Auditoria Operacional

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  AUDITORIA OPERACIONAL            1. Concepto 2. Ciclo de operaciones 3. Metodología 4. Levantamiento de información 5. Preparación de papeles de trabajo 6. Verificación de sistemas en vigor 7. Evaluación 8. diagnóstico e informe 9. Segumiento 10. Control de deficiencias en papeles de auditoria y generación de recomendaciones 11. Emisión del informe 1. CONCEPTO Auditoria Operacional se define como el examen y evaluación profesional de todas o una parte de las operaciones a actividades
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  AUDITORIA OPERACIONAL  1. Concepto  2. Ciclo de operaciones  3. Metodología  4. Levantamiento de información  5. Preparación de papeles de trabajo  6. Verificación de sistemas en vigor   7. Evaluación  8. diagnóstico e informe  9. Segumiento  10. Control de deficiencias en papeles de auditoria y generación de recomendaciones  11. Emisión del informe 1. CONCEPTO Auditoria Operacional se define como el examen y evaluación profesional de todas o una parte de lasoperaciones a actividades de una entidad cualquiera, para determinar su grado de eficacia, economía y eficienciay formular recomendaciones gerenciales para mejorarlo. 2. CICLO DE OPERACIONES Se define a una operación como al conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivoparticular dentro de la empresa, tales como vender, comprar, producir, etc.Compras:La función es el proveer buenos productos y servicios a buen precio, a buen tiempo y en un buen lugar. Encompras deben existir diferentes niveles, en los niveles bajos es la eficiencia con que el personal auxiliar cumplacon la parte que le corresponde en los procedimientos operacionales; en el nivel intermedio, existe interés en laefectividad con que las actividades individuales cumplan con los aspectos más importantes tales como laselección de proveedores la negociación del proceso; y en los niveles altos, hay preocupación por el grado en elque se puedan percibir las oportunidades de lograr mejores compras para las demás funciones gerenciales.Recepción:El ciclo de recepción es una continuación del ciclo operacional que se inicio en la actividad de procurarsemateriales y servicios. Da inicio e el momento en que el transportista hace su entrega a la organización o en algúnotro sitio estipulado previamente; es aquí donde la mercancía es recibida en las cantidades especificaciones ycondiciones pactadas en la orden de compra, el proceso de recepción incluye el cuidado físico de que lasmercancías sean recibidas y resguardadas por el usuario o en los almacenes de la organización.Inventarios y Almacenes:Los materiales almacenados en el inventario pueden ser de diverso tipo: materias primas, refacciones,partes, subensambles, etc. Y quedan a disposición de un ulterior uso para alguna fase del proceso demanufactura, para mantenimiento de alguna otra actividad operacional, o pueden estar a la venta al consumidor:     El almacenamiento de esos materiales de tal manera que se encuentren adecuadamentesalvaguardados y disponibles para cuando se requieran.     La recolección y distribución de materiales específicos bajo requerimientos debidamente especificados.     La determinación de tipo de materiales y cantidades de ellos que se van a mover dentro de losalmacenes.  Producción y mantenimiento:Los objetivos de la producción pueden variar dependiendo de cada organización. En algunos casos comolas cadenas de tiendas departamentales, pueden ser completamente insignificantes; pero en otros como lamanufactura de un automóvil o de un producto metálico son muy importantes las operaciones en términos decostos. Desde el punto de vista objetivo operacionales se presentan movimientos de materiales, uso demáquinas, supervisión de gente, coordinación de varias actividades, necesidad de inspecciones y finalmente elempaque y transferencia de los productos elaborados.Bajo un criterio procesal se pueden identificar los siguientes objetivos genéricos del ciclo de producción.Determinación de la demanda de productos que pueden provenir de los procesos de fabricación. Esto esque se va a producir y cuando:     Planificar que se va hacer para fabricar los productos solicitados.     Procurarse los insumos necesarios para llevar a cabo las actividades productivas planeadas     Recibir, instalar y probar el equipo en el proceso productivo.     Fabricar los productos planeados.Por ultimo, transferir los productos elaborados hacia el usuario en la organización o para la venta aclientes. Este objetivo incluye la entrega de desperdicio y materiales sobrantes.Debemos aclarar que en el ciclo de producción no se debe ignorar el concepto mantenimiento ya que sinun mantenimiento adecuado a instalaciones, planta y equipo no se puede producir los objetivos de mantenimientoson: reparaciones de emergencia, mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo y eliminación demantenimiento.Instalaciones, maquinaria y equipo:Los objetivos en términos de las etapas individuales desde el punto de vista de cómo logran un controlefectivo sobre las actividades y operaciones involucradas son:     Determinación de la justificación inicial de la necesidad de instalaciones, maquinaria y equipo, en laforma de cómo se asignaron a grupos operacionales primarios     Analizar y evaluar los meritos de la alta dirección para aprobar o rechazar adquisiciones deinstalaciones, maquinaria y equipo.     Aprobación y adquisición incluyendo la aceptación final de los mismos.     Administración de ellos durante su vida productiva.     Retiro final u otras disposiciones al concluir su vida o propósito.     Revisar su uso en cualquier época y evaluar lo adecuado de los resultados logrados.Mercadotecnia:El ciclo de mercadotecnia tiene un gran impacto en las ventas. Las etapas operacionales demercadotecnia son:     Determinación de la estrategia producto-mercado. Tiene como objetivo saber como se evalúan lasnecesidades del mercado como se hace una determinación de satisfacer una necesidad particular y deque manera se cumple todo esto.     Planeación y desarrollo del producto se a convertido en una gran estrategia y el éxito se basa en laplaneación y desarrollo de productos específicos hacer fabricados por la organización.     Promoción de ventas y publicidad incluye el uso de medios publicitarios.     Distribución y ventas: esta cuestión involucra el problema relativo as donde y cuanto nivel deinventarios se debe mantener.     Soporte a clientes esto empieza por el manejo de facturación que incluye el servicio y familiarizacióncon el cliente sin olvidar posibles ajustes. 3. METODOLOGÍA      Familiarización     Visita a las instalaciones.     Investigación y análisis     Análisis financiero y de información operativa     Entrevistas     Examen de la documentación.     Diagnostico     Resumen y discusión de los problemas detectados     Elaboración del informe     Informe 4. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN. Por levantamiento de información se entenderá las actividades que lleva a cabo el audito r operacionalpara llegarse de elemento base para conocer launidad administrativa, actividad o función sujeta a su intervención;para estudiar y evaluar su comportamiento y desempeño; y para sustentar las pruebas de auditoria podráauxiliarse de las siguientes técnicas de levantamiento de información:     Entrevistas     Observaciones de campo     Obtención de evidencias documental. 5. PREPARACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO. Los papeles de trabajo en auditoría operacional son el conjunto de cédulas y documentos que el auditor utiliza para dejar constancia o evidencia de:Información obtenida en el transcurso del examen.     Evaluación de la efectividad del control interno contable financiero y operacional, y de la identificación yselección de las áreas críticas.     La evaluación o desarrollo de los hallazgos.CédulasSon los papeles de trabajo preparados directamente por el auditor y se dividen en sumarias y analíticas.Las cédulas sumarias resumen todo lo concerniente al HAO (condición, criterio, efecto, causa, conclusión yrecomendación). Las cédulas analíticas sustentan, fundamentan o demuestran los HAO.DocumentosSon los papeles de trabajo preparados o suministrados por personas distintas al Auditor (la entidad,terceros, etc.), que sirven para soportar o demostrar las aseveraciones delAuditor.Utilidad de los Papeles de Trabajo; En auditoría operacional los papeles de trabajo sirven para:     Sustentar y demostrar competentemente los hallazgos de auditoría operacional, las conclusiones yrecomendaciones para mejorar la efectividad oeficacia, economía y eficiencia.     Suministrar información suficiente para la preparación del Informe de Auditoría Operacional     Demostrar la solidez y calidad profesional del trabajo de Auditoría.     Permitir la supervisión del trabajo de Auditoría.     Guiar la conducción de Auditorías Operacionales subsiguientes.     Normas de preparación de los Papeles de Trabajo     Debe tener un encabezamiento que indique el área bajo examen o evaluación, la fecha de la  evaluación y el título de su contenido.     Deben ser redactados con claridad, objetividad y adecuada gramática.     Deben ser elaborados con limpieza y matemáticamente exactos     Deben incluir las evidencias que sustentan las afirmaciones del Auditor.     Deben contener las informaciones que demuestren la realización de las pruebas y procedimientosrealizados.     Deben estar totalmente terminados, referenciados y cruzados de tal forma que su revisión no requierade la presencia de quien los elaboró.     Índice     Es la codificación de las áreas y de los diferentes hallazgos, sirve para referenciar, cruzar y archivar adecuadamente los papeles de trabajo.MarcasSon signos convencionales que el Auditor utiliza para indicar el trabajo realizado o para efectuar notas,observaciones y explicaciones.     Archivo de los Papeles de Trabajo     Archivo corriente está compuesto por los papeles de trabajo de interés exclusivo para una Auditoríadeterminada y por lo tanto no son de uso continuo en auditorias posteriores, como son los análisis querespaldan las pruebas realizadas, la correspondencia relativa al examen, los programas de auditoría, etc.     Archivo Permanente está integrado por los papeles de trabajo de utilización continua o necesaria enauditorías posteriores como son: disposiciones legales, políticas, procedimientos, organización de laentidad, evaluación de control interno, etc. Este archivo es similar al Expediente Continuo de Auditoría(ECA) que actualmente utiliza la Contraloría.     Finalmente, es importante señalar que en auditoría operacional es posible utilizar papeles de trabajo deauditorías financiera ya elaborados, como cédulas analíticas o de soporte de la sumaria de un HAO. Estacircunstancia generalmente se da cuando la auditoría operacional es parte de una auditoría conenfoqueintegral. 6. VERIFICACIÓN DE SISTEMAS EN VIGOR Esta etapa de la auditoria consiste en verificar la cantidad, calidad, veracidad y procedencia de informaciónrecopilada para ser verificada o auditada. La verificación se puede llevar a cabo en dos vertientes:     Verificación sobre marcha     Verificación vías prueba de auditoria 7. EVALUACIÓN Esta etapa es de comparación: lo que se esta haciendo con lo que se debe hacer, asi como la calidad dela acción y resultados alcanzados. 8. DIAGNOSTICO O INFORME Formulación, discusión previa de auditoria interna:     Función: nombre de la función sujeta a auditoria.     Nombre del informe     Propósito del informe     Quien lo formula     Que lo srcina
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