Auditoría No. de Observaciones Solventadas En Proceso de Aclaración CTSJDF-010/

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  CONTRALORÍA DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL RESULTADOS DE AUDITORÍAS OBSERVACIONES ATENDIDAS POR: ÁREA: DIRECCIÓN EJECUTIVA DE RECURSOS MATERIALES. Auditoría No. de Observaciones
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CONTRALORÍA DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL RESULTADOS DE AUDITORÍAS OBSERVACIONES ATENDIDAS POR: ÁREA: DIRECCIÓN EJECUTIVA DE RECURSOS MATERIALES. Auditoría No. de Observaciones s En Proceso de Aclaración CTSJDF-010/ NUM. OBSERVACIÓN RECOMENDACIONES SITUACIÓN ACTUAL CTSJDF-005/ NO SE REALIZAN CONCILIACIONES Realizar trimestralmente la conciliación físico FÍSICO FINANCIERAS DE BIENES DE financiera con la Dirección Ejecutiva de CONSUMO Y ACTIVO FIJO. Recursos Financieros. No se realizan las conciliaciones físico financieras que verifiquen el ingreso, salida y existencia de bienes de consumo y activo fijo correspondiente a los capítulos 2000 Materiales y Suministros y 5000 Bienes muebles, respectivamente. Actualizar los registros de entradas, salidas y existencias del Almacén General y Proveedurías correspondientes al ejercicio CTSJDF-015/ NO SE REALIZÓ EL SONDEO DE MERCADO EN SEIS PROCEDIMIENTOS DE ADJUDICACIÓN DIRECTA. Derivado de la revisión efectuada, se detectaron seis procedimientos adquisitorios realizados bajo la modalidad de Adjudicación Directa, los cuales no cumplieron con la normatividad establecida, ya que no cuentan con el sondeo de mercado, situación que se contempla en el documento denominado POLÍTICAS DE SONDEO DE MERCADO, ESPECIFICACIÓN DE INSUMOS, PRUEBAS DE CALIDAD Y CATÁLOGO DE Debido a la naturaleza de la observación, ésta se resolverá en la Dirección de Responsabilidades, Quejas, Denuncias e Inconformidades de la Contraloría del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, para el posible deslindamiento de responsabilidad civil, penal, o administrativa a que haya lugar. Por anterior, el estatus de esta observación queda pendiente, hasta que en tanto se emita la resolución que corresponda. PROVEEDORES, autorizado mediante Acuerdo 42-19/2005, emitido por el Pleno del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, en sesión de fecha 4 de mayo de 2005, situación que deriva que no se realizo el cuadro comparativo de costos, que evidenciara que se obtuvieron las mejores condiciones económicas para la Institución, y son los procedimientos que a continuación se enuncian: Adjudicación Directa TSJDF/AD-018/06, con el prestador de servicios Luz y Mundo Visual, S.A. de C.V., Arrendamiento de equipos electrónicos audiovisuales. (Servicio de circuito cerrado para careos en los Juzgados del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal). Adjudicación Directa TSJDF/AD-216/06, con el prestador de servicios Luz y Mundo Visual, S.A. de C.V., Ceremonia de inauguración de la sede Plaza Juárez. Adjudicación Directa TSJDF/AD-238/06, con el prestador de servicios Luz y Mundo Visual, S.A. de C.V., III Informe del Presidente del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal. Adjudicación Directa TSJDF/AD-196/07, con el prestador de servicios Luz y Mundo Visual, S.A. de C.V. Ceremonia solemne de Imposición de Toga a los Jueces Penales del Distrito Federal. Adjudicación Directa TSJDF/AD-263/07, con el prestador de servicios Luz y Mundo Visual, S.A. de C.V. Ceremonia del IV Informe de labores del Presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal. Adjudicación Directa TSJDF/AD-266/07, con el prestador de servicios Luz y Mundo Visual, S.A. de C.V. Pleno Público de Magistrados, elección próximo Presidente. CTSJDF-010/ PLAZAS VACANTES DE ESTRUCTURA. De la revisión a la Plantilla de Personal al 12 de agosto de 2009 y al Dictamen de Reestructuración Orgánica de la Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales, se determinó lo siguiente: 3 plazas vacantes de Jefe de Unidad Departamental; 1 plaza con nivel 030 Profesional Ejecutivo de Servicios Especializados, no está incluida en la Plantilla de Personal; 2 plazas con nivel 031 Profesional Dictaminador de Servicios Especializados, así como 3 plazas con nivel 032 Técnico Investigador en Ciencias Jurídicas, que se encuentran en la Plantilla de Personal; sin embargo, no están contempladas en el Dictamen de Reestructuración Orgánica de la Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales, como se muestra a continuación: Cantidad de Plazas Nivel/Puesto y Nombre del Servidor Público Vacantes Jefe de Unidad Departamental La Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales deberá evaluar la posibilidad de solicitar la autorización para ocupar las plazas vacantes, considerando en todo momento, el perfil técnico y profesional idóneo para cada una de ellas. En coordinación con la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, deberá realizar la aclaración de una 1 plaza con nivel 030 Profesional Ejecutivo de Servicios Especializados, que no está incluida en la Plantilla de Personal; igualmente, lo correspondiente a las 2 plazas con nivel 031 Profesional Dictaminador de Servicios Especializados, así como 3 plazas con nivel 032 Técnico Investigador en Ciencias Jurídicas, que se encuentran en la Plantilla de Personal, no están contempladas en el Dictamen de Reestructuración Orgánica de la Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales. En lo subsecuente, la Dirección de Ejecutiva de Recursos Materiales, deberá mantener un estricto apego a las estructuras orgánicas autorizadas y dictaminadas por el Pleno del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, evitando con ello, la recurrencia. No incluida en la Plantilla de Personal del 12 de agosto de 2009 CTSJDF-010/ Profesional Ejecutivo de Servicios Especializados No están contempladas en el Dictamen de Reestructuración Orgánica Profesional Dictaminador de Servicios Especializados, con plazas números: , Técnico Investigador en Ciencias Jurídicas : con plazas números: , y FALTA DE ATENCION A LAS RECOMENDACIONES DE PROTECCIÓN CIVIL EN EL ALMACEN GENERAL. Del análisis al seguimiento de las 18 recomendaciones emitidas en el Dictamen número DPC/482/2008 de fecha 2 de diciembre de 2008, del Director de Protección Civil, como resultado de la revisión que realizó al Almacén General del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, se determinó que la Dirección de Recursos Materiales, no ha dado cumplimiento a un total de 14, toda vez que se valoró como inmueble de Alto Riesgo. La Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales, deberá atender puntualmente las 14 recomendaciones emitidas por la Dirección de Protección Civil del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal. CTSJDF-010/ FALTA DE UBICACIÓN Y RESGUARDO DE LOS BIENES INFORMÁTICOS ADQUIRIDOS MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA NO. TSJDF-025/2008. Del análisis realizado a la documentación que integra el expediente de la licitación pública TSJDF/LPN-025/08, para la adquisición de Bienes Informáticos, se detectaron lo siguiente: 1. La entrega en sitio de los bienes fue amparada con Acta Circunstanciada de fecha 15 de enero de 2009, la cual carece La Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales, deberá de informar la ubicación y resguardo de las 115 impresoras láser marca Lexmark modelo T664DTN ; 760 Computadoras Personales marca Dell Optiplex 760 del pedido 166/2008, y 6 Computadoras Personales marca Dell Optiplex 760 del pedido 164/2008; asimismo, deberá concluir con la asignación de las 135 computadoras personales. En lo subsecuente la Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales, deberá realizar una de los datos que se describen en el punto 10 del procedimiento Recepción de bienes en el Almacén, del Manual de Procedimientos de la Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales, tales como: número de factura o remisión, número de nota de entrada, número de partida asignada al concepto, y código de almacén. 2. De la verificación a los vales de resguardo de los bienes informáticos amparados con los pedidos 164, 165 y 166 del 2008, se constató que la distribución de las computadoras personales e Impresoras, no se realizó de conformidad con la distribución original de los equipos, que se detallaron en el Anexo A del Acta Ordinaria número 21 de fecha 13 de noviembre de 2008, del Comité de Autorización de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, asimismo se tienen según el reporte generado por el Sistema de Control de Bienes de Activo Fijo 135 computadoras personales sin asignación. 3. De la verificación física a los bienes informáticos en base en los reportes del sistema para el control de bienes de activo fijo y los vales de resguardo proporcionados por la Subdirección de Inventarios; no se exhibió evidencia documental que permitiera ubicar: 115 impresoras láser marca Lexmark modelo T664DTN, con un costo de $1,243, (un millón doscientos cuarenta y tres mil ciento cincuenta pesos 00/100 M.N.); 760 adecuada asignación y resguardo de los bienes de activo fijo que sean adquiridos por los diversos procedimientos de adjudicación. Computadoras Personales marca Dell Optiplex 760 del pedido 166/2008, por un importe de $12,134, (Doce millones ciento treinta y cuatro mil quinientos cuarenta pesos 00/100 M.N.) y 6 Computadoras Personales marca Dell Optiplex 760 del pedido 164/2008, por un importe de $95, (Noventa y cinco mil setecientos noventa y nueve pesos 00/100 M.N.). CTSJDF-010/ BIENES DE ACTIVO FIJO SIN INVENTARIAR, CARENCIA DE RESGUARDOS Y DESCONOCIMIENTO DE SU UBICACIÓN De la revisión a los pedidos: 110/2008, 112/2008 y 115/2008, así como al contrato TSJDF/DEI/009/096 que acreditaron adquisiciones de bienes de activo fijo para el Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, se determinaron diversas situación mediante verificación física realizada el 10 de agosto de 2009, como se muestra a continuación: a) Del pedido 110/08 que amparó la adquisición de 180 computadoras, se determinó que no se han asignado 50 equipos; 3 equipos no fueron identificados en donde habían sido asignados y 44 equipos habían sido asignados sin el resguardo correspondiente. b) Del pedido 112/2008, que respaldó la adquisición de equipo de audio y video, se conoció que los bienes fueron ubicados en el Reclusorio Sur, sin número de inventario Con objeto de contar con un inventario y resguardos actualizados, la Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales, deberá realizar una conciliación de los bienes de activo fijo propiedad del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, adquiridos con los pedidos números 110/2008, 112/2008 y 115/2008 y contrato TSJDF/DEI/009/096. En la inteligencia de que todos los bienes deberá contar con el resguardo correspondiente, firmado por parte del servidor público usuario del mismo. En lo subsecuente, la Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales, deberá mantener debidamente inventariados, asignados y/o resguardados los bienes de activo fijo producto de las diversas adquisiciones que realice, evitando con ello la recurrencia. y resguardos correspondientes. c) Del pedido 115/2008, que amparó la adquisición de bienes muebles, que se encuentran entre otros a los juzgados 7, 8, 9 y 10 ubicados en el del Reclusorio Sur, se determinó que un total de 243 bienes, no tienen adherida las etiquetas de número de inventario y sin resguardo, no obstante que en el archivo denominado SISTEMA DE CONTROL DE BIENES DE ACTIVO FIJO, ya les habían asignando un número de inventario; asimismo 62 bienes, carecían del resguardo correspondiente. d) No obstante lo anterior, conforme al archivo generado por el SISTEMA PARA EL CONTROL DE BIENES DE ACTIVO FIJO, se reportan las 683 computadoras con los números de inventario del I al I , I al I y I al I ; de los cuales 676 equipos se identifican como Sin Asignación, 588 no tienen número de serie y únicamente 7 equipos cuentan con resguardo correspondiente. CTSJDF-008/ INOPORTUNIDAD EN LA SOLICITUD DE REEMBOLSO DE GASTOS EFECTUADOS CON CARGO FONDO REVOLVENTE. Como resultado del arqueo practicado el 28 de junio de 2010 al Fondo Revolvente asignado a la Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales, por un monto total de $66, (sesenta y seis mil ciento noventa pesos 00/100,M. N.), se En lo sucesivo, la Directora Ejecutiva de Recursos Materiales del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, deberá instruir lo necesario, a efecto de que la administración y manejo del Fondo Revolvente asignado por el Pleno del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, se apegue estrictamente a la normatividad aplicable en la materia. determinó que las facturas contenidas en la solicitud de rembolso del Fondo Revolvente de fecha 23 de junio de 2010, remitida a la Dirección Ejecutiva de Recursos Financieros por $56, (cincuenta y seis mil ciento veintinueve pesos 51/100 M. N.), 19 comprobantes y/o facturas datan de los meses de febrero, marzo, abril y mayo de 2010, lo que evidencia que los reembolsos, no se efectúan como máximo quincenalmente y no cuentan con la codificación de la PARTIDA PRESUPUESTAL respectiva. CTSJDF-008/ EJERCICIO DEL GASTO CON CARGO A LA PARTIDA CONGRESOS, CONVENCIONES Y EXPOSICIONES, SIN CONTAR CON SUFICIENCIA PRESUPUESTAL. Del análisis documental a 6 procedimientos de adjudicación directa con cargo a la partida 3803 Congresos, Convenciones y Exposiciones por $913, (novecientos trece mil ciento setenta y tres pesos 00/100 M. N.) se determinó que fue excedido en el ejerció del gasto en dicha partida por un monto de $842, (ochocientos cuarenta y dos mil quinientos catorce pesos 81/100 M. N.), debido a que no se consideraron 3 eventos en el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Cabe mencionar que durante la vigencia de la presente auditoría le fueron requeridos a la Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales un total de 9 procedimientos, de La Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, deberá justificar las suficiencias presupuestales correspondientes a los $842, (ochocientos cuarenta y dos mil quinientos catorce pesos 81/100 M. N.), con cargo a la partida presupuestal Congresos, Convenciones y Exposiciones; así como acreditar la comprobación relativa a los expedientes TSJDF/AD-66/2010, TSJDF/AD- 67/2010 y TSJDF/AD-118/2010, que se encontraban en proceso de comprobación. En lo sucesivo, la Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, deberá instruir a las áreas responsables de llevar a cabo las gestiones de contratación y pago de bienes, arrendamientos y prestación de servicios, que previo a cualquier trámite, deben de comprobar que se encuentran incluidos en el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del ejercicio vigente, así como contar con la suficiencia presupuestal los cuales 3 no fueron proporcionados, debido a que se encontraban en proceso de comprobación, mismos que se mencionan a continuación: correspondiente. TSJDF/AD-66/ Tercera Reunión Nacional Sobre Nuevas Modalidades del Sistema Procesal Mexicano en el Estado de Durango los días 25 y 26 de febrero de TSJDF/AD-67/ Primera Reunión de la Red mexicana de Cooperación Judicial para la Protección de la Niñez (Haya). TSJDF/AD-118/ Segundo Congreso Internacional de Ciencias Forenses a celebrarse los días 28, 29 y 30 de abril de CTSJDF-008/ FUNCIONES QUE DESARROLLA LA SUBDIRECCIÓN DE RIESGO, NO ESTAN ACORDES CON LAS ESTABLECIDAS EN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN. Del análisis al Informe del Estudio de Cargas de Trabajo de la Subdirección de Riesgos, adscrita a la Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales, emitido por la Dirección Ejecutiva de Planeación del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal de fecha 6 de julio de 2010, en la que destaca lo siguiente. Las funciones de la Subdirección de Riesgos establecidas en el Manual de Organización de la Dirección Ejecutiva de La Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, deberá dar el apoyo necesario a la Subdirección de Riesgos, a efecto de que esté en condiciones de poder llevar a cabo sus funciones, de acuerdo al Manual de Organización vigente. En lo sucesivo, la Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, deberá vigilar que las funciones y actividades de la Subdirección de Riesgos, sean acordes a los manuales autorizados. Recursos Materiales son exclusivamente de planeación, organización, dirección, control y toma de decisiones, sin embargo, únicamente se dedica a dar Atención a los daños o siniestros al patrimonio de la Institución mediante el reclamo a las aseguradores. De conformidad con el Dictamen de estructura orgánica vigente, y al Manual de Organización del Área, debiera reportar sus actividades a la Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales, sin embargo lo hace a la Dirección de Adquisiciones. Por su función, no tiene personal a su cargo. En general, se detectó falta de apoyo para que el área desempeñe sus funciones, de conformidad a lo establecido en el Manual de Organización. Debido a los servicios que presta, requiere coordinarse con las áreas cuyas funciones y actividades inciden en la generación de siniestros. CTSJDF-008/ PAGO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS POR CONCEPTO DE VIÁTICOS, PASAJES, BANQUETERÍA Y RENTA DE BIENES MUEBLES, A TRAVÉS DE GASTOS A COMPROBAR. La Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, en lo sucesivo, invariablemente deberá tramitar el pago a nombre del auténtico beneficiario o prestador del servicio. Del análisis selectivo de 4 procedimientos de adjudicación directa por concepto congresos nacionales e internacionales, seminarios y reuniones de trabajo, en los que se derivan la prestación de servicios como son: adquisición de diversos insumos, renta de templetes, servicio de banquetes y pago de viáticos y pasajes a servidores públicos, por un monto total asociado de $696, (Seiscientos noventa mil pesos 00/100 M.N.) se determinó, que estos se efectuaron a través de gastos a comprobar, debido a que la titular de la Dirección de Ejecutiva de Recursos Materiales solicitó a la de Recursos Financieros, la expedición de cheques bancarios a su nombre, para realizar los pagos a proveedores de bienes y servicios, debiendo ser mediante Cuenta por Liquidar Certificada y con la expedición de cheques nominativos a la persona física o moral correspondiente. CTSJDF-008/ FALTA CONCRETAR EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN GUBERNAMENTAL GRP - SAP. De la verificación realizada a la utilización del Sistema de Gestión Gubernamental GRP - SAP, se conoció que la Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales, entregó en medio electrónico a los responsables del proyecto, los catálogos de materiales, de claves CAMBS de activo fijo, de proveedores e inventario de materiales, así como los saldos de los contratos y contratos pedido correspondientes al ejercicio 2010, actualizados al 31 de octubre del 2010, para su carga en el sistema; así como las cuentas de usuarios y perfiles La Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales en coordinación con la Dirección Ejecutiva de Informática, deberán a la brevedad concluir las acciones pertinentes para el arranque del Sistema de Gestión Gubernamental GRP-SAP, al mismo tiempo de constatar su adecuado funcionamiento. La Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales, deberá tomar las providencias necesarias para que el Sistema de Gestión Gubernamental, cumpla con la normatividad vigente; así como contar con el personal calificado para su operación y puesta en marcha; con el objeto de registrar de manera armónica, delimitada y específica las operaciones derivadas de la gestión pública, así como otros flujos adscritos a la Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales, para llevar la operación del mismo. No obstante lo anterior, al 31 de octubre del 2010, aún no se encontraba en marcha para el control y registro de las operaciones realizadas por la Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal. económicos del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal.
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