Introduction to microsoft access ppt

Please download to get full document.

View again

All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
 9
 
  1. IINNTTRROODDUUCCTTIIOONN TTOO MMIICCRROOSSOOFFTT AACCCCEESSSS PPrreesseenntteedd BByy::-- RRaannjjiitt kkuummaarr 11sstt YYeeaarr DDeepptt.. ooff LLiibbrraarryy…
Related documents
Share
Transcript
  • 1. IINNTTRROODDUUCCTTIIOONN TTOO MMIICCRROOSSOOFFTT AACCCCEESSSS PPrreesseenntteedd BByy::-- RRaannjjiitt kkuummaarr 11sstt YYeeaarr DDeepptt.. ooff LLiibbrraarryy && IInnffoorrmmaattiioonn SScciieennccee
  • 2. MMIICCRROOSSOOFFTT AACCCCEESSSS • MMiiccrroossoofftt AAcccceessss iiss aa ppoowweerrffuull pprrooggrraamm ttoo ccrreeaattee aanndd mmaannaaggee yyoouurr ddaattaabbaasseess.. IItt hhaass mmaannyy bbuuiilltt iinn ffeeaattuurreess ttoo aassssiisstt yyoouu iinn ccoonnssttrruuccttiinngg aanndd vviieewwiinngg yyoouurr iinnffoorrmmaattiioonn..
  • 3. FIRST OF ALL YOU NNEEEEDD TTOO UUNNDDEERRSSTTAANNDD HHOOWW MMIICCRROOSSOOFFTT AACCCCEESSSS BBRREEAAKKSS DDOOWWNN AA DDAATTAABBAASSEE.. SSOOMMEE KKEEYYWWOORRDDSS IINNVVOOLLVVEEDD IINN TTHHIISS PPRROOCCEESSSS AARREE:: DDAATTAABBAASSEE FFIILLEE,, TTAABBLLEE,, RREECCOORRDD,, FFIIEELLDD,, DDAATTAA--TTYYPPEE .. Database File: This is your main file that encompasses the entire database and that is saved to your hard-drive or floppy disk. (Example: video.mdb ) Table: A table is a collection of data about a specific topic.. Field: Fields are the different categories within a Table. Tables usually contain multiple fields. Datatypes:Datatypes are the properties of each field. A field only has 1 datatype. (text, number…)
  • 4. GGEETTTTIINNGG SSTTAARRTTEEDD WWIITTHH MMIICCRROOSSOOFFTT AACCCCEESSSS DDoouubbllee cclliicckk oonn tthhee MMiiccrroossoofftt AAcccceessss iiccoonn oonn tthhee ddeesskkttoopp..
  • 5. CCRREEAATTIINNGG NNEEWW,, AANNDD OOPPEENNIINNGG EEXXIISSTTIINNGG DDAATTAABBAASSEESS This picture gives you the option to: 1. Create a New Database from scratch 2. Use the wizard to create a New Database 3. Open an existing database The white box gives you the most recent databases you have used. If you do not see the one you had created, choose the More Files option and hit OK. Otherwise choose the database you had previously used and click OK.
  • 6. CCRREEAATTEE AA DDAATTAABBAASSEE UUSSIINNGG TTHHEE DDAATTAABBAASSEE WWIIZZAARRDD • WWhheenn MMiiccrroossoofftt AAcccceessss ffiirrsstt ssttaarrttss uupp,, aa ddiiaalloogg bbooxx iiss aauuttoommaattiiccaallllyy ddiissppllaayyeedd wwiitthh ooppttiioonnss ttoo ccrreeaattee aa nneeww ddaattaabbaassee oorr ooppeenn aann eexxiissttiinngg oonnee.. IIff tthhiiss ddiiaalloogg bbooxx iiss ddiissppllaayyeedd,, cclliicckk AAcccceessss DDaattaabbaassee WWiizzaarrddss,, ppaaggeess,, aanndd pprroojjeeccttss aanndd tthheenn cclliicckk OOKK.. ((oorr yyoouu ccaann cclliicckk ““NNeeww DDaattaabbaassee”” oonn tthhee ttoooollbbaarr )) • OOnn tthhee DDaattaabbaasseess ttaabb,, ddoouubbllee--cclliicckk tthhee iiccoonn ffoorr tthhee kkiinndd ooff ddaattaabbaassee yyoouu wwaanntt ttoo ccrreeaattee.. • SSppeecciiffyy aa nnaammee aanndd llooccaattiioonn ffoorr tthhee ddaattaabbaassee.. ((SSaavvee iitt ttoo yyoouurr ffiillee oonn tthhee HH:: ddrriivvee)) • CClliicckk CCrreeaattee ttoo ssttaarrtt ddeeffiinniinngg yyoouurr nneeww ddaattaabbaassee
  • 7. CCRREEAATTEE AA DDAATTAABBAASSEE WWIITTHHOOUUTT UUSSIINNGG TTHHEE DDAATTAABBAASSEE WWIIZZAARRDD • WWhheenn MMiiccrroossoofftt AAcccceessss ffiirrsstt ssttaarrttss uupp,, aa ddiiaalloogg bbooxx iiss aauuttoommaattiiccaallllyy ddiissppllaayyeedd wwiitthh ooppttiioonnss ttoo ccrreeaattee aa nneeww ddaattaabbaassee oorr ooppeenn aann eexxiissttiinngg oonnee.. IIff tthhiiss ddiiaalloogg bbooxx iiss ddiissppllaayyeedd,, cclliicckk BBllaannkk AAcccceessss DDaattaabbaassee,, aanndd tthheenn cclliicckk OOKK.. IIff yyoouu hhaavvee aallrreeaaddyy ooppeenneedd aa ddaattaabbaassee oorr cclloosseedd tthhee ddiiaalloogg bbooxx tthhaatt ddiissppllaayyss wwhheenn MMiiccrroossoofftt AAcccceessss ssttaarrttss uupp,, cclliicckk NNeeww DDaattaabbaassee oonn tthhee ttoooollbbaarr,, aanndd tthheenn ddoouubbllee-- cclliicckk tthhee BBllaannkk DDaattaabbaassee iiccoonn oonn tthhee GGeenneerraall ttaabb..
  • 8. SPECIFY A NAME AND LOCATION FFOORR TTHHEE DDAATTAABBAASSEE AANNDD CCLLIICCKK CCRREEAATTEE.. ((BBEELLOOWW IISS TTHHEE SSCCRREEEENN TTHHAATT SSHHOOWWSS UUPP FFOOLLLLOOWWIINNGG TTHHIISS SSTTEEPP)) Table
  • 9. TTAABBLLEESS • AA ttaabbllee iiss aa ccoolllleeccttiioonn ooff ddaattaa aabboouutt aa ssppeecciiffiicc ttooppiicc,, ssuucchh aass ssttuuddeennttss oorr ccoonnttaaccttss.. UUssiinngg aa sseeppaarraattee ttaabbllee ffoorr eeaacchh ttooppiicc mmeeaannss tthhaatt yyoouu ssttoorree tthhaatt ddaattaa oonnllyy oonnccee,, wwhhiicchh mmaakkeess yyoouurr ddaattaabbaassee mmoorree eeffffiicciieenntt,, aanndd rreedduucceess ddaattaa--eennttrryy eerrrroorrss..
  • 10. TABLES ORGANIZE DDAATTAA IINNTTOO CCOOLLUUMMNNSS ((CCAALLLLEEDD FFIIEELLDDSS)) AANNDD RROOWWSS ((CCAALLLLEEDD RREECCOORRDDSS))..
  • 11. CREATE A TTAABBLLEE FFRROOMM SSCCRRAATTCCHH IINN DDEESSIIGGNN VVIIEEWW IIff yyoouu hhaavveenn''tt aallrreeaaddyy ddoonnee ssoo,, sswwiittcchh ttoo tthhee DDaattaabbaassee WWiinnddooww YYoouu ccaann pprreessss FF1111 ttoo sswwiittcchh ttoo tthhee DDaattaabbaassee wwiinnddooww ffrroomm aannyy ootthheerr wwiinnddooww.. • DDoouubbllee--CClliicckk oonn ""CCrreeaattee ttaabbllee iinn DDeessiiggnn vviieeww"".. DDeeffiinnee eeaacchh ooff tthhee ffiieellddss iinn yyoouurr ttaabbllee.. • UUnnddeerr tthhee FFiieelldd NNaammee ccoolluummnn,, eenntteerr tthhee ccaatteeggoorriieess ooff yyoouurr ttaabbllee.. • UUnnddeerr DDaattaa TTyyppee ccoolluummnn,, eenntteerr tthhee ttyyppee yyoouu wwaanntt ffoorr yyoouu ccaatteeggoorriieess.. ((TThhee aattttrriibbuuttee ooff aa vvaarriiaabbllee oorr ffiieelldd tthhaatt ddeetteerrmmiinneess wwhhaatt kkiinndd ooff ddaattaa iitt ccaann hhoolldd.. FFoorr eexxaammppllee,, iinn aa MMiiccrroossoofftt AAcccceessss ddaattaabbaassee,, tthhee TTeexxtt aanndd MMeemmoo ffiieelldd ddaattaa ttyyppeess aallllooww tthhee ffiieelldd ttoo ssttoorree eeiitthheerr tteexxtt oorr nnuummbbeerrss,, bbuutt tthhee NNuummbbeerr ddaattaa ttyyppee wwiillll aallllooww tthhee ffiieelldd ttoo ssttoorree nnuummbbeerrss oonnllyy.. NNuummbbeerr ddaattaa ttyyppee ffiieellddss ssttoorree nnuummeerriiccaall ddaattaa tthhaatt wwiillll bbee uusseedd iinn mmaatthheemmaattiiccaall ccaallccuullaattiioonnss.. UUssee tthhee CCuurrrreennccyy ddaattaa ttyyppee ttoo ddiissppllaayy oorr ccaallccuullaattee ccuurrrreennccyy vvaalluueess.. OOtthheerr ddaattaa ttyyppeess aarree DDaattee//TTiimmee,, YYeess//NNoo,, AAuuttoo NNuummbbeerr,, aanndd OOLLEE oobbjjeecctt (PPiiccttuurree))..
  • 12. CCRREEAATTIINNGG TTAABBLLEE CCOONNTTIINNUUEEDD…… • UUnnddeerr tthhee DDeessccrriippttiioonn ccoolluummnn,, eenntteerr tthhee tteexxtt tthhaatt ddeessccrriibbeess wwhhaatt yyoouu ffiieelldd iiss.. ((TThhiiss ffiieelldd iiss ooppttiioonnaall))..
  • 13. PPRRIIMMAARRYY KKEEYY • OOnnee oorr mmoorree ffiieellddss ((ccoolluummnnss)) wwhhoossee vvaalluuee oorr vvaalluueess uunniiqquueellyy iiddeennttiiffyy eeaacchh rreeccoorrdd iinn aa ttaabbllee.. AA pprriimmaarryy kkeeyy ddooeess nnoott aallllooww NNuullll vvaalluueess aanndd mmuusstt aallwwaayyss hhaavvee aa uunniiqquuee vvaalluuee.. AA pprriimmaarryy kkeeyy iiss uusseedd ttoo rreellaattee aa ttaabbllee ttoo ffoorreeiiggnn kkeeyyss iinn ootthheerr ttaabblleess.. • NNOOTTEE:: YYoouu ddoo nnoott hhaavvee ttoo ddeeffiinnee aa pprriimmaarryy kkeeyy,, bbuutt iitt''ss uussuuaallllyy aa ggoooodd iiddeeaa.. IIff yyoouu ddoonn''tt ddeeffiinnee aa pprriimmaarryy kkeeyy,, MMiiccrroossoofftt AAcccceessss aasskkss yyoouu iiff yyoouu wwoouulldd lliikkee ttoo ccrreeaattee oonnee wwhheenn yyoouu ssaavvee tthhee ttaabbllee.. • TToo ddoo tthhiiss,, ssiimmppllyy sseelleecctt tthhee ## ffiieelldd aanndd sseelleecctt tthhee pprriimmaarryy kkeeyy bbuuttttoonn AAfftteerr yyoouu ddoo tthhiiss,, SSaavvee tthhee ttaabbllee
  • 14. SSWWIITTCCHHIINNGG VVIIEEWWSS • TToo sswwiittcchh vviieewwss ffoorrmm tthhee ddaattaasshheeeett ((sspprreeaaddsshheeeett vviieeww)) aanndd tthhee ddeessiiggnn vviieeww,, ssiimmppllyy cclliicckk tthhee bbuuttttoonn iinn tthhee ttoopp--lleefftt hhaanndd ccoorrnneerr ooff tthhee AAcccceessss pprrooggrraamm.. Datasheet View Design View Displays the view, which allows you to enter raw data into your database table. Displays the view, which allows you to enter fields, data-types, and descriptions into your database table.
  • 15. EENNTTEERRIINNGG DDAATTAA • CClliicckk oonn tthhee DDaattaasshheeeett VViieeww aanndd ssiimmppllyy ssttaarrtt ""cchhuuggggiinngg"" aawwaayy bbyy eenntteerriinngg tthhee ddaattaa iinnttoo eeaacchh ffiieelldd..
  • 16. MMAANNIIPPUULLAATTIINNGG DDAATTAA • AAddddiinngg aa nneeww rrooww • SSiimmppllyy ddrroopp ddoowwnn ttoo aa nneeww lliinnee aanndd eenntteerr tthhee iinnffoorrmmaattiioonn • UUppddaattiinngg aa rreeccoorrdd • SSiimmppllyy sseelleecctt tthhee rreeccoorrdd aanndd ffiieelldd yyoouu wwaanntt ttoo uuppddaattee,, aanndd cchhaannggee iittss ddaattaa wwiitthh wwhhaatt yyoouu wwaanntt • DDeelleettiinngg aa rreeccoorrdd • SSiimmppllyy sseelleecctt tthhee eennttiirree rrooww aanndd hhiitt tthhee DDeelleettee KKeeyy oonn tthhee kkeeyybbooaarrdd
  • 17. FFOORRMMSS • AA ffoorrmm iiss nnootthhiinngg mmoorree tthhaann aa ggrraapphhiiccaall rreepprreesseennttaattiioonn ooff aa ttaabbllee.. YYoouu ccaann aadddd,, uuppddaattee,, ddeelleettee rreeccoorrddss iinn yyoouurr ttaabbllee bbyy uussiinngg aa ffoorrmm.. NNOOTTEE:: AAlltthhoouugghh aa ffoorrmm ccaann bbee nnaammeedd ddiiffffeerreenntt ffrroomm aa ttaabbllee,, tthheeyy bbootthh ssttiillll mmaanniippuullaattee tthhee ssaammee iinnffoorrmmaattiioonn aanndd tthhee ssaammee eexxaacctt ddaattaa.. HHeennccee,, iiff yyoouu cchhaannggee aa rreeccoorrdd iinn aa ffoorrmm,, iitt wwiillll bbee cchhaannggeedd iinn tthhee ttaabbllee aallssoo.. AA ffoorrmm iiss vveerryy ggoooodd ttoo uussee wwhheenn yyoouu hhaavvee nnuummeerroouuss ffiieellddss iinn aa ttaabbllee.. TThhiiss wwaayy yyoouu ccaann sseeee aallll tthhee ffiieellddss iinn oonnee ssccrreeeenn,, wwhheerreeaass iiff yyoouu wweerree iinn tthhee ttaabbllee vviieeww ((ddaattaasshheeeett)) yyoouu wwoouulldd hhaavvee ttoo kkeeeepp ssccrroolllliinngg ttoo ggeett tthhee ffiieelldd yyoouu ddeessiirree..
  • 18. CCRREEAATTEE AA FFOORRMM UUSSIINNGG TTHHEE WWIIZZAARRDD • IItt iiss aa vveerryy ggoooodd iiddeeaa ttoo ccrreeaattee aa ffoorrmm uussiinngg tthhee wwiizzaarrdd,, uunnlleessss yyoouu aarree aann aaddvvaanncceedd uusseerr aanndd kknnooww wwhhaatt yyoouu aarree ddooiinngg.. MMiiccrroossoofftt AAcccceessss ddooeess aa vveerryy ggoooodd jjoobb ooff ccrreeaattiinngg aa ffoorrmm uussiinngg tthhee wwiizzaarrdd.. TThhee ffoolllloowwiinngg sstteeppss aarree nneeeeddeedd ttoo ccrreeaattee aa bbaassiicc ffoorrmm:: • SSwwiittcchh ttoo tthhee DDaattaabbaassee WWiinnddooww.. YYoouu ccaann ddoo tthhiiss bbyy pprreessssiinngg FF1111 oonn tthhee kkeeyybbooaarrdd.. • CClliicckk oonn tthhee FFoorrmmss bbuuttttoonn uunnddeerr OObbjjeeccttss oonn tthhee lleefftt ssiiddee ooff ssccrreeeenn • DDoouubbllee cclliicckk oonn CCrreeaattee FFoorrmm UUssiinngg WWiizzaarrdd • OOnn tthhee nneexxtt ssccrreeeenn sseelleecctt tthhee ffiieellddss yyoouu wwaanntt ttoo vviieeww oonn yyoouurr ffoorrmm.. MMoosstt ooff tthhee ttiimmee yyoouu wwoouulldd sseelleecctt aallll ooff tthheemm.. • CClliicckk NNeexxtt • SSeelleecctt tthhee llaayyoouutt yyoouu wwiisshh • CClliicckk NNeexxtt • SSeelleecctt tthhee ssttyyllee yyoouu ddeessiirree......HHIINNTT:: iiff yyoouu ppllaann oonn pprriinnttiinngg yyoouurr ffoorrmm,, II ssuuggggeesstt yyoouu uussee aa lliigghhtt bbaacckkggrroouunndd ttoo ssaavvee oonn pprriinntteerr ttoonneerr aanndd iinnkk • CClliicckk NNeexxtt • GGiivvee yyoouu ffoorrmm aa nnaammee,, aanndd sseelleecctt OOppeenn tthhee FFoorrmm aanndd eenntteerr iinnffoorrmmaattiioonn • SSeelleecctt FFiinniisshh • YYoouu sshhoouulldd sseeee yyoouurr ffoorrmm.. TToo aaddjjuusstt tthhee ddeessiiggnn ooff yyoouurr ffoorrmm,, ssiimmppllyy hhiitt tthhee ddeessiiggnn bbuuttttoonn ((ssaammee aass wwiitthh tthhee ttaabblleess)),, aanndd aaddjjuusstt yyoouurr ffoorrmm aaccccoorrddiinnggllyy
  • 19. RREEPPOORRTTSS • AA rreeppoorrtt iiss aann eeffffeeccttiivvee wwaayy ttoo pprreesseenntt yyoouurr ddaattaa iinn aa pprriinntteedd ffoorrmmaatt.. BBeeccaauussee yyoouu hhaavvee ccoonnttrrooll oovveerr tthhee ssiizzee aanndd aappppeeaarraannccee ooff eevveerryytthhiinngg oonn aa rreeppoorrtt,, yyoouu ccaann ddiissppllaayy tthhee iinnffoorrmmaattiioonn tthhee wwaayy yyoouu wwaanntt ttoo sseeee iitt..
  • 20. CCRREEAATTIINNGG AA RREEPPOORRTT • AAss wwiitthh tthhee FFoorrmm,, iitt iiss aa vveerryy ggoooodd iiddeeaa ttoo ccrreeaattee aa rreeppoorrtt uussiinngg tthhee wwiizzaarrdd,, uunnlleessss yyoouu aarree aann aaddvvaanncceedd uusseerr.. MMiiccrroossoofftt AAcccceessss ddooeess aa vveerryy ggoooodd jjoobb uussiinngg tthhee wwiizzaarrdd ttoo ccrreeaattee rreeppoorrttss.. • SSwwiittcchh ttoo tthhee DDaattaabbaassee WWiinnddooww.. YYoouu ccaann ddoo tthhiiss bbyy pprreessssiinngg FF1111 oonn tthhee kkeeyybbooaarrdd.. • CClliicckk oonn tthhee RReeppoorrttss bbuuttttoonn uunnddeerr OObbjjeeccttss oonn tthhee lleefftt ssiiddee ooff ssccrreeeenn • DDoouubbllee cclliicckk oonn CCrreeaattee RReeppoorrtt UUssiinngg WWiizzaarrdd • OOnn tthhee nneexxtt ssccrreeeenn sseelleecctt tthhee ffiieellddss yyoouu wwaanntt ttoo vviieeww oonn yyoouurr ffoorrmm.. MMoosstt ooff tthhee ttiimmee yyoouu wwoouulldd sseelleecctt aallll ooff tthheemm.. • CClliicckk NNeexxtt • SSeelleecctt iiff yyoouu wwoouulldd lliikkee ttoo ggrroouupp yyoouurr ffiilleess.. KKeeeepp rreeppeeaattiinngg tthhiiss sstteepp ffoorr aass mmaannyy ggrroouuppiinnggss aass yyoouu wwoouulldd lliikkee.. • CClliicckk NNeexxtt • SSeelleecctt tthhee llaayyoouutt aanndd tthhee ppaappeerr oorriieennttaattiioonn yyoouu ddeessiirree • CClliicckk NNeexxtt • SSeelleecctt tthhee ssttyyllee yyoouu ddeessiirree......HHIINNTT:: iiff yyoouu ppllaann oonn pprriinnttiinngg yyoouurr rreeppoorrtt,, II ssuuggggeesstt yyoouu uussee aa lliigghhtt bbaacckkggrroouunndd ttoo ssaavvee oonn pprriinntteerr ttoonneerr aanndd iinnkk • CClliicckk NNeexxtt • GGiivvee yyoouu rreeppoorrtt aa nnaammee,, aanndd sseelleecctt PPrreevviieeww tthhee RReeppoorrtt • SSeelleecctt FFiinniisshh • YYoouu sshhoouulldd sseeee yyoouurr rreeppoorrtt.. TToo aaddjjuusstt tthhee ddeessiiggnn ooff yyoouurr rreeppoorrtt,, ssiimmppllyy hhiitt tthhee ddeessiiggnn bbuuttttoonn ((ssaammee aass wwiitthh tthhee ttaabblleess)),, aanndd aaddjjuusstt yyoouurr rreeppoorrtt aaccccoorrddiinnggllyy
  • Related Search
    We Need Your Support
    Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

    Thanks to everyone for your continued support.

    No, Thanks