTDA.

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  PROPUESTA DE APLICACION DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL (CMI) COMO HERRAMIENTA DE CONTROL DE GESTION GERENCIAL PARA LA EMPRESA EMPAQUES ALPHAFLEX LTDA. GREGORIO ALBERTO PRADA JAVIER ANDRES VARGAS PRADA UNIVERSIDAD
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PROPUESTA DE APLICACION DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL (CMI) COMO HERRAMIENTA DE CONTROL DE GESTION GERENCIAL PARA LA EMPRESA EMPAQUES ALPHAFLEX LTDA. GREGORIO ALBERTO PRADA JAVIER ANDRES VARGAS PRADA UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS BOGOTA D. C TABLA DE CONTENIDO GLOSARIO DE TERMINOS 8 INTRODUCCION 11 DESCRIPCION DEL PROBLEMA 14 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 14 FORMULACION DEL PROBLEMA 14 PREGUNTAS DE INVESTIGACION 15 OBJETIVOS 16 OBJETIVO GENERAL 16 OBJETIVOS ESPECIFICOS 16 JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION MARCO TEORICO Ventajas y desventajas del CMI Hipótesis Sistema de Variables MARCO METODOLOGICO Tipo de Investigación Universo, Población y Muestra Fases de la investigación Técnicas de recolección de datos Fuentes Técnicas de recolección de información MARCO DE REFERENCIA Competidores existentes Composición Estructura del sector Demanda Oferta Maquinaria y Equipos Entidades de Apoyo Productos Sustitutos Proveedores Compradores Perspectiva de Producción y Ventas HISTORIA DE LA COMPAÑÍA ALPHAFLEX LTDA Introducción 4.2 Presentación de la Empresa Misión Visión Principios y valores Política de calidad 4.2.5 Plan de mejoramiento Estructura organizacional Departamentalización Personal Administrativo y de Ventas Personal Producción Propuesta de Valor DIAGNOSTICO PARA EL DIRECCIONAMIENTO ENFOCADO 45 AL DESARROLLO DEL CMI 5.1 Análisis interno Capacidades Análisis externo Perfil de Oportunidades y Amenazas en el Medio Externo 51 (POAM) Factores Matriz de posición estratégica y evaluación de acción (PEEA) Factores Análisis de perfil Matriz DOFA Aplicación de la matriz BCG en ALPHAFLEX LTDA Análisis de la matriz BCG GUIA PARA LA CONSTRUCCION DEL CMI EN EMPAQUES 62 ALPHAFLEX LTDA. 6.1 Cadena de Valor LAS CUATRO PERSPECTIVAS DEL CMI EN EMPAQUES 67 ALPHAFLEX LTDA Perspectiva Financiera Creación de Valor Crecimiento Mantenimiento Aumentar rentabilidad Inversiones Gestión estratégica de costos Estructura financiera Perspectiva clientes Perspectiva de procesos internos Procesos de innovación Procesos operativos Servicios de venta Perspectiva de aprendizaje y crecimiento Diagrama causa efecto o mapas estratégicos Matrices de despliegue estratégico, táctico y operativo Mapa estratégico Tabla de indicadores 94 3 10. PROCESO PARA LA APLICACIÓN DE LA PROPUESTA 99 EN EMPAQUES ALPHAFLEX LTDA. 11. PRESUPUESTO CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BENEFICIOS Y APORTES PARA EMPAQUES ALPHAFLEX LTDA BIBLIOGRAFIA ANEXOS 107 4 INDICE DE CUADROS CUADRO 1. LOCALIZACION DE LA PRODUCCION MANUFACTURERA DE PLASTICO 2006 EN COLOMBIA 30 CUADRO 2. CANTIDAD CONSUMIDA DE ARTICULOS PLASTICOS EN 2006 EN COLOMBIA 31 CUADRO 3. PRODUCCION, VENTAS DE ARTICULOS PLASTICOS Y EXISTENCIAS DE PRODUCTOS 32 TERMINADOS CUADRO 4. COLOMBIA, IMPORTACIONES DE EQUIPOS PARTES Y MOLDES PARA TRABAJAR EL PLASTICO CUADRO 5. MATRIZ DE PERFIL DE CAPACIDAD INTERNA (PCI) CON SU IMPACTO 47 CUADRO 6. DIAGNOSTICO INTERNO (PCI) CON RESPECTO A LA CAPACIDAD DIRECTIVA 47 CUADRO 7. DIAGNOSTICO INTERNO (PCI) CON RESPECTO A LA CAPACIDAD FINANCIERA 48 CUADRO 8. DIAGNOSTICO INTERNO (PCI) CON RESPECTO A LA CAPACIDAD TECNOLOGICA 48 CUADRO 9. DIAGNOSTICO INTERNO (PCI) CON RESPECTO A LA CAPACIDAD COMPETITIVA 49 CUADRO 10. DIAGNOSTICO INTERNO (PCI) CON RESPECTO A LA CAPACIDAD DEL TALENTO HUMANO 49 CUADRO 11. PERFIL DE OPORTUNIDADES Y AMENAZAS (POAM) 51 CUADRO 12 DIAGNOSTICO EXTERNO (POAM) RESPECTO A LOS FACTORES POLITICOS 52 CUADRO 13. DIAGNOSTICO EXTERNO (POAM) RESPECTO A LOS FACTORES ECONOMICOS 53 CUADRO 14. DIAGNOSTICO EXTERNO (POAM) RESPECTO A LOS FACTORES SOCIALES 53 CUADRO 15. DIAGNOSTICO EXTERNO (POAM) RESPECTO A LOS FACTORES GEOGRAFICOS 54 CUADRO 16. DIAGNOSTICO EXTERNO (POAM) RESPECTO A CUADRO 17. LOS FACTORES TECNOLOGICOS 54 DIAGNOSTICO EXTERNO (POAM) RESPECTO A LOS FACTORES COMPETITIVOS 55 CUADRO 18. MATRIZ DOFA - ESTRATEGIAS 59 CUADRO 19. MATRIZ BOSTON (BCG) 61 5 CUADRO 20. MATRIZ DE DESPLIEGUE ESTRATEGICO EMPAQUES ALPHAFLEX LTDA. 88 CUADRO 21. MATRIZ DE DESPLIEGUE TACTICO EMPAQUES ALPHAFLEX LTDA. 89 CUADRO 22. MATRIZ DE DESPLIEGUE OPERATIVO EMPAQUES ALPHAFLEX LTDA. 90 CUADRO 23. CONCEPTUALIZAR, DEFINIR Y MEDIR (CDM) 93 CUADRO 24. INDICADORES PERSPECTIVA FINANCIERA 94 CUADRO 25. INDICADORES PERSPECTIVA CLIENTES 95 CUADRO 26. INDICADORES PERSPECTIVA PROCESOS 96 INTERNOS CUADRO 27. INDICADORES PERSPECTIVA APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO 97 CUADRO 28. CUADRO DE MANDO INTEGRAL (CMI) TABLERO DE CONTROL 98 CUADRO 29. CRONOGRAMA DE APLICACIÓN DE LA PROPUESTA 101 6 INDICE DE GRAFICOS GRAFICO 1. CUADRO DE MANDO INTEGRAL (CMI) 38 GRAFICO 2. ORGANIGRAMA EMPAQUES ALPHAFLEX LTDA 41 GRAFICO 3. ORGANIGRAMA SUGERIDO PARA EMPAQUES ALPHAFLEX LTDA. 42 GRAFICO 4. MATRIZ P.E.E.A. (POSICION ESTRATEGICA Y EVALUACION DE ACCION) 57 GRAFICO 5. ENFOQUE DE LA METDOLOGIA CMI 63 GRAFICO 6. CADENA DE VALOR 66 GRAFICO 7. ESTRATEGIAS Y PERPECTIVA FINANCIERA 68 GRAFICO 8. MAPA DE OBJETIVOS ESTRATEGICOS PERSPECTIVA FINANCIERA 69 GRAFICO 9. MAPA DE OBJETIVOS ESTRATEGICOS PERSPECTIVA CLIENTES 74 GRAFICO 10. MAPA DE PROCESOS 77 GRAFICO 11. MAPA DE OBJETIVOS ESTRATEGICOS GRAFICO 12. PERSPECTIVA PROCESOS INTERNOS 79 MAPA DE OBJETIVOS ESTRATEGICOS PERSPECTIVA APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO 82 GRAFICO 13. MAPA ESTRATEGICO DE RELACIONES CAUSA EFECTO 83 GRAFICO 14. MAPA ESTRATEGICO 92 7 GLOSARIO DE TERMINOS ALIANZA ESTRATÉGICA: Relaciones a largo plazo que establece una compañía o país, de cooperación bajo ciertas circunstancias con el fin de obtener ganancias sin tener que afrontar costos burocráticos 1. AMBIENTE MACROECONÓMICO: la condición del ambiente macroeconómico determina la prosperidad y bienestar general de la economía. Los cuatro indicadores macro mas importantes son: La tasa de crecimiento de la economía Las tasas de interés Las tasas de cambio monetario Las tasas de inflación 2 BENCHMARKING: Proceso de medir una organización o un país con relación a los productos, desempeños y servicios de algunos de los competidores globales mas eficientes 3. CALIDAD: los productos de calidad son bienes confiables en el sentido de que desempeñan la función para la cual se diseñaron y la ejecutan bien 4. CINCO S (5 S): Lista de verificación para un buen mantenimiento de la empresa a fin de lograr mayor orden, eficiencia y disciplina en lugar de trabajo. El nombre se deriva de las iníciales de cinco palabras japonesas que traducidas al español son: Separa, Ordenar, Limpiar, Sistematizar y Estandarizar 5. 1 Serna Gómez Humberto UniAndes-Bogotá NICHOLSON, Walter. (1997) Teoría macroeconómica. Principios básicos y aplicaciones. (6a ed). España: 3 Benchmarking, Robert C. Camp. / Primera edición ; / Editorial Panorama Editorial, S.A. 4 Control de Calidad Bengt Karlöf & Svante Östblom. / Primera edición, / Editorial John Wiley & Sons. 5 Las cinco eses, Michael J. Spendolini. / Primera edición, / Grupo Editorial Norma. 8 CONTROL: Es un proceso que compara lo ejecutado con lo programado para establecer si hay desviaciones y adoptar las medidas correctivas que mantengan la acción dentro de los limites previstos 6. CULTURA: Es el conjunto de presunciones, definiciones y valores compartidos por lo individuos de la organización, como un sistema de representación y percepción de imágenes; una cierta forma de definir lo que es un comportamiento adecuado, unos valores, una ética del trabajo y de la responsabilidad 7. COMPETITIVIDAD: Capacidad de una organización de mantener sistemáticamente ventajas comparativas que le permitan alcanzar, sostener y mejorar una determinada posición en el entorno socio económico 8. ESTRATEGIA: determinación de las metas, objetivos básicos y misión a largo plazo en una organización, junto con la adopción de cursos de acción y la distribución de recursos necesarios para lograr estos propósitos 9. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Es el conjunto de órganos o dependencias que conforman una organización y las relaciones de autoridad y subordinación que guardan entre si 10. FORMACIÓN DE VENTAJA COMPETITIVA: La constituyen cuatro sectores; eficiencia, calidad, innovación y capacidad de satisfacer al cliente 11. GESTION INTEGRAL: Es el sistema que desarrolla la habilidad humana hasta la plena capacidad a fin de mejorar la creatividad y la prosperidad, utilizando el utillaje y las maquinas correctamente y eliminando cualquier costo improductivo Ibid 5 7 Solana, Ricardo F..Administración de Organizaciones. Ediciones Interoceánicas S.A. Buenos Aires, Pág ) Stoner, James; Freeman, R. Edward y Gilbert Jr, Daniel R.. Administración 6a. Edición. Editorial Pearson. México, Pág Koontz, Harold; Weihrich, Heinz. Administración, una perspectiva global 11ª. Edición. Editorial Mc Graw Hill. México, Pág Ibid PORTER, Michael. (1995). Estrategia competitiva, Técnicas para el análisis de los sectores industriales y de la competencia. México: CECSA. 12 DAVID Fred R. (2003). Conceptos de Administración Estratégica (9a ed).méxico: Pearson Educación. 9 INDICADORES NUMERICOS: Son elementos del sistema de control de gestión que proporcionan información significativa sobre aspectos críticos o claves de una organización mediante la relación de dos o mas datos 13. PLANEACION ESTRATEGICA: La planeación realizada en el nivel institucional de una empresa recibe el nombre de planeación estratégica. Los dirigentes en el nivel institucional de la empresa cumplen la tarea principal de enfrentar la incertidumbre generada por los elementos incontrolables e imprevisibles del ambiente 14. PRODUCTIVIDAD: Es la relación entre producción final y factores productivos (tierra, capital y trabajo) utilizados en la producción de bienes y servicios. De un modo general, la productividad se refiere a la que genera el trabajo: la producción por cada trabajador, la producción por cada hora trabajada, o cualquier otro tipo de indicador de la producción en función del factor trabajo 15. TIEMPO DE RESPUESTA: Es la velocidad de reacción, es el lapso que transcurre entre el momento en que se capta la desviación y el momento en que se introduce la corrección. Cuando la corrección es instantánea, el sistema de control actúa en tiempo real. El control en tiempo real sugiere que la retroalimentación es inmediata e importante para el proceso Ibid HITT Michael A. DUANE IRELAND R. y HOSKISSON Robert E. (2003) Administración estratégica. Competitividad y conceptos de globalización. (5ª ed). México: International Thomson Editores. 15 THOMPSON, Arthur A, STRICKLAND, A. (2001). Administración estratégica, conceptos y casos (11a ed). México: McGraw-Hill 16 Ibid 13 10 INTRODUCCION En la gestión cotidiana, los responsables se enfrentan a numerosas dificultades como por ejemplo la falta de indicadores que muestren el rumbo que sigue la organización y, para solucionarlos, necesitan el auxilio de numerosos elementos entre los que pueden destacarse una serie de datos, informes, gráficos, tablas, entre otros, que constituirán lo denominado de ahora en adelante información para dirección basada en el Balanced Score Card BSC o Cuadro de Mando Integral C.M.I. Para el desarrollo del presente trabajo, se abordarán los siguientes puntos básicos: Primero se hará la aproximación metodológica del desarrollo del trabajo, para tener un rumbo a seguir bajo los parámetros del tipo de investigación. Segundo, se desarrolla el marco de referencia con un breve análisis del sector del plástico para ubicar a la organización objeto de estudio en el contexto general; además se hace la presentación de la empresa EMPAQUES ALPHAFLEX, se da a conocer la historia, la trayectoria y la actualidad con elementos como la misión, visión, principios y valores entre otros, presentando la estructura organizacional actual. Tercero se hace la presentación del marco teórico y su desarrollo, y el marco conceptual en donde se exponen los términos a utilizar en el desarrollo del trabajo. Cuarto se elabora el análisis interno y externo, graficando en la matriz de posición estratégica y evaluación de acción P.E.E.A, que analiza el perfil al que se dirige la empresa y se pasa a elaborar la matriz DOFA que sirve de base para la formulación de estrategias, previo estudio de las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas de la empresa. Se presenta la matriz BCG (por sus siglas en ingles Boston Consulting Group), que se utiliza generalmente para clasificar los productos de la empresa de acuerdo a su participación en el mercado y a la tasa de crecimiento del mismo. Quinto se dará inicio a la construcción del CMI y se desarrollarán las cuatro perspectivas aplicadas (financiera, clientes, procesos internos y aprendizaje crecimiento) a ALPHAFLEX, se diseñan los indicadores de gestión correspondientes a la eficiencia, la eficacia y la efectividad, como base para la toma de decisiones en la empresa y por ultimo el trabajo finaliza con la propuesta de implementación del Cuadro de Mando Integral por parte de nosotros como estudiantes de Administración de Empresas de la Universidad de La Salle, a la empresa de Empaques ALPHAFLEX, anotando las recomendaciones y conclusiones pertinentes. Ante los avances tecnológicos y el desarrollo de un mayor número de técnicas de dirección estratégica, el Administrador de Empresas debe plantearse una revisión profunda de sus sistemas de evaluación tradicional. La incorporación de nuevas herramientas de gestión como Balanced Score Card BSC o Cuadro de Mando Integral CMI, se hace imprescindible para las 11 organizaciones que buscan la mejora de sus niveles de eficiencia, eficacia y efectividad. En la empresa de empaques ALPHAFLEX, se evidencia la necesidad de incorporar esta herramienta administrativa por cuanto la gestiòn de control gerencial, no es clara. En las últimas décadas se han abordado numerosos aspectos del seno empresarial, sin embargo el análisis conjunto de lo denominado dirección estratégica y evaluación del desempeño, no se evidencia en la empresa de empaques ALPHAFLEX y es importante que se implemente porque ha resultado para importantes firmas definitivo, en cuanto a la obtención de resultados de su gestión. Una de las herramientas que conjuga perfectamente estos dos conceptos es el Balanced Score Card BSC o Cuadro de Mando Integral, difundido por R.S Kaplan y D.Norton 17 desde el año de 1992 y que en Estados Unidos, ya ha sido aplicado en más del 50% de las grandes multinacionales con éxito. El Administrador de Empresas moderno no debe ser ajeno a este nuevo concepto y mucho menos a su aplicación en la práctica. La importancia del desarrollo del presente trabajo radica en ofrecer los elementos esenciales para el manejo práctico de esta herramienta y el alcance que se pretende es el de estudiar la implementación del Cuadro de mando Integral CMI como instrumento de control de gestión en la empresa ALPHAFLEX LTDA con base las cuatro perspectivas (financiera, clientes, procesos internos y aprendizaje crecimiento). En la empresa de empaques ALPHAFLEX LTDA, hasta el momento no se ha logrado realizar ningún tipo de control de gestión gerencial por cuanto no existe actualmente una herramienta que sea eficaz para su medición. Por este motivo, resulta crucial llevar a cabo un análisis de puntos fuertes y débiles en la empresa EMPAQUES ALPHAFLEX LTDA (análisis DOFA), establecer prioridades en cuanto a los objetivos perseguidos y, lo más relevante, llevar a cabo un control eficaz de toda la organización; el Cuadro de Mando Integral (CMI) es una herramienta metodología- enfoque, que se basa en la configuración de un mapa estratégico gobernado por las relaciones causa-efecto, en donde se trabajan cuatro perspectivas mencionadas anteriormente, que no funcionan por separado. El CMI es un sistema de gestión estratégico, útil para desarrollar procesos de gestión decisivos para cualquier organización, en este caso ALPHAFLEX Ltda. El entorno tecnológico actualmente se ha transformado severamente, en este sentido las circunstancias ante las cuales la organización ha de operar son distintas, y paulatinamente, se van generando una serie de retos a enfrentar. 17 Kaplan S, Robert. Norton David P. Como utilizar el Cuadro de Mando Integral. Gestión 2000.com La información de control de gestión gerencial (que no se tiene actualmente en EMPAQUES ALPHAFLEX LTDA) se necesita para cualquiera de las funciones básicas directivas tradicionales (planeación - organización dirección - control) y, en cualquier caso, se debe tener presente que uno de los objetivos del Administrador de empresas es proporcionar información a los diferentes responsables para reforzar las labores del día a día. La información interna y externa de la empresa objeto de estudio, es la que verdaderamente constituye la base de un correcto proceso de toma de decisiones. El entorno en el que se mueve EMPAQUES ALPHAFLEX LTDA ha cambiado sustancialmente, condiciones nuevas como globalización, nuevas tecnologías, reingeniería de procesos, entre otros, han hecho que se tomen otros rumbos en la empresa actual. Se espera desarrollar una propuesta adaptable a las necesidades de la empresa objeto de estudio, ya que en el medio empresarial colombiano hasta el momento muy pocas organizaciones lo han desarrollado como herramienta de control de gestión debido al poco conocimiento que se tiene del tema. El trabajo se desarrolla de una manera práctica y aplicable a la realidad de la profesión del Administrador de Empresas. 13 DESCRIPCION DEL PROBLEMA La empresa de EMPAQUES ALPHAFLEX LTDA, según el análisis inicial, no ha utilizado hasta el momento una herramienta administrativa que le permita controlar su gestión desde diferentes perspectivas. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA EMPAQUES ALPHAFLEX LTDA, en el diagnostico inicial interno en las distintas áreas con que cuenta la empresa, presenta una deficiencia en el manejo del control de gestión. En el área financiera, incide en la falta de indicadores que le permitan un mejor manejo del recurso financiero, también repercute ésta falta de control, en el crecimiento de la organización, y en los procesos internos que en últimas afectan al cliente; por que según el análisis inicial, el manejo del recurso financiero no ha permitido un crecimiento sostenido de la organización dando como resultado que los clientes no se atiendan con eficacia y se permita ampliar el mercado. Con el desarrollo del trabajo se desea hacer un aporte a la empresa desde el punto de vista de la academia, aplicando como estudiantes los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera de Administración de Empresas de la Universidad de la Sallé. Desde la perspectiva empresarial, se espera hacer un aporte importante y el inicio de una integración binomial Universidad- Empresa, en donde el beneficio es mutuo pero sobre todo enriquecedor y los resultados obtenidos, se verán reflejados en los efectos futuros esperados por la empresa y por los estudiantes que desarrollan el presente trabajo. FORMULACION DEL PROBLEMA Cómo se puede solucionar la falta de control de gestión administrativo en EMPAQUES ALPHAFLEX Ltda, que afectan la toma de decisiones, los rendimientos y utilidades, el crecimiento de la organización, el servicio y atención al cliente? Lo anterior se determina porque en el diagnostico inicial de la empresa y en entrevistas con la directiva de EMPAQUES ALPHAFLEX Ltda. estos fueron los factores determinantes para desarrollar la propuesta y para iniciar el estudio presente. 14 PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN 1. Cómo identificamos las áreas específicas en donde se encuentra la falta de control de gestión? 2. Cuál es el instrumento de control de gestión que nos permite identificar los factores críticos que afectan el buen desarrollo de la organización? 3. Qué variables se deben tener en cuenta para medir el control de gestión? 4. Qué instrumentos gráficos se requieren para la construcción del CMI? 5
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