Auditoria Operacional de Compras

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  Auditoria operacional de compras
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  AUDITORIA OPERACIONAL DE COMPRAS Es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los recursosnecesarios, principalmente de carácter material para la realización de sus objetivos.La operación de compras comprende entre otras, las siguientes actividades: 1. Proponer objetivos, políticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos. 2. ormular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a lasnecesidades de producción, ventas, condiciones y ciclos de mercado, etc. 3. !oordinar en orma e iciente los recursos #umanos, materiales y t$cnicos queintegran la operación de compras y proponer los cambios pertinentes. 4. Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de losdiversos artículos, que de manera repetitiva, se requieren en la empresa y mantener in ormación #istórica de estos artículos. 5. %ecibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artículos yservicios que las diversas áreas de la empresa requieran. 6. &igilar que los departamentos que solicitan la adquisición de alg'n artículo lo #agancumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa, con las especi icacionesadecuadas de los artículos requeridos y con la oportunidad que permita suabastecimiento normal. 7. (btener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de losartículos diversos. 8. )nalizar las posibilidades y alternativas en la adquisición de cada artículorequerido. 9. *eleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artículo requerido,así como las propias de su empresa, garantice una compra optima al menor costo yaseguren el abastecimiento optimo de los artículos adecuados. 10. &igilar que los pedidos incados se surtan de acuerdo con lo solicitado encantidades, especi icaciones, tiempo, precio y demás condiciones de entrega.  11. Presentar las reclamaciones ya en su caso #acer la devolución de artículos surtidosen desacuerdo con lo pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa yatender las observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores. 12. Participar en el establecimiento de las políticas relativas al pago a proveedoresconsiderando las condiciones de +esorería de la empresa para aprovec#ar al máimolas posibilidades de negociación de las compras. 13. !oordinar sus actividades con áreas relacionadas, principalmente, producción,ventas, almacenes, control de calidad y tesorería. Objeti! e L# A$ it!%i# O&e%#'i!(#) e C!*&%#+ El objetivo de la auditoria operacional de compras es eaminar las actividades que integran-párra o  al /0 con el propósito de mejorar los controles operativos componentes y la propia e iciencia en el desarrollo de dic#as actividades. Met! !)!,-#. La metodología general para el eamen de las operaciones esta contenida en el boletín 1 deesta comisión en este boletín se dan algunas orientaciones procedimientos que se describena continuación deberán adecuarse y complementarse en cada caso particular. AMILIARI/ACIN .el auditor debe amiliarizarse en lo particular con la operación de compras, llevandoa cabo un estudio general de sus objetivos, políticas, organización, ubicación de laoperación de compras en el lujo de la operación. 1.estudiar los epedientes de auditoria e in ormes y cortos de recomendaciones osugerencias cuando esto será aplicable. i+it# # )#+ I(+t#)#'i!(e+ /.2nspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las áreas de recepción,almacenaje, etc.  INESTIACIN  ANLISISA()i+i+ i(#('ie%!  e i(!%*#'i( !&e%#ti#.4. )nalizar la in ormación eistente relativa a compras, tanto de carácter interno comoeterno, deberá analizar si el tipo de estadísticas que la empresa mantiene es eladecuado a sus necesidades como pueden ser compras de artículos por áreasgeográ icas, por clase de proveedor, etc.3.Estudiar las ci ras estadísticas y proyecciones de compra, tanto en unidades comoen valores.4.comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser posible conlos de empresas similares. *e considera de utilidad elaborar cuadros comparativoscon ci ras internas y eternas, razones inancieras y otros daros relativos tales comocondiciones, precio de algunos artículos.5.Elaborar cuestionarios y guías de entrevistas que permitan conocer cómo se realizala operación de compras, para entrevistas a los responsables de la ejecución de lascompras y veri icar la aplicación de las políticas en esa área. E:#*e( e )#+ !'$*e(t#'i!(e+ e i(e+ti,#'i!(e+ e+&e'-i'#+ 6.estudiar los diversos registros, ormas arc#ivos, relativos a compras, proveedores,requisiciones, análisis de precios, condiciones de compra, estadísticas, análisis decasos signi icativos, etc. Esta revisión debe abarcar entre otros aspectos laveri icación de que eiste el numero su iciente de proveedores, para cada articuloque se #aga una investigación de nuevos proveedores, periódicamente, que no#ayan surtido en los 'ltimos meses el artículo que se estudie.7.!omprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los análisisestadísticos y en las entrevistas. )nalizar los programas de auditoria interna y de ser  posible los papeles de trabajo que srcine para detectar áreas en que se puedensugerir algunos procedimientos adicionales que permitan asegurarse de que las políticas establecidas para llevar a cabo las compras se cumplen adecuadamente.8.preparar diagramas de lujo que muestren la secuencia de la operación, lo cual acilita la localización de aspectos susceptibles de mejorarse. )dicionalmente,   pueden elaborarse memorando descriptivos de la operación para su estudio yanálisis. Por ultimo se podrá analizar la mejor conveniencia en cuanto a lugares deentrega ya sean estos almacenes centrales o unidades de consumo. *i los t$rminosde entrega son en el local del proveedor por que los letes sean mejor negociados por la empresa o si resulta más recomendable contratar entregas que incluyan letes pagados..cuanti icar el posible e ecto de cambio en algunos artículos, materiales y en losm$todos de compra, compras de volumen, determinación del lote económicos decompra, alternativas de comprar o abrica, investigar si la empresa opera con basealg'n presupuesto de compras en cuyo caso deberá estudiarse este9 analizar susvariaciones principales y obtener una eplicaron sobre los mismos.1.conviene investigar si se tiene establecida una política de rotación de compradorescuando el volumen de las compras permita esta práctica asimismo deberá investigar si se tiene una adecuada supervisión del personal que e ect'a directamente lascompras. Estudiar el costo total del manejo del departamento de compras en uncióndel volumen de operaciones que realizar para determinar de manera general su coste#abilidad. )nalizar si es el caso, si se cumple con las políticas establecidas por eldepartamento de ventas cuando el precio de compras es la base para establecer el precio de venta de cada artículo./.%evisar los m$todos de trabajo, manuales de procedimientos, instructivos y ormasen uso que regulen la operación de compras. Re+$*e(  i+'$+i( &%ei# e )!+ &%!b)e*#+ ete't# !+ .Estudiar la in ormación obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la e iciencia en la operación de compras.3.%esumir las observaciones #ec#as y los resultados de las investigaciones que permitan captar de alguna omisión en el trabajo desarrollado.4.;iscutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse amedida que progrese el eamen y tiende a aprovec#ar la eperiencia del personal dela empresa, motivar su participación y a inar la interpretación del auditor.
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