Paper Gestión Documental Diagnóstico Situacional

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  Diagnóstico situacional para la implantación de un Sistema de Gestión Documental en el área de Propuestas y Contratos.1 Sinopsis: El incremento en el volumen de la información documental en el área de Propuestas y Contratos expone la necesidad de implantar un sistema de gestión documental que sirva de soporte para el almacenamiento y control de los documentos. Siguiendo una metodología con enfoque en gestión documental se ha elaborado el presente análisis mediante el cual se han identificado las
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  1.   Sofía Martínez Guerrero Profesional en Bibliotecología y Ciencias de la Información Universidad Nacional Mayor de San Marcos E-mail: sofia.martinez@gym.com.pe Diagnóstico situacional para la implantación de un Sistema de Gestión Documental en el área de Propuestas y Contratos. 1 Sinopsis: El incremento en el volumen de la información documental en el área de Propuestas y Contratos expone la necesidad de implantar un sistema de gestión documental que sirva de soporte para el almacenamiento y control de los documentos. Siguiendo una metodología con enfoque en gestión documental se ha elaborado el presente análisis mediante el cual se han identificado las oportunidades de mejora. Se recomienda la aplicabilidad de la metodología y el enfoque, como fase previa para la elaboración de un diagnóstico similar en cualquier área o proceso de la organización.  Palabras clave:  Gestión Documental, Gestión de la Información, Gestión del Conocimiento, Información Documental. Introducción “En la nueva economía, el conocimiento pasa a ser un recurso tan significativo o incluso más que el capital y la mano de obra. La llamada economía del conocimiento otorga una gran importancia a la generación, difusión y uso de la información y el conocimiento en las organizaciones. El buen uso del conocimiento determinará el nivel de éxito tanto de las organizaciones como de las economías nacionales”.   El crecimiento de la empresa plantea nuevos retos a las diversas áreas que la conforman. El área de Propuestas y Contratos recibe y genera una voluminosa cantidad de documentos que sirven de insumo para la realización de sus procesos y actividades. Este volumen se viene incrementando progresivamente desde los dos últimos años; así mismo la demanda de información requiere de herramientas que ayuden a la búsqueda y recuperación de los documentos. Aplicando una metodología para el análisis de la gestión documental, se ha elaborado un diagnóstico, del cual identificamos que al carecer de políticas claras, herramientas y procedimientos que contemplen aspectos técnicos en la gestión de la información documental, se están produciendo diversas dificultades relacionadas a la organización, búsqueda y recuperación de la información, duplicación de tareas y control de los flujos de información. Metodología: Para la elaboración del presente análisis se ha recopilado y revisado la información de referencia: portal corporativo, portal del conocimiento, y procedimientos del área. También se ha analizado el servidor Ficus, se han realizado 4 focus group con los colaboradores del área y se han sostenido varias reuniones de trabajo con el  personal clave que realiza los procesos actualmente, así como las consultas técnicas con el área de Sistemas. La metodología aplicada es replicable en cualquier área o proceso de la empresa, constituye una fase previa para la implantación de cualquier solución de gestión documental que se quiera realizar.   “Gestionar la información es un paso para gestionar el conocimiento”.  Finalmente, se propone la implantación de su Sistema de Gestión Documental que contribuya a solucionar la  problemática que se ha identificado. Desarrollo Páez Urdaneta entiende por gestión de la información el manejo de la inteligencia corporativa de una organización con el objeto de incrementar sus niveles de eficacia, eficiencia y efectividad en el cumplimiento de sus metas. Y por inteligencia corporativa, el total de los datos, la información y el conocimiento, generados endógena y exógenamente, de valor real y potencial para asegurar la cohesión interna de la organización con el entorno social circundante y el incremento de la  productividad en las distintas funciones que contribuyen al cumplimiento de la misión de organización. La gestión de información se rige fundamentalmente por los principios derivados de las teorías de sistemas y del ciclo de vida de la información. Según Ponjuán Dante, la gestión de información es inherente a los sistemas de información, los cuales están integrados por un conjunto de componentes que almacenan, procesan y distribuyen información, cuyo propósito es obtener salidas de información relacionadas con los procesos que componen la organización. La gestión documental es un conjunto de elementos y de relaciones entre ellos, diseñados con el objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la producción, recepción, circulación, almacenamiento, organización, conservación, disposición final y accesibilidad de los documentos generados en el transcurso de la actividad de la organización. Por tanto, si la gestión de información y la gestión documental se asocian con el sistema de información de una organización ésta debe: 1. Identificar los tipos de información documental que maneja la organización. 2. Organizar los flujos de información en diagramas, que constituyen los mapas de información en la empresa. 3. Identificar el ciclo de vida de la información documental según los tipos de información. 4. Identificar las necesidades de información por  procesos en la organización. 5. Identificar las necesidades de información personales según categorías (directivos, mandos medios, empleados). 6. Diseñar y estructurar los servicios de información en función de las necesidades. 7. Registrar, controlar y almacenar la información documental producida en la organización. 8. Difundir y socializar la información para la generación de nuevos conocimientos. Fases para la Implantación de un Sistema de Gestión Documental: Presentación El área de Presupuestos y Contratos de GyM está conformada por profesionales de diferentes especialidades. Desde el punto de vista funcional, hay dos grandes grupos que trabajan en la elaboración de las ofertas: los que preparan los presupuestos y los que lo apoyan. En el primer grupo se encuentran los ingenieros civiles, mecánicos y eléctricos y en el segundo grupo, el  personal de apoyo comercial, técnicos metradistas, dibujantes y eventualmente, los asesores tanto internos como externos.  La elaboración de los presupuestos involucran varias especialidades, tales como: obras civiles, obras de montaje, eléctricas y de instrumentación, para lo cual se debe conformar un equipo de trabajo integrado por especialistas de las disciplinas antes mencionadas. Para esto se designa un líder de oferta, quien será el responsable de coordinar los trabajos de cada uno, de manera que no haya duplicidad de partidas y evitar que otras se queden sin ser incluidas en el presupuesto. La preparación de una Propuesta normalmente sigue una serie de pasos de acuerdo a procesos pre -establecidos que estandarizan nuestro modo de operar, buscando asegurar la mejor calidad de la oferta, pero sin limitar la creatividad, la investigación de alternativas y la generación de valor. Misión: La misión del área de Propuestas y Contratos es ser cada vez más asertivos y técnicos en la elaboración de las  propuestas desarrollando alternativas de valor a través de la ingeniería, utilizando el conocimiento de la empresa y las personas, propulsando el uso de herramientas tecnológicas. Aspectos del Diagnóstico: A. Volumétrica de almacenamiento Los documentos que llegan son registrados a diario en una hoja de cálculo denominada “Listado de Documentos” (GyM.PPT.CD.04). Esta data generada  Nos ha servido de referencia para tener una medición aproximada del volumen documental; sin embargo, debemos tener en cuenta que hay algunos registros que hacen alusión a archivos comprimidos en formato ZIP,  por lo que consideramos un margen de error de + - 10% sobre el total de documentos almacenados. El crecimiento aproximado en volumen de documentos almacenados en Ficus es de 7.5% anual; para el 2012 la  proyección de crecimiento es similar. Cantidad de documentos almacenados en Ficus / Años 2010 – 2011:   Evolución comparativa del crecimiento en volumen documental 2010 – 2011: B. Organización [Taxonomía]   Existe un orden descrito en el Procedimiento de Estructura de la Información (GYM.PPT.CD.03) elaborado el año 2008; sin embargo, para acceder al documento final que se quiere recuperar se tiene que seguir una ruta de hasta 09 niveles de carpetas. Así mismo, la creación de sub-carpetas es libre, por lo que cada usuario va creando las carpetas de acuerdo a sus criterios individuales. Niveles de carpetas de almacenamiento actual: “  La información se busca, el conocimiento se crea.  La información sirve para crear conocimiento.  El conocimiento guía la búsqueda de información”.    C. Usuarios Los servicios de información son las herramientas de software que los usuarios requieren para la ejecución de sus actividades. Se han identificado a los usuarios de acuerdo a sus posiciones (niveles de responsabilidad) y a los requerimientos de uso y acceso a los servicios de información: D. Características de los documentos: - Los formatos encontrados corresponden a documentos Microsoft Office, AutoCAD, JPG, PDF y Email. - El formato predominante es el PDF. - Algunos documentos se encuentran en inglés. - Existen documentos que se encuentran en formato JPG cuyo contenido es texto, el cuál ha sido escaneado y enviado en páginas por separado, alterando la integridad del contenido. - El archivo “Notificación de Descarga”, se almacena como evidencia de la recepción de información. La información es informal (no estructurada) y se  presenta de forma dispersa. El nivel de uso es estratégico  para la toma de decisiones. Los accesos son privados y requieren autorizaciones internas. Campos de descripción documental identificados: E. Focus Group Se realizaron 04 sesiones en dónde participaron 20 usuarios de un total de 25 convocados entre Senior´s y Presupuestadores. Se aplicaron las dinámicas de  pregunta – respuesta y lluvia de ideas. A continuación se describen las recomendaciones u observaciones más resaltantes que expresaron: 1. Los usuarios invierten tiempo considerable en el ordenamiento interno de su información. Cada quién aplica criterios personales y renombran carpetas o archivos. Se duplican tareas, se aumenta la secuencia de carpetas y se dificulta el acceso hasta el documento a consultar. 2. Un archivo se almacena varias veces. Todas las que sean necesarias por uno o más usuarios que necesiten esa información. Lo que genera que se ocupe más espacio en el servidor e información almacenada de forma recurrente. USUARIOS Tipo POSICIN CANTIDAD a Gerente de Propuestas y Contratos 1  b Gerente de Presupuestos 1 Jefe de Presupuestos 1 Comerciales 7 c Senior 13 d Presupuestadores 12 e Juniors 21 f Practicantes 1 g Trainees 6 TOTAL GENERAL 63 Servicios de Información Usuarios Ficus a, b, c, d, e, f S10 / Primavera c, d, e PCI c, d, e ECO c, d, e Auditoria a Formatos a, b Biblioteca a, b, c, d, e, f, g N° Nombre N° de Caracteres 1 Código de Selectividad 10 2 Nombre del Proyecto 50 3 Especialidad 20 4 Tipo de Documento 30 5 Descripción o título del documento 120 6 Sub Título 7 Fecha 08 8 Descriptores 20 9 Comentarios 240
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