escuela nacional de biblioteconomía y archivonomía

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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUPERIOR DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA ORGANIZACIÓN Y ELABORACIÓN DE INVENTARIO GENERAL POR EXPEDIENTE DE LA DOCUMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE PSICOPEDAGOGÍA DE LA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA INFORME QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA PRESENTA: MARCO ANTONIO LANDEROS ROSAS DIRECTOR: Lic. José Raúl Álvarez Arellano MÉXICO, D. F. 2014 Tabla de contenido Prefacio……………………………………………………………………………………III Introducción…...…………………………………………………………………………..IV Capítulo 1 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA) 1.1 Antecedentes Históricos 1 1.2 Estructura Orgánica 7 1.3 Organización Administrativa 8 1.4 Misión, Visión y Objetivos 14 1.5 Departamento de Psicopedagogía 16 Capítulo 2 Organización Documental en el Archivo de Trámite e Inventario General por Expediente 2.1 Ciclo Vital del Documento 18 2.2 Archivo de Trámite 20 2.3 Organización Documental 21 2.3.1 Identificación 23 2.3.2 Expedientación 25 2.3.3 Clasificación 27 2.3.4 Ordenación 28 I 2.4 Descripción 32 2.5 Instrumentos de Descripción 33 2.5.1Guía 34 2.5.2 Inventario 35 2.5.2.1 General (por expediente) 38 2.5.2.2 De Transferencia 38 2.5.2.3 De Baja Documental 39 2.5.3 Catálogo 41 2.5.4 Instrumentos Auxiliares 43 Capítulo 3 Organización y Elaboración de Inventario General de la Documentación del Departamento de Psicopedagogía 3.1 Situación actual 44 3.2 Identificación 47 3.3 Clasificación 49 3.4 Expedientación 51 3.5. Elaboración de inventario general por expediente 56 Conclusiones 65 Bibliografía 66 II Prefacio El presente informe tituladoOrganización y Elaboración de Inventario General de la Documentación del Departamento de Psicopedagogía de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, surge de larealización del servicio social en la institución y colaborar con la Subdirección Académica de la escuela en la organización de sus archivos. Por otro lado también tiene elpropósitode resaltar la importancia del trabajo archivístico en una institución pública. Aunado a lo anterior, el objetivo que pretendo alcanzar con la realización delpresente trabajo es obtener el título de Licenciado en Archivonomía, para que en un futuro pueda conseguir un nivel laboral superior; así como seguir preparándome académicamente para obtener un grado de maestría. Ante la realización del servicio social me pude dar cuenta de la importancia de contar con los conocimientos archivísticos que fueron impartidos a lo largo de los 9 semestres en la ENBA, ya que de no poseerlos el trabajo hubiera sido infructuoso, pues no hubiera contado con los elementos necesarios para realizar la organización de los documentos encomendados por el área administrativa, por lo que puedo decir que este informe es una referencia de las enseñanzas impartidas por cada uno de los docentes de la escuela y dichas enseñanzas fueron llevadas a la práctica dejando ver la importancia de la Archivonomía. Espero que este informe sirva como recurso o fuente de información para los alumnos o egresados de la ENBA que se interesen en los archivos de trámite de la escuela o de cualquier institución. Agradezco el apoyo brindado por la ENBA para la realización del servicio social y a todas las personas que intervinieron en la realización del presente trabajo por las aportaciones otorgadas; así como a mi familia por el apoyo incondicional. III Introducción La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía es una institución federal, por lo que es sujeto obligado en la aplicación de la normatividad y legislación archivística vigente en materia de archivos, de este modo es de vital importancia contar con sus archivos debidamente organizados. Tomando en cuenta lo anterior, el presente informe es el resultado de la ejecución de las actividades y procesos archivísticos a la documentación del Departamento de Psicopedagogía, mismo que depende de la Subdirección Académica de la ENBA. El informe está dirigido a reflejar el proceso de organización de la documentación; así como la elaboración de un inventario general por expediente del mencionado departamento. Para realizar el informe fue necesario utilizar el método analítico, que permite aplicar un análisis general dela problemática explicando su naturaleza, el objeto de estudio y describiendo cada una de las partes. La investigación que se aplicó fue documental, revisando en fuentes bibliográficas aspectos históricos y teóricos. Se examinaron los instrumentos de control y consulta para la realización del inventario antes mencionado. La estructura del informe se divide en tres capítulos, el primer capítulo se denominaLa Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, siendo este el marco referencialdonde se mencionan los antecedentes que dieron origen a la creación de esta institución educativa, observando los cambios y evolución que ha sufrido a través del paso de los años. También se asienta la estructura orgánica, Misión, Visión y Objetivos, así como las condiciones en las que se encontró la documentación del departamento en cuestión. IV En el segundo capítulo titulado Organización Documental en el Archivo de Trámite e Inventario General por Expediente, se citan las bases que sustentan el marco teórico que aborda lo referente al Ciclo Vital del Documento, el Archivo de Trámite, la Organización Documental y los Instrumentos de Descripción. Por lo que se refiere al tercer capítulo denominadoOrganización y Elaboración de Inventario General de la Documentación del Departamento de Psicopedagogía , se describen las actividades y procesos que se desarrollaron y aplicaron a la documentación , las cuales consistieron en identificar los documentos, clasificarlos, ordenarlos, aperturar expedientes y realizar un inventario general por expediente. Para finalizar se exponenlas conclusiones obtenidas con la elaboración del informe y toda la bibliografía consultada. V Capítulo 1 La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA) La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía es una institución de nivel superior que depende de la Secretaria de Educación Pública, que tiene como objetivo la formación de profesionales en Biblioteconomía y Archivonomía. Por lo tanto, en el presente capítulo se abordan los antecedentes y conformación de la ENBA que sirve de base para la elaboración del presente trabajo. 1.1 Antecedentes Históricos Los primeros antecedentes de la gestión de una institución cuyo principal propósito era la formación de personal preparado en materia de archivos y bibliotecas datan del año de 1915, cuando el Ejército Constitucionalista de Don Venustiano Carranza por decreto, instituye la Academia de Bibliografía en el Puerto de Veracruz. Un año después el Ing. Félix F. Palavicini, Subsecretario de Instrucción Pública y Bellas Artes, inaugura la primera Escuela de Bibliotecarios y Archivistas, quedando adscrita a la Biblioteca Nacional y como director a Don Agustín Loera y Chávez. Los requisitos para poder tomar los cursos que brindaba esta institución, son los siguientes: ã Haber cursado la primaria ã Tener más de 15 años y menos de 50 años Lamentablemente al no cubrir con las expectativas, no tener la afluencia deseada y sobre todo no tener el presupuesto necesario, tuvo que detener labores y cerrar la escuela. 1 En el año de 1925, se dio otro intento por establecer una escuela, la que fue inaugurada la “Escuela Nacional de Bibliotecarios en el anfiteatro de la Escuela Nacional Preparatoria, figurando como Director Don Juan B. Iguiniz, organizada por el departamento de Bibliotecas de la Secretaria de Educación Pública”1. Esta escuela solo estuvo en funciones 2 años, teniendo como principal motivo la deserción del alumnado y los bajos salarios dados a los bibliotecarios. Debido a los intentos anteriormente mencionados, se toma la decisión de impartir cursos por correspondencia en Archivos, Bibliotecas y Hemerotecas, el primero fue a cargo de Juana Manrique de Lara (Biblioteconomía) en el periodo de 1929- 1931 y el segundo estuvo a cargo de Francisco Gamoneda (Biblioteconomía y Archivonomía) en el periodo de 1937-1938. “En 1944 el Lic. Jaime Torres Bodet, entonces Secretario de Educación Pública, nombra al Lic. Jorge González Durán, Jefe del Departamento de Bibliotecas” 2, quien convencido de la necesidad de bibliotecarios preparados convoca al tercer Congreso Nacional de Bibliotecarios y Archivistas, aprobado por el Presidente de la República Manuel Ávila Camacho. “La inauguración de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía se realizó el 20 de julio de 1945, en el Palacio de Bellas Artes, ceremonia en la que Torres Bodet, expuso que la Escuela formaba parte de cuatro áreas fundamentales en la educación del país: Campaña nacional contra el analfabetismo; Mejoramiento cultural y profesional de los maestros a través del Instituto Federal de Capacitación Magisterial; intensificación de las actividades bibliotecarias en todo el país y; Labor editorial”3. 1 ESCOBAR BARRIOS, Andrea. Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Esbozo Histórico a sesenta años de su fundación. 2006. p.22. 2 MORALES CAMPOS, Estela. Testimonios de la bibliotecología mexicana: educación 1915-1954. México: El autor, 1987.p.22. 3 Ibíd. 2 Ya inaugurada la escuela “…inicia sus actividades en el cuarto piso del Palacio de Bellas Artes, con una inscripción de 54 alumnos en tres niveles educativos: capacitación, técnico y profesional, en Biblioteconomía; en Archivonomía se inició un año después, la tercera y actual Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía bajo la dirección de Francisco Orozco Muñoz permaneció en esta sede de 1945 hasta mediados de 1946…”4. La escuela cambia de sede de 1946 a 1951, teniendo como domicilio la calle de Barcelona No. 15 Colonia Roma, y de 1951 a 1962 cambio nuevamente, ubicándose en la calle de San Idelfonso No. 40 Colonia Centro de la Ciudad de México. En la década siguiente, se logra en el país un gran envión en la educación superior, la escuela se involucra y ajusta sus planes de estudio, implantando los niveles de bachillerato técnico, licenciatura y en 1964 la maestría. “La reestructuración de los planes de estudio determinó al nivel técnico como carrera terminal, después de la secundaria, y no como continuación a la maestría”5. Para el año de 1972, las autoridades y personal Docente de la Escuela se reúnen en diversas reuniones con la finalidad de revisar, cambiar y actualizar los Planes y Programas de Estudio, del mismo modo se modificó la denominación de Técnico y Maestría que se daba a estos estudios. Otro resultado de dichas reuniones fue la modificación de los planes de estudio con base en lo señalado en la Ley Federal de Educación Superior y de las Normas Reglamentarias de la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior (ANUIES), con lo anterior se estableció para el nivel Técnico, un Bachillerato con dos opciones terminales: Técnico en Biblioteconomía o en Archivonomía, quedando la Maestría como Licenciatura en ambas especialidades. 4 BARQUET CONCEPCIÓN. Evolución de la ENBA, su papel en el Sistema Educativo Nacional. Bibliotecas y Archivos No. 16. 1985. p.37. 5 DIAZ SANTANA. Gilberto. Nivel medio superior: bachillerato técnico en biblioteconomía. Bibliotecas y Archivos No. 9. 1979. p. 87. 3 “A partir de 1974 se pone en marcha el nuevo Plan de Estudios, ofreciendo Cursos Propedéuticos, mejor conocidos como Cursos de Nivelación, a los egresados del nivel técnico, con el fin de que pudiesen aprobar una serie de materias equivalentes al Bachillerato que ofrecía en ese momento la Escuela, para después poder acceder a la Licenciatura.”6 Posteriormente se lleva a cabo una reestructuración en 1978 en la Secretaria de Educación Pública y se elabora un Plan Educativo con programas y prioridades; creando la Dirección General de Publicaciones y Bibliotecas, este cambio requeriría el apoyo tanto de bibliotecarios como archivistas, por lo que la Escuela dependería de dicha Dirección. Cabe mencionar que se estableció por única vez que la Licenciatura en Biblioteconomía tuviera la modalidad de cursarse en cuatrimestres, esto inició septiembre de 1984 y concluyó en agosto de 1986. Asimismo, durante 1984- 1985 se dio la apertura del turno matutino del bachillerato, derivado de que existió demanda creciente de ingreso a este nivel de estudios, por lo que en consecuencia la ENBA se cambia en 1987 a las instalaciones de Miguel Ángel No. 94 Colonia Mixcoac, hasta el año de 1993. “El 14 de diciembre de 1988 se publicó en el Diario Oficial de la Federación el Acuerdo por el que se establece la Reordenación de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía y se aprueban los Planes de Estudio de las Licenciaturas en Biblioteconomía y Archivonomía.”7 En dicho acuerdo, se asientan los objetivos que tendría la escuela: 1. “Preparar y formar Bibliotecónomos y Archivónomos capaces de desarrollarse ética y profesionalmente en beneficio de los diferentes sectores de la población. 6 Morales Campos, Estela. Op. Cit. p.37 7 Ibíd. 4 2. Promover la superación profesional de los especialistas en dichas áreas a través de cursos de especialización y actividades de extensión educativa. 3. Desarrollar investigaciones acerca de la realidad y necesidades sociales en su campo de conocimiento.”8 En 1997 se ofrecen las licenciaturas en Biblioteconomía y Archivonomía en la Modalidad de Educación Abierta y a Distancia con cobertura nacional, dando un avance significativo a la escuela. En el siguiente año se realiza una nueva revisión curricular, actualizando los programas de estudio de 1992, poniéndolos en marcha en el ciclo escolar 1998- 1999 y se ofrece una formación profesional denominada Profesional Asociado. Para el año de 2001, con base en el Programa Nacional de Educación 2001-2006, que marca, que las políticas educativas que refieren al mejoramiento de la educación superior en las Instituciones de Educación Superior (IES), la ENBA elabora un Programa Integral de Fortalecimiento Institucional (PIFI) 2001-2006, planteando acciones diversas a lo largo de 5 años, para lograr mejorar la calidad de sus servicios educativos, estableciendo seis programas estratégicos: ã Fortalecimiento de la Docencia ã Generación y Aplicación del Conocimiento ã Desarrollo de la Extensión de los Servicios ã Mejoramiento de los Servicios de Apoyo Académico ã Mejoramiento de la Gestión Administrativa ã Difusión de la Cultura 8 Ibídem 5 “En la primera aplicación del PIFI se establecieron una serie de objetivos estratégicos, líneas de acción y metas, expresados en valores a cubrirse al 2006, a través de indicadores del ámbito de cada uno de los programas educativos que ofrece la ENBA. Estos valores se expresaron en un compromiso institucional de mejora continua de la calidad de sus procesos, para lograr la acreditación de dichos programas y la certificación de sus procesos de gestión más importantes por la norma internacional ISO 9000 *.”9 Actualmente la Escuela ofrece cuatro programas educativos en modalidad escolarizada y a distancia: 1. Licenciatura en Archivonomía 2. Profesional Asociado en Archivonomía 3. Licenciatura en Biblioteconomía 4. Profesional Asociado en Biblioteconomía *Conjunto de normas sobre calidad y gestión de la calidad, que son establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO), que se pueden aplicar en cualquier tipo de organización actividad orientada a la producción de bienes o servicios. 9 Secretaría de Educación Pública. Programa Nacional de Educación 2001-2006. México: SEP. 2001. p. 204 6 1.2 Es structura Orgánica O La estructura org gánica de la a institución n se conforrma de la siiguiente ma anera: DIRECC CION SUBDDIRECCION SUBDIRECCCION DE EVA ALUACION Y SUB BDIRECCION SUBD DIRECCION DEE ADMINISTRRATIV PLA ANEACION AC CADEMICA SSERVICIOS A BIBLLIOTECARIOS Y ARCHIVISTICOS D DEPARTAMENTT DEPARTTAMENTO O DE DIVISION DE DIVISION N DE DE REECURSOS DESARROLLO LICENCIATUURAS POSGRADDOS DEPARTTAMENTO HUMMANOS INSTITUCIONAL DE DESA ARROLLO DEPARRTAMENT Y COORDINACIO ON O DE DEPARTTAMENT DE D LICENCIATU URA ORGAN NIZACION DEPARTAMENTT D EDUAACACION TECNNICA DE O DE REECURSOS O DE CONTROLL DE ABIERRTA Y A FINANNCIEROS BIBLIOTECONO B OMI COLEC CCIONES ESCOLAR DISTTANCIA A COORDINACIO ON DEPARRTAMENT DEPARTAMENT D DEPARTAMENTT DEPARRTAMENT O DE SEERVICIOS O DE REECURSOS O DE APOYO Y DE D LICENCIATU URA O DE COMPUTO DE MATER RIALES Y SSERVICIOS A LA A ACADDEMICO SERVVICIOS COMUNIDAD ARCHIVONOM MIA GENEERALES DEPARRTAMENT O DE A RCHIVOS DEPARTAMENTT D O DE DEPARTAAMENTO DESARROLLO DE D I INFORMATICOO PSICOPEDAGOGIA DEPARTAAMENTO DEL CEN NTRO DE AUTOAACCESO PAR RA EL APRENDDIZAJE DE IDIO OMAS Fuente: Organigrama ela aborado por el autor. 7 1.3 Organización Administrativa Dirección La dirección es la principal instancia en la toma de decisiones, teniendo como objetivo principal alcanzar las metas establecidas desde su gestión y así lograr un funcionamiento óptimo en la institución. Para lograr lo anterior requiere:  Planear, dirigir, coordinar y evaluar el desarrollo de los programas académicos establecidos por la Secretaría de Educación Pública.  Determinar y establecer las políticas a seguir para el logro de los objetivos de la Escuela conforme a las disposiciones vigentes. A continuación se enlistan las diferentes áreas que conforman la Escuela; así como las actividades que realizan y sus atribuciones: Subdirección de Planeación y Evaluación  Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades de planeación, programación, presupuestación, extensión y vinculación con instituciones públicas o privadas.  Coordinar y supervisar la elaboración de planes de desarrollo institucional  Expresar a la dirección de la Escuela la creación, modificación o supresión de asignaturas o licenciaturas. Departamento de Desarrollo Institucional  Coordinar y elaborar programas de desarrollo institucional de acuerdo con las normas y lineamientos vigentes.  Coordinar el seguimiento y evaluación de los planes y programas institucionales. 8 Departamento de Control Escolar  Organizar, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la prestación de servicios escolares a los estudiantes, mantener actualizado su registro y el resultado de sus evaluaciones.  Atender la expedientación y reposición de la documentación de acreditación de estudios de la Escuela. Departamento de Apoyo y Servicios a la Comunidad  Difundir los programas de servicio social, prácticas profesionales, promoción deportiva, difusión cultural y de apoyo académico que se realicen en la institución.  Promover la obtención de becas y orientar a los aspirantes o becarios sobre los requisitos y obligaciones para el otorgamiento de éstas.  Promover la participación de la comunidad escolar en la realización de eventos culturales, artísticos, deportivos, sociales y recreativos que coadyuven a la información integral. Departamento de Desarrollo Informático  Brindar asesoría y soporte técnico en materia de informática a todos y cada uno de los departamentos que conforman la Escuela.  Analizar y desarrollar sistemas de información automatizados que apoyen y faciliten las labores de las diversas áreas de la Escuela. Subdirección Académica  Planear, organizar, dirigir y evaluar el desarrollo de los planes y programas de estudio de licenciatura de la Escuela de acuerdo con las normas y lineamientos establecidos por la Secretaría de Educación Pública. 9  Aplicar la estructura orgánica autorizada para la Subdirección Académica y verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el desarrollo de las actividades. División de Licenciaturas  Programar, organizar, dirigir y controlar las actividades académicas relacionadas con las licenciaturas que se imparten en la ENBA.  Elaborar el calendario y horarios de las actividades académicas de las licenciaturas, en
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