GOBIERNO REGIONAL DE MOQUEGUA GERENCIA REGIONAL DE PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

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GOBIERNO REGIONAL DE MOQUEGUA GERENCIA REGIONAL DE PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) DIRECCIÓN REGIONAL DE ADMINISTRACION OFICINA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL MOQUEGUA, JUNIO DEL 2003 2 INTRODUCCIÓN El presente documento MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) DE LA DIRECCIÓN REGIONAL DE ADMINISTRACIÓN, es un instrumento de gestión institucional que nos permite describir sus funciones principales a nivel genérico; así como la determinación de cargos dentro de su estructura orgánica y las funciones especificas que le competen, además de precisar sus interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas. La Dirección Regional de Administración como parte integrante del GOBIERNO REGIONAL DE MOQUEGUA, es el órgano de apoyo de la Institución, está encargada de gerenciar las acciones de los sistemas administrativos de personal, contabilidad, tesorería, abastecimientos y patrimonio fiscal, ejecución del presupuesto regional, elaboración de la cuenta regional. Este documento ha sido elaborado en base a la Directiva Nº GOB-REG- MOQ/GRPPAT-ODI. NORMAS PARA LA FORMULACION DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) DEL GOBIERNO REGIONAL DE MOQUEGUA, aprobado por Resolución Ejecutiva Regional Nº GOB.REG./MOQ. de fecha 4 de marzo de 2003. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN REGIONAL DE ADMINISTRACION INTRODUCCION.- I N D I C E 3 CAPITULO I.- DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES a) FINALIDAD b) ALCANCE c) CONTENIDO d) APROBACION Y ACTUALIZACION e) BASE LEGAL CAPITULO II.- DE LA DIRECCIÓN REGIONAL DE ADMINISTRACION 2..- FINALIDAD OBJETIVOS FUNCIONES GENERALES LINEAS DEI NTERRELACION ORGANIZACIÓN - Estructura Orgánica - Organigrama CUADRO ORGANICO DE CARGOS CAPITULO III.- DE LAS UNIDADES ORGANICAS COMPONENTES 3..- DIRECCIÓN REGIONAL DE ADMINISTRACIÓN - Funciones Generales - Funciones Específicas del Cargo DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS - Funciones Generales - Funciones Específicas del Cargo DIRECCIÓN DE FINANZAS - Funciones Generales - Funciones Específicas del Cargo 3.4- DIRECCIÓN DE LOGISTICA Y SERVICIOS GENERALES - Funciones Generales - Funciones Específicas del Cargo OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL - Funciones Generales - Funciones Específicas del Cargo 4 CAPITULO I DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES. FINALIDAD.- El presente Manual tiene por finalidad definir de manera precisa las funciones generales y específicas a nivel de cargos de la Dirección Regional de Administración del GOBIERNO REGIONAL DE MOQUEGUA, su estructura orgánica, permitiendo orientar adecuadamente la Gestión Administrativa y actividades de los funcionarios y servidores para el cumplimiento de metas o objetivos de la Institución..2 ALCANCE.- El contenido del presente documento debe ser cumplido por los funcionarios y servidores que integran la Dirección Regional de Administración del GOBIERNO REGIONAL DE MOQUEGUA..3 CONTENIDO.- El Manual consta de tres capítulos; el primero sobre el Manual de Organización y Funciones del presente documento; el segundo contiene la finalidad, objetivos, funciones generales, líneas de interrelación, organización, cuadro orgánico de cargos de la Gerencia General Regional; el tercer capítulo establece las funciones especificas de los cargos que la integran..4 APROBACION Y ACTUALIZACION.- El presente Manual se aprueba mediante Resolución Ejecutiva Regional emitida por la Presidencia del Gobierno Regional de Moquegua. Para la actualización del presente Manual se observará lo dispuesto en la Directiva Nº GOB.REG.MOQ/GRPPAT-ODI aprobado por R.E.R. Nº GOB.REG/MOQ...5 BASE LEGAL - Ley Nº Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales - Ley Nº Ley que modifica la Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales - O.R. Nº CR/GR.M que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones 5 - R.E.R. Nº GOB.REG/MOQ que aprueba la Directiva Normas para la formulación de los Manuales de Organización y Funciones del Gobierno Regional de Moquegua - R.E.R. Nº GOB.REG/MOQ que aprueba el Cuadro de Asignación de Personal. - Resolución Nº SBN, Aprueba el Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado. - Resolución Nº SBN, Aprueba Directiva Nº SBN/OAJ Registro y Control Contable de loa Bienes de Propiedad del Estado en la Cuenta Nº 33, Inmuebles, Maquinaria y Equipo. - Resolución Nº /SBN, Aprueba Directiva para el Saneamiento de la Propiedad Mobiliaria del Estado - Resolución de Contraloría Nº CG, Aprueba Normas Técnicas de Control Interno. - Decreto Supremo Nº VC, Reglamento de Administración de la Propiedad Fiscal. - Resolución Nº /SBN Aprueban Directiva Procedimientos para el Alta y la Baja de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal y su Recepción por la Superintendencia de Bienes Nacionales. - Decreto Supremo Nº EF, Aprueban el Reglamento de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal. 6 CAPITULO II DE LA DIRECCIÓN REGIONAL DE ADMINISTRACION 2. FINALIDAD.- La Dirección Regional de Administración, es responsable de organizar, dirigir y ejecutar los recursos financieros, bienes y activos y capacidades humanas necesarias para la gestión de Gobierno Regional con arreglo a los sistemas administrativos nacionales. 2.2 OBJETIVO.- Gerenciar las acciones de los Sistemas Administrativos de Personal, Contabilidad, Tesorería, Abastecimientos y Patrimonio Fiscal a efecto de lograr un adecuado funcionamiento en apoyo a la gestión del Gobierno Regional. 2.3 FUNCIONES GENERALES.- Corresponde a la Dirección Regional de Administración: a. Proponer las políticas y estrategias referentes a la administración de recursos humanos, materiales y financieros, así como la prestación de servicios generales en el Gobierno regional de MOQUEGUA. b. Dirigir y controlar los sistemas administrativos de personal, tesorería, contabilidad, abastecimientos y control patrimonial y servicios generales. c. Dirigir y hacer cumplir la normatividad, procedimientos y acciones técnicas del Sistema Integrado de Administración Financiera. d. Emitir dictamen previo sobre la transferencia de bienes correspondientes al Patrimonio Regional. e. Elaborar y ejecutar programas de capacitación en forma coordinada con las dependencias del Gobierno Regional de MOQUEGUA. f. Presentar y brindar información oportuna sobre los sistemas que dirige, con la sustentación técnica respectiva, en los plazos establecidos o cuando le sea requerida. g. Participar en la formulación del Presupuesto del Pliego, coordinando con la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial. h. Proponer las directivas que permitan mejorar su gestión. i. Y las demás que le sean asignadas por la ley. 7 2.4 LINEAS DE INTERRELACION. AUTORIDAD.- La Dirección Regional de Administración, representada por el Director Regional de Administración depende jerárquica y administrativamente de la Gerencia General Regional del GOBIERNO REGIONAL DE MOQUEGUA, ejerce autoridad sobre sus Órganos o Unidades conformantes y personal que labora en ella. 2. RESPONSABILIDAD.- El Director Regional de Administración, es responsable ante el Gerente General Regional, del cumplimiento de las funciones y atribuciones establecidas en el presente manual. 3. COORDINACIÓN.- a) Internamente.- Con todos los órganos integrantes del GOBIERNO REGIONAL DE MOQUEGUA. b) Externamente.- Con todas las dependencias públicas y privadas existentes en el departamento y las de nivel nacional o internacional, en cuanto convenga a los fines de la institución, con la aprobación respectiva de la Gerencia General Regional y Presidencia Regional del GOBIERNO REGIONAL DE MOQUEGUA, cuando el caso lo requiera. 2.5 ORGANIZACIÓN.-. ESTRUCTURA ORGANICA.- + ORGANO DE APOYO - DIRECCIÓN REGIONAL DE ADMINISTRACIÓN - DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS - DIRECCIÓN DE FINANZAS - DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA Y SERVICIOS GENERALES - Oficina de Control Patrimonial 8 2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL.- GERENCIA GENERAL REGIONAL DIREC. REG. DE ADMINISTRACION Dirección de Recur.Humanos Sub-G. de Logist. y Serv. Dirección de Finanzas. Ofic. de Contr. Patrimonial 2.6 CUADRO ORGANICO DE CARGOS 9 Nº DE ORD DENOMINACIÓN DE LA UNIDAD ORGANICA Y CARGOS CLASIFICADOS Y/O ESTRUCTURALES DIRECCIÓN REGIONAL DE ADMINISTRACIÓN DIREC. SIST. ADMINISTRATIVO III ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO IV ABOGADO IV SECRETARIA V TOTAL 4 Nº DEL CAP OBSERVACIONES CONFIANZA PREVISTA PREVISTA OCUPADA DIREC. DE RECURSOS HUMANOS DIRECTOR SIST. ADMINITRATIVO II ABOGADO IV ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO III AISTENTA SOCIAL III ASISTENTE ADM. II ASISTENTE ADM. II TÉCNICO ADMINSIT. III TÉCNICO ADMINIST. III SECRETARIA IV CONFIANZA PREVISTA VACANTE OCUPADA OCUPADA PREVISTA OCUPADA OCUPADA PREVISTA DIRECCIÓN DE FINANZAS DIRECTOR DE SIST. ADMISNT. II ECONOMISTA IV CONTADOR IV TESORERO III ASIST. ADM. II ASIST. ADM. II ASIST. ADM. II TEC. ADM. III TEC. ADM. III TEC. ADM. III TEC. ADM. III CAJERO II CONFIANZA OCUPADA OCUPADA OCUPADA OCUPADA VACANTE PREVISTA VACANTE OCUPADA VACANTE OCUPADA OCUPADA DIREC. DE LOGÍSTICA Y SERV. GENERALES DIREC. SISIT. ADMVO. II ESPECIALISTA ADMVO. III ASISTENTE ADMVO. II ASISTENTE ADMVO II TEC. ADMVO III TEC. ADMVO III TEC. ADMVO III SECRETARIA V TRABAJADOR DE SERVICIO III TRABAJADOR DE SERVICIO III TRABAJADOR DE SERVICIO III TRABAJADOR DE SERVICIO III TRABAJADOR DE SERVICIO III TRABAJADOR DE SERVICIO III TRABAJADOR DE SERVICIO III TRABAJADOR DE SERVICIO III TRABAJADOR DE SERVICIO III TRABAJADOR DE SERVICIO III TRABAJADOR DE SERVICIO III CONFIANZA VACANTE OCUPADA OCUPADA OCUPADA OCUPADA VACANTE OCUPADA PREVISTA PREVISTA PREVISTA PREVISTA PREVISTA PREVISTA PREVISTA PREVISTA PREVISTA OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL DIR. ASIST. ADMVO I ESPECILISTA ADMVO IV TEC. ADMVO III TEC. ADMVO II TEC. ADMVO II CONFIANZA OCUPADA PREVISTA VACANTE VACANTE 0 CAPITULO III DE LAS UNIDADES ORGANICAS COMPONENTES 3..- DE LA DIRECCIÓN REGIONAL DE ADMINISTRACIÓN - Funciones Generales - Funciones Específicas del Cargo DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS - Funciones Generales - Funciones Específicas del Cargo DIRECCIÓN DE FINANZAS - Funciones Generales - Funciones Específicas del Cargo 3.4- DIRECCIÓN DE LOGISTICA Y SERVICIOS GENERALES - Funciones Generales - Funciones Específicas del Cargo OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL - Funciones Generales - Funciones Específicas del Cargo 3.. DE LA DIRECCION REGIONAL DE ADMINISTRACION ANEXO 0. DENTIFICACIÓN DEL CARGO.-. DENOMINACION DEL CARGO.2 NOMBRES Y APELLIDOS.3 Nº EN EL CAP DIRECTOR SISTEMA ADM.III 2. DIRECCION REG.ADMINISTR. 2.2 SUB-GERENCIA 2.3 U.O. MENOR JER. DIR.REG.ADMINISTRACION 3. EJERCIDA 3.2 RECIBIDA 79 Sobre el personal de la Dirección Regional y sobre sus unidades conformantes Gerencia General Regional 4.- FUNCIONES ESPECIFICAS.-. Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar las acciones y actividades de la Dirección Regional a su cargo, siendo responsable del cumplimiento de sus objetivos y metas. 2. Dirigir, controlar y evaluar los sistemas administrativos dentro de su ámbito de competencia 3. Proponer Directivas y normas necesarias para el funcionamiento de los sistemas administrativos a su cargo y difundirlos dentro de su ámbito funcional. 4. Proponer las políticas de gestión institucional en los asuntos de su competencia 5. Participar en la formulación del presupuesto del Pliego. 6. Visar o suscribir los documentos técnicos elaborados por el personal a su cargo. 7. Velar por el cumplimiento de la información contable y financiera para su presentación oportuna ante la instancia correspondiente. 8. Asesorar a la Gerencia General regional y otros Organos de la Institución en los aspectos de su competencia. 9. Supervisar la labor del personal profesional, técnico y auxiliar a su cargo 0. Programar y controlar la provisión a las Unidades orgánicas del Gobierno Regional de los recursos materiales y financieros necesarios para cumplir metas y objetivos. Emitir resoluciones administrativas conforme a ley. 2. Y las demás que le sean asignadas por la ley y/o le asigne el Gerente General Regional 5. REQUISITOS MINIMOS.-. Título profesional universitario que incluya materias relacionadas con el área. 2.- Capacitación especializada en el área. 3.- Amplia experiencia en la conducción en programas relacionados con la especialidad 4.- Estar habilitado para el ejercicio de la profesión. ANEXO DENTIFICACIÓN DEL CARGO.-. DENOMINACION DEL CARGO.2 NOMBRES Y APELLIDOS.3 Nº EN EL CAP ESPECIALISTA ADMINIST.III 2. DIRECCION REG.ADMINISTR. 2.2 SUB-GERENCIA 2.3 U.O. MENOR JER. DIR.REG.ADMINISTRACION 3.2 EJERCIDA 3.2 RECIBIDA 80 NINGUNA DIRECCIÓN REGIONAL DE ADMINISTRACION 4.- FUNCIONES ESPECIFICAS.-. Coordinar con los responsables de los sistemas administrativos a cargo de la Dirección Regional de Administración sobre el desarrollo de los procesos técnicos a su cargo, a efecto de proponer metodologías de trabajo, normas, procedimientos para un mejor cumplimiento de sus funciones. 2. Efectuar y supervisar investigaciones y/o estudios de proyectos técnicos de su especialidad 3. Absolver consultas de carácter integral de su especialidad 4. Presentar informes técnicos relacionados con la especialidad. 5. Revisar y/o estudiar documentos administrativos y emitir informes técnicos respectivos 6. Intervenir en comisiones de trabajo que le asigne el Director Regional de Administración 7. Reemplazar al Director regional de Administración en casos de ausencia 8. Coordinar y elaborar el anteproyecto de Informe de Gestión de la Dirección Regional 9. Participar activamente en la ejecución de labores extraordinarias inherentes a su cargo. 0. Recopilar y elaborar información estadística de las actividades administrativas de la Dirección Regional.. Asesorar a todo nivel en los aspectos relacionados con la información administrativa. 2. Y las demás que le sean asignadas por la ley y/o le asigne el Director Regional de Administración. 5. REQUISITOS MINIMOS.-.-Título profesional universitario que incluya materias relacionadas con la especialidad. 2.- Capacitación especializada en el área. 3.- Amplia experiencia en la conducción en programas relacionados con la especialidad 4.- Amplía experiencia en la conducción de personal 5.- Estar habilitado para el ejercicio de la profesión 3 ANEXO 03. DENTIFICACIÓN DEL CARGO.-. DENOMINACION DEL CARGO.2 NOMBRES Y APELLIDOS.3 Nº EN EL CAP ABOGADO IV 8 2. DIRECCION REG.ADMINISTR. 2.2 SUB-GERENCIA 2.3 U.O. MENOR JER. DIR.REG.ADMINISTRACION 3..EJERCIDA NINGUNA 3.2 RECIBIDA DIRECCIÓN REGIONAL DE ADMINISTRACION 4.- FUNCIONES ESPECIFICAS.-. Asesorar al Director Regional de Administración en asuntos de su competencia. 2. Emitir opiniones técnico legales en asuntos de su competencia. 3. Participar en la formulación de políticas de gestión institucional en asuntos de su competencia. 4. Proponer y/o formular directivas que ayuden en la conducción de los sistemas administrativos a cargo de la Dirección. 5. Intervenir en comisiones o grupos técnico de trabajo que le indique el Director Regional de Administración. 6. Proyectar resoluciones administrativas de competencia de la Dirección Regional de Administración. 7. Asesorar a los Comités que integra la Dirección Regional de Administración 8. Elaborar resúmenes de los dispositivos legales que le competen a la Dirección regional de Administración y distribuirlos para conocimiento 9. Y las demás que le sean asignadas por la ley y//o le asigne el Director Regional de Administración 5. REQUISITOS MINIMOS.-.- Título de Abogado. 2.- Capacitación especializada en el área. 3.- Amplia experiencia en actividades técnico legales 4.- Experiencia en la conducción de personal 5.-. Estar habilitado para el ejercicio de la profesión 4 ANEXO 04. DENTIFICACIÓN DEL CARGO.-. DENOMINACION DEL CARGO.2 NOMBRES Y APELLIDOS.3 Nº EN EL CAP SECRETARIA V DIRECCION REG.ADMINISTR. 2.2 SUB-GERENCIA 2.3 U.O. MENOR JER. DIR.REG.ADMINISTRACION 3.3 EJERCIDA 3.2 RECIBIDA NINGUNA DIRECCIÓN REGIONAL DE ADMINISTRACION 4.- FUNCIONES ESPECIFICAS.-. Recepcionar, clasificar, registrar, distribuir y archivar la documentación que ingrese a la 2. Dirección Regional de Administración. 3. Redactar los documentos de acuerdo a las instrucciones impartidas por el Director Regional de Administración. 4. Atender, efectuar llamadas telefónicas y concertar citas con la Dirección Regional de Administración. 5. Organizar y supervisar el seguimiento de los expedientes que ingresan a la Dirección Regional, preparando periódicamente los informes de situación. 6. Administrar documentación clasificada y prestar apoyo secretarial especializado. 7. Mantener la existencia de útiles de oficina y realizar su distribución 8. Tomar dictado en reuniones y sesiones y procesar los documentos confidenciales variados 9. Orientar al público en general sobre consultas y gestiones relacionados con funciones de la Dirección Regional de Administración. 0. Inventariar la documentación archivada. Velar por la seguridad, limpieza y conservación de documentos, ambientes, equipos y mobiliario de la Dirección Regional. 2. Intervenir con criterio propio en la redacción de documentos administrativos de acuerdo a indicaciones generales del Director Regional. 3. Y las demás que le sean asignadas por la ley y/o le asigne el Director Regional de Administración, en el campo de su competencia. 5. REQUISITOS MINIMOS.-.- Bachillerato en Administración Secretarial, otorgado por el Ministerio de Educación o entidad autorizada. 2.- Amplia experiencia en labores técnicas de la especialidad.3.- Capacitación en temas relacionados con la especialidad. DE LA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS. FINALIDAD La Dirección de Recursos Humanos es un órgano de apoyo que depende administrativamente de la Dirección Regional de Administración, y es el responsable de conducir los procesos del sistema de personal acorde con normatividad legal vigente; así como elaborar proyectos y directivas con la finalidad de crear condiciones necesarias para el mejor desempeño de los trabajadores en la función pública a nivel regional. 2. OBJETIVOS Planear, asesorar, organizar, administrar, evaluar y controlar las diferentes acciones que corresponden a los procesos técnicos y procedimientos del Sistema de Personal a nivel del ámbito de la Región Moquegua. 3. FUNCIONES GENERALES. Planear, asesorar, organizar, administrar, evaluar y controlar los diferentes acciones que corresponden a los procesos técnicos y procedimientos de Sistema de personal a nivel Regional. 2. Proponer las políticas de gestión de personal del Gobierno Regional Moquegua. 3. Conducir el proceso de la formulación del Presupuesto Analítico de personal (PAP) en las diferentes instancias del Gobierno Regional Moquegua. 4. Brindar asesoramiento y emitir opiniones técnicas referentes al Sistema de Personal a las instancias superiores que lo requieran. 5. Conducir y ejecutar acciones referidas al Programa de Bienestar Social y a los servicios asistenciales del Gobierno regional de Moquegua. 6. Proponer y ejecutar Programas de capacitación y de Desarrollo de Personal en coordinación con los demás órganos del Gobierno Regional. 7. Elaborar Resoluciones de Sanción. 8. En los recursos administrativos que se tramites en el Gobierno regional que versan sobre acciones de personal deberán remitir opinión previa al de la Dirección regional de Asesoría Jurídica. 9. Formular proyectos de directivas sobre el Sistema de Personal, para ser aprobadas por acto resolutivo. 0. Y las demás que le sean asignadas por la ley y/o le asigne el Director Regional de Administración dentro del campo de su competencia LINEA DE INTERRELACION A. AUTORIDAD La Dirección de Recursos Humanos es un órgano de apoyo, depende jerárquicamente y administrativamente de la Dirección Regional de Administración y la autoridad la ejerce a través del Director sobre sus ó
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