AUDITORIA OPERATIVA AL PROCEDIMIENTO DE CAJAS MUNICIPALES. Dirección de Control. VHEG/SFB/cu/dph

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  Dirección de Control AUDITORIA OPERATIVA AL PROCEDIMIENTO DE CAJAS MUNICIPALES VHEG/SFB/cu/dph Página 1 Puente Alto, Junio 2015 TABLA DE CONTENIDO 1.RESUMEN EJECUTIVO COMPETENCIA Y RAZONES DE
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Dirección de Control AUDITORIA OPERATIVA AL PROCEDIMIENTO DE CAJAS MUNICIPALES VHEG/SFB/cu/dph Página 1 Puente Alto, Junio 2015 TABLA DE CONTENIDO 1.RESUMEN EJECUTIVO COMPETENCIA Y RAZONES DE LA AUDITORÍA OPERATIVA SUSTENTO LEGAL DE LA AUDITORIA AUDITORIA AL PROCEDIMIENTO DE CAJAS MUNICIPALES OBJETIVOS Y ALCANCE DEL TRABAJO DESARROLLADO Objetivo General Objetivos Específicos Alcance ASPECTOS O CRITERIOS CONSIDERADOS PROCESO OBTENCION DE LA MUESTRA DESARROLLO DE LA AUDITORIA Total muestra de fiscalización de cajas Municipales Detalle por Funcionario Análisis de la muestra Resumen General Arqueos (Excedentes y Faltantes) ACTUAL ENTORNO LABORAL DE LOS CAJEROS Sugerencias/Mejoras SEGURIDAD EN TRASLADO DE DINEROS, CÁMARAS Seguridad en el traslado del dinero desde Cajas a Depto. Tesorería Cámaras de Seguridad Sugerencias/Mejoras ADMINISTRACION, ASIGNACION POR CAJA, MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de Procedimientos Asignación por pérdida de caja Marco Legal Sugerencias/Mejoras POLIZA DE FIDELIDAD FUNCIONARIA Sustento legal Desarrollo de la investigación Detalle de cálculos CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ANEXO 1 Manual de Procedimientos actualizado, Dir. De Administración y Finanzas ANEXO 2 Memorandum N 217 (de Tesorería Municipal) ANEXO 3 Copia de Póliza de Fianza Fidelidad Funcionaria Valores Fiscales Página 1 1. RESUMEN EJECUTIVO De acuerdo al programa anual de auditorías 2015, se procedió a realizar una serie de arqueos a las cajas recaudadoras ubicadas en dependencias municipales, tanto en el edificio Consistorial, como la caja ubicada en el Departamento de Zoonosis. El principal propósito de esta inspección y posterior informe, es registrar durante un período, el ingreso de dineros recaudados por concepto de tributos y otros ingresos municipales, contrastados con el informe que entrega el sistema a cada cajero. Se realizaron arqueos a los cajeros mediante la programación de un listado con los nombres, ubicaciones físicas, posibles fechas de arqueo, sin un patrón lógico de fiscalización mediante el cual se haya podido advertir la fiscalización. El monto total de la muestra es de $ (ochenta y seis millones, novecientos cincuenta y dos mil, seiscientos treinta y seis pesos) correspondiente a la suma total obtenida de la contabilización y cuadratura de todas las transacciones de las cajas inspeccionadas durante el período de un mes. Las desviaciones extremas de los arqueos realizados alcanzan un máximo de $ sobrante y -$9.211 faltante. En el ámbito propio de los informes entregados, se revisan y contrastan sugerencias y observaciones realizadas en Auditorias de años 2012, 2013 y Además, se decide realizar una serie de preguntas al cajero, con el objetivo de verificar el cumplimiento correcto de los procedimientos y observaciones realizadas en informes pasados. Además, se revisan antecedentes administrativos, tales como: Revisión física de cada una de las Póliza de Fianza Fidelidad funcionaria y el descuento realizado a los funcionarios, Otorgamiento de la Asignación por caja, Manual de Procedimientos vigente, entre otros. Página 2 2. COMPETENCIA Y RAZONES DE LA AUDITORÍA OPERATIVA De acuerdo con lo establecido en el Plan de Auditoría Operativa para el año 2015 y dando cumplimiento al Artículo 29, letra a) de la Ley N , Orgánica Constitucional de Municipalidades y sus modificaciones, se hace entrega del informe de Auditoría Operativa al Procedimiento de Cajas Municipales. 3. SUSTENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La Ley N Orgánica Constitucional de Municipalidades, en su Artículo 29, señala las funciones de la Unidad de Control, estableciendo claramente la facultad de realizar la Auditoría Operativa Interna de la Municipalidad con el objeto de fiscalizar la legalidad de su actuación. A su vez, se establece en el Art.133; sobre la fiscalización de las corporaciones en que el municipio tenga participación, y en su Art. 134 que sin perjuicio de lo establecido en los artículos 6 y 25 de la Ley , la Contraloría General de República fiscalizará las corporaciones, fundaciones o asociaciones municipales, cualquiera sea su naturaleza y aquellas constituidas en conformidad con este título, con arreglo al Decreto con fuerza de Ley N /80, del Ministerio del Interior, o de acuerdo a cualquiera otra disposición legal, respecto del uso y destino de sus recursos, pudiendo disponer de toda información que requiera para este efecto. La Unidad de Control municipal respectiva tendrá, en los mismos términos, la facultad fiscalizadora respecto de estas unidades (Dictamen N 01362/00). Página 3 4. AUDITORIA AL PROCEDIMEINTO DE CAJAS MUNICIPALES 4.1. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL TRABAJO DESARROLLADO Objetivo General El objetivo general, es el análisis de las transacciones de dinero en efectivo, pagos recibidos con Tarjetas de Débito y/o Crédito, documentos (cheques), durante un lapso determinado, comprobando si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y el saldo que arroja el sistema Insico y Proexi, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja. Además, se realizan controles a distintos aspectos administrativos que afectan o involucran directamente a los funcionarios auditados en este proceso. Este informe, permitirá verificar si los controles internos se están llevando adecuadamente, como así mismo las recomendaciones realizadas en auditorias anteriores Objetivos Específicos Fiscalizar el cumplimiento en la legalidad y en los procesos estipulados por la Dirección de Finanzas, Departamento de Tesorería, con respecto a la recaudación de dineros de las cajas municipales, cuadratura de éstos, traslado de la recaudación, atención al cliente, entre otros. Verificar que las recomendaciones realizadas en auditorias anteriores (años 2012, 2013 y 2014) hayan sido incorporadas y llevadas a la práctica. Comparar los montos en dinero que se entregan a las personas que cumplen la función de Cajero, con respecto a las Asignaciones por caja que otorga la Municipalidad Investigación de las Póliza de Fianza Fidelidad Funcionaria Valores fiscales (Alcances y coberturas) Alcance Periodo Auditado: Los arqueos se realizaron desde el 15 de Abril del 2015 hasta el 18 de Mayo del Periodo de ejecución de la Auditoria: desde el 15 de Abril del año 2015 hasta el 16 de Junio del año Página 4 4.2. ASPECTOS O CRITERIOS CONSIDERADOS La revisión de procesos y documentación contempló: a) Legalidad. Examen destinado a constatar que se ha cumplido con las normas legales vigentes que tienen injerencia. b) Documentos pertinentes. Se verifica la existencia de los documentos necesarios, de acuerdo al procedimiento normal, para que en el particular se cumpla los requisitos. c) Verificación del proceso. Se examina si el proceso fue el adecuado de acuerdo a los las normas y procedimientos. d) Documentos originales. Se verifica que los documentos atingentes que respaldan el acto y su cometido sean en original. e) Imputación correspondiente. Se examina que la imputación sea en concordancia con lo dispuesto en el Clasificador Presupuestario de ingresos. f) Firmas y autorizaciones pertinentes. Se verifica que se registren las firmas, autorizaciones y timbres respectivos. Página 5 4.3. PROCESO OBTENCION DE LA MUESTRA La obtención de la muestra se realizó escogiendo al azar dentro de la totalidad de cajas receptoras de pagos, en fechas diferentes, sin un patrón lógico de fiscalización mediante el cual se haya podido advertir la fiscalización, otorgando así una mayor fidelidad del comportamiento real. Se hizo el siguiente calendario para los arqueos. Calendario Arqueos a Cajas, año 2015 Municipalidad de Puente Alto Abril Mayo Nombre Cajero (a) Jaqueline Varas Sara Morales Teresa Puente Alvaro Lopez Patricia Farias Juan Astudillo Simbología 1=Primera Auditoria 2= Segunda Auditoria 3=Tercera Auditoria Se procedió a realizar tres arqueos a cada caja, con la finalidad de poder observar el comportamiento respecto de una fiscalización con la otra, y así poder obtener el patrón de desempeño y habitualidad en el ejercicio de la función. En el caso de don Álvaro López, éste se encuentra reemplazando a don Nelson Jiménez, Caja de Zoonosis es por eso que presenta una mayor cantidad de arqueos. En cada una de las visitas, además se inspecciona el lugar físico, orden, limpieza, iluminación, ruidos, disposición de las personas, atención al cliente, entre otros. Página 6 5. DESARROLLO DE LA AUDITORIA 5.1. TOTAL MUESTRA DE FISCALIZACIÓN DE CAJAS MUNICIPALES En los arqueos realizados a las distintas cajas municipales se fiscalizaron un total de $ (ochenta y seis millones, novecientos cincuenta y dos mil, seiscientos treinta y seis pesos) los que se verificaron físicamente en las cajas aludidas, a continuación se detallan las fiscalizaciones realizadas. 1 Arqueo 2 Arqueo 3 Arqueo N Caja Ubicación Fecha Arqueo Nombre Cajero (a) $ existente en caja Total Sistema $ Diferencia 10 Edificio Consistorial 15/04/2015 Jaqueline Varas $3,434,867 $3,434,469 $398 1 Edificio Consistorial 16/04/2015 Sara Morales $4,477,594 $4,477,981 -$387 3 Edificio Consistorial 16/04/2015 Teresa Puente $2,740,213 $2,740,145 $68 32 Zoonosis 17/04/2015 Alvaro Lopez $62,200 $46,800 $15, Edificio Consistorial 20/04/2015 Patricia Farias $6,384,684 $6,385,562 -$ Cajero Movil 20/04/2015 Alvaro Lopez $500,709 $500,709 $0 2 Edificio Consistorial 22/04/2015 Juan Astudillo $2,796,985 $2,801,142 -$4,157 SUB TOTAL PRIMER ARQUEO $20,397,252 $20,386,808 $10, Zoonosis 20/04/2015 Alvaro Lopez $103,600 $84,600 $19,000 1 Edificio Consistorial 23/04/2015 Sara Morales $4,527,616 $4,527,312 $ Edificio Consistorial 24/04/2015 Patricia Farias $7,083,085 $7,082,990 $95 3 Edificio Consistorial 27/04/2015 Teresa Puente $2,718,191 $2,717,372 $ Edificio Consistorial 27/04/2015 Jaqueline Varas $3,838,792 $3,838,416 $376 2 Edificio Consistorial 30/04/2015 Juan Astudillo $4,761,206 $4,770,417 -$9, Cajero Movil 11/05/2015 Alvaro Lopez sin movimiento sin movimiento $0 32 Cajero Movil 07/05/2015 Alvaro Lopez $1,465,620 $1,465,620 $0 SUB TOTAL SEGUNDO ARQUEO $24,498,110 $24,486,727 $11, Zoonosis 05/05/2015 Alvaro Lopez $87,000 $76,400 $10,600 2 Edificio Consistorial 11/05/2015 Juan Astudillo $2,299,915 $2,285,166 $14, Edificio Consistorial 11/05/2015 Patricia Farias $16,522,346 $16,522,324 $22 3 Edificio Consistorial 11/05/2015 Teresa Puente $15,323,804 $15,323,417 $387 1 Edificio Consistorial 18/05/2015 Sara Morales $2,191,071 $2,191,007 $64 10 Edificio Consistorial 18/05/2015 Jaqueline Varas $4,842,159 $4,842,129 $30 32 Cajero Movil 15/05/2015 Alvaro Lopez $790,979 $790,979 $0 SUB TOTAL TERCER ARQUEO $42,057,274 $42,031,422 $25,852 TOTAL MUESTRA $86,952,636 $86,904,957 $47,679 Página 7 DETALLE POR FUNCIONARIO Sra. Jaqueline Varas Actividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia Primer Arqueo 15/04/2015 $3,434,867 $3,434,469 $398 Segundo Arqueo 27/04/2015 $3,838,792 $3,838,416 $376 Tercer Arqueo 18/05/2015 $4,842,159 $4,842,129 $30 Total Arqueo Sra. Jaqueline Varas $12,115,818 $12,115,014 $804 Sra. Sara Morales Actividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia Primer Arqueo 16/04/2015 $4,477,594 $4,477,981 -$387 Segundo Arqueo 23/04/2015 $4,527,616 $4,527,312 $304 Tercer Arqueo 18/05/2015 $2,191,071 $2,191,007 $64 Total Arqueo Sra. Sara Morales $11,196,281 $11,196,300 -$19 Sra. Teresa Puente Actividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia Primer Arqueo 16/04/2015 $2,740,213 $2,740,145 $68 Segundo Arqueo 27/04/2015 $2,718,191 $2,717,372 $819 Tercer Arqueo 11/05/2015 $15,323,804 $15,323,417 $387 Total Arqueo Sra. Teresa Puente $20,782,208 $20,780,934 $1,274 Sr. Alvaro López Actividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia Primer Arqueo 21/04/2015 $500,709 $500,709 $0 Segundo Arqueo 11/05/2015 sin movimiento sin movimiento $0 Segundo Arqueo 07/05/2015 $1,465,620 $1,465,620 $0 Tercer Arqueo 15/05/2015 $790,979 $790,979 $0 Total Cajero Movil $2,757,308 $2,757,308 $0 Actividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia Primer Arqueo 17/04/2015 $62,200 $46,800 $15,400 Segundo Arqueo 20/04/2015 $103,600 $84,600 $19,000 Tercer Arqueo 05/05/2015 $87,000 $76,400 $10,600 Total Cajero Zoonosis $252,800 $207,800 $45,000 Sra. Patricia Farías Actividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia Primer Arqueo 20/04/2015 $6,384,684 $6,385,562 -$878 Segundo Arqueo 24/04/2015 $7,083,085 $7,082,990 $95 Tercer Arqueo 11/05/2015 $16,522,346 $16,522,324 $22 Total Arqueo Sra. Patricia Farías $29,990,115 $29,990,876 -$761 Sr. Juan Astudillo Actividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia Primer Arqueo 22/04/2015 $2,796,985 $2,801,142 -$4,157 Segundo Arqueo 30/04/2015 $4,761,206 $4,770,417 -$9,211 Tercer Arqueo 11/05/2015 $2,299,915 $2,285,166 $14,749 Total Arqueo Sr. Juan Astudillo $9,858,106 $9,856,725 $1,381 Página 8 Valores ($) Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos 5.2 ANÁLISIS DE LA MUESTRA Conforme a lo anteriormente establecido, se grafica la desviación presentada por las distintas cajas fiscalizadas con respecto a las diferencias presentadas en las cuadraturas. Arqueo a Cajas Municipales Detalle de totales año 2015 Sra. J. Varas Sra. S. Morales T. Puente Sr. A. Lopez (Zoonosis) Sr. A. Lopez (Cajero Movil) P. Farías Sr. J. Astudillo Primer Arqueo $398 -$387 $68 $15,400 $0 -$878 -$4,157 Segundo Arqueo $376 $304 $819 $19,000 $0 $95 -$9,211 Tercer Arqueo $30 $64 $387 $10,600 $0 $22 $14,749 T O T A L $804 -$19 $1,274 $45,000 $0 -$761 $1,381 Diferencias Totales en Arqueos 2015 $ $ $ $ $ $ $0 -$ $804 -$19 $1.274 Sra. J. Varas Sra. S. Morales T. Puente Sr. A. Lopez (Zoonosis) FUNCIONARIOS $0 -$761 Sr. A. Lopez (Cajero Movil) $1.381 P. Farías Sr. J. Astudillo Página 9 Diferencias Totales (3 Arqueos) $ $ $ $ $5.000 $0 -$ $ $ Sra. J. Varas Sra. S. Morales T. Puente Sr. A. Lopez (Zoonosis) Sr. A. Lopez (Cajero Movil) P. Farías Sr. J. Astudillo Primer Arqueo $398 -$387 $68 $ $0 -$878 -$4.157 Segundo Arqueo $376 $304 $819 $ $0 $95 -$9.211 Tercer Arqueo $30 $64 $387 $ $0 $22 $ Primer Arqueo Segundo Arqueo Tercer Arqueo El gráfico muestra las variaciones de dineros que se obtuvo en cada arqueo de caja, esto es, la diferencia en dinero como saldo una vez asociados los registros de pagos con sus correspondientes valores dados. Las desviaciones extremas alcanzan los máximos de dineros injustificados equivalente a $ excedentes en la caja de Zoonosis a cargo del Sr. Álvaro López y de -$9.211 faltantes, este faltante lo presenta el Sr. Juan Astudillo RESUMEN GENERAL ARQUEOS (EXCEDENTES Y FALTANTES) -Existen excedentes en las cajas menores a $500 en 9 arqueos, y un arqueo menor a $ Existen excedentes en las cajas entre rangos $ a $ en 4 arqueos -Existen faltantes en las cajas menores a $ en 2 arqueos -Existen faltantes en las cajas entre rangos de $ a $ en 2 arqueos a la misma persona Página 10 Al iniciar los arqueos, nos informan que el señor Nelson Jiménez se encuentra con Licencia Médica, por lo tanto la caja de Zoonosis, queda a cargo de don Álvaro López. Esta caja presenta excedentes importantes en los tres arqueos, quien alude a que es dinero de su propiedad que usa para dar vueltos cuando comienza la jornada. Las cajas que se encuentran en el Edificio Consistorial, si bien es cierto no están perfectamente cuadradas, en 10 arqueos, presentan excedentes que van desde $ 22 a $819 siendo el mayor monto. El mayor monto faltante es de -$878 Las recaudaciones realizadas por el señor Juan Astudillo, en dos ocasiones presentan dineros faltantes, éstos son: -$4.157 y Y en el último arqueo, su excedente es de $ Su cuadratura es la menos exacta con respecto a los faltantes. Cuando comenzamos nuestro segundo arqueo, en virtud que las cajeras del Edificio Consistorial podrían cometer errores al contabilizar el dinero en nuestra presencia, llevamos un cartel que pusimos en la ventanilla el que dice EN ARQUEO DE CAJAS, DISCULPE LAS MOLESTIAS el cartel está diseñado con el logo de la Municipalidad a la izquierda, y a la derecha dice Dirección de Control. Con esta medida la cajera se siente más segura que no habrá interrupción. La caja permanece cerrada alrededor de 20 minutos aproximadamente. La caja a cargo de don Juan Astudillo, correspondiente a la recaudación en dinero de los dos Juzgados de Policía Local, es revisada después que termina el horario de atención al público, debido a la afluencia de contribuyentes. Se observa que las Cajas del edificio Consistorial existe pegado en el vidrio un cartel que dice No se reciben cheques, sólo efectivo y tarjetas a pesar de no estar estipulado en ningún documento formal o procedimiento que nuestra Municipalidad ya no recibirá cheques. En la práctica, si se reciben cheques, solo de titulares de Cuenta Corriente que realicen pago. Página 11 5.3. ACTUAL ENTORNO LABORAL DE LOS CAJEROS (OBSERVACION): -Riesgo a contraer alguna enfermedad que pueda ser contagiada por algún animal que ingrese para ser atendido Zoonosis -Mobiliario en buenas condiciones. Foto 1: Escritorio receptor de los dineros Foto 2: Caja en la que se guardan los dineros Foto 1: Ventanas con papeles para aislar el sol y luz. Página 12 -Iluminación deficiente para cada estación de trabajo. Edificio Consistorial -Las cajeras almuerzan en el lugar. -Se nota una desprolijidad en cuanto al orden de los mesones. Platos encima, tazas, cucharas, TV encendida. -Puerta con chapa funcionando correctamente Foto 1: ventanillas de atención al público Página 13 Foto 1: Calefactores en el piso, tv, microondas. Foto 2: Botella de Alcohol gel, frigobar, paredes. Foto 1: Deficiente iluminación, cajeras de pie Página 14 Caja Juzgado Policía local -Deficiente iluminación -Mala ventilación -Mobiliario en buenas condiciones -Puerta con chapa funcionando correctamente Foto 1: Frontis de la caja. Foto 2: Caja Página 15 Cajero Móvil -Caja fuerte se encuentra en otra oficina. Se nota resguardada -El lugar físico de la persona se encuentra a la entrada de la oficina -Deficiente iluminación Foto 1: Caja fuerte Foto 2: Estación de trabajo Página 16 5.4. SUGERENCIAS/MEJORAS Se sugiere de manera urgente para las cajas del Edificio Consistorial, habilitar los botones de pánico. Reparación/Mantención del mobiliario y Revisión de la iluminación. Para el cajero móvil, se sugiere mejorar su estación de trabajo, el que actualmente comparte con otra persona. Para Zoonosis, se sugiere la instalación de cortinas tipo Roller, las que sean capaces de filtrar el calor y los rayos solares. En la actualidad, las ventanas están cubiertas con papel tipo kraft a modo de cortinas. Página 17 6. SEGURIDAD EN TRASLADO DE DINEROS, CÁMARAS 6.1. SEGURIDAD EN EL TRASLADO DEL DINERO DESDE CAJAS A TESORERIA En la actualidad las cajeras una vez que terminan su jornada laboral, realizan su arqueo diario y se dirigen, cruzando todo el edificio hacia el Departamento de Tesorería para entregar lo recaudado. El dinero es transportado en bolsas plásticas, transparentes. No son custodiadas por ningún guardia. Planteamos en su momento la inquietud al encargado de Guardias en el Edificio (Empresa Sociedad de Seguridad Integral Jorge Cifuentes Almazabal Ltda.), y comenta que nunca les han dicho que las acompañen en la tarde. La jefa de Tesorería comenta que ella lo ha solicitado, pero a la fecha no ha habido cambios. En ocasiones específicas les dan la instrucción de orden y custodia en cajas, ello sucede cuando hay pagos masivos, como Vencimientos. De todas las veces que asistimos a las cajas del edificio, la empresa de guardias escasamente se encuentra vigilando el sector de cajeras. Notamos que no hay un guardia asignado a ese lugar CAMARAS DE SEGURIDAD Las cámaras instaladas en el edificio Consistorial son de Registro, ya que si está ocurriendo algún asalto o robo a alguna persona, no hay nadie vigilándolas ni que pueda advertir a los guardias. En la actualidad, existen cámaras activas en sólo dos lugares: Sector cajas y Departamento de Informática. Las información de las cámaras instaladas en Cajas del Edifi
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