Auditoria de Existencias[1]

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  Unidad 8 Auditoría de existencias 8.1. Descripción Las partidas en existencia, que se mantienen para su venta o para ser usadas, directa o indirectamente, en la producción en el ciclo normal de operaciones de la empresa, deben incluirse en las cuentas correspondientes a existencias. Las empresas industriales adquieren materias primas y productos semielaborados para someterlos a un proceso de elaboración y transformación en productos acabados aptos para su venta en el mercado. En las empresas c
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  Unidad 8 Auditoría de existencias 8.1. Descripción Las partidas en existencia, que se mantienen para su venta o para ser usadas, directao indirectamente, en la producción en el ciclo normal de operaciones de la empresa,deben incluirse en las cuentas correspondientes a existencias  .Las empresas industriales adquieren materias primas y productos semielaboradospara someterlos a un proceso de elaboración y transformación en productos acabadosaptos para su venta en el mercado.En las empresas comerciales , por el contrario, no hay elaboración ni transformaciónde las mercancías adquiridas, ya que venden al público los productos que comprarona los proveedores sin modificación alguna.El ciclo normal de operaciones es generalmente menor de un año; por tanto, las ex-istencias se clasifican como activo circulante. Casi todas ellas, sin embargo, incluyenalgunas partidas que no serán vendidas o utilizadas durante el período de rotación ociclo normal [5].No debe olvidarse que una parte, quizás la más importante, del capital de explotaciónlo absorben las adquisiciones de existencias que deben transformarse a su paso por laempresa.El traspaso de dominio a la empresa es, generalmente, el factor determinante del mo-mento en que una partida debe agregarse a las existencias  y crearse el correspondientepasivo.Desde el punto de vista de la auditoría, la cifra de almacén es una partida muy im-portante en las empresas industriales y comerciales:por su volumen económico con respecto al total de activo;por su repercusión en la cuenta de resultados, ya que el criterio de valoraciónafecta directamente;por su repercusión financiera en base a su importancia sobre el activo circulante. Se consideran  existencias la totalidad de los bienes tangibles que se tienen para la venta en el desarrollo habitual de la actividad comercial, así como aquellos que están en elaboración para tales ventas o serán consumidos en el proceso de obtención de bienes destinados a la venta. [14]  102 Auditoría de existencias 8.2. Objetivos de auditoría Los principales objetivos del auditor en este área son los de llegar a determinar:1. Que las cantidades correspondientes a los saldos mostrados en el grupo de ex-istencias, que figuran en el balance e inventario, existen, no se han producidoomisiones, figuran en los saldos del mayor y si todas las existencias son propiedadde la empresa. Para ello, cuenta con:recuento físico periódicoinventario permanente2. Que los productos estén valorados de acuerdo con los principios de contabilidadgeneralmente aceptados, aplicados con uniformidad en relación al ejercicio an-terior y correctamente presentados en el balance. De no ser así, el balance norepresentará de manera fiel y razonable el estado económico de la empresa. Lavaloración deberá referirse a las materias primas, los productos en curso y losacabados.3. Comprobar si existe una provisión por depreciación de existencias adecuada parapérdidas para los casos de:Partidas de lento movimiento, obsoletas o dañadas.Partidas cuyo valor neto de realización o de mercado sea inferior al coste.Contratos a largo plazo.4. Determinar las restricciones que pudieran existir sobre el derecho de propiedadpor parte de la empresa (embargos, fianzas, garantía, pignoración, etc.), y com-probar si éstos están recogidos en los estados financieros.5. Verificar si los métodos de control interno relacionados con las entradas y salidasde mercancía son adecuados y eficaces.6. Comprobar la existencia de sistemas adecuados de custodia, protección, preven-ción de daños o pérdidas y coberturas para las que pueden producirse.7. Ratificar que los movimientos de existencias entre períodos consecutivos han sidodebidamente registrados en el período en el que se produjo el movimiento físico. 8.3. Objetivos de control interno La evaluación del control interno persigue el conocimiento de los criterios organizativosy contables establecidos por la empresa para garantizar el correcto funcionamientodel área de existencias, con el fin de determinar los puntos débiles del sistema y elalcance, naturaleza, momento y contenido de los procedimientos que deben ponerse enpráctica para cumplir los objetivos establecidos por la auditoría, en función del nivelde confianza ofrecido por el propio control interno.Pueden establecerse los siguientes aspectos fundamentales del control interno:1. Una apropiada segregación de funciones de custodia, registro, recepción, alma-cenaje y embarque de las existencias.2. Un control de las existencias físicas mediante un adecuado registro de las en-tradas y salidas de mercancías, utilizando un sistema de inventario permanentey realizando inventarios físicos periódicos.  8.3 Objetivos de control interno 103 3. Establecimiento de normas concretas para la valoración de las existencias.4. Adecuada protección física de los inventarios y cerciorarse de que efectivamentehay una cobertura de seguros suficiente para todas las existencias.Un modelo, con preguntas cerradas, como el que aquí se presenta[12] ayuda a ver lasdebilidades del control interno. Cuadro 8.1: Cuestionario de control interno de existencias CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Empresa Ref. a  Fecha  Área: EXISTENCIAS Realizado por Revisado por  Pregunta Si No N/A Observaciones1. CUSTODIA1.1. ¿Se han fijado claramente las responsabilidadesde cada uno de los almaceneros, si existen varios? Hay que comprobar si las responsabilidades por lasmercancías están correctamente asignadas a cada uno de los empleados. 1.2. ¿Son adecuadas las precauciones contra el robo?¿Se conservan las existencias en almacenes bajo llavea los que sólo tienen acceso las personas autorizadas? Se deben fijar las responsabilidades para asegurarse de que las mercancías no pueden ser retiradas sin la debida autorización. 1.3. ¿Se encuentran las mercancías debidamente pro-tegidas contra el deterioro físico?1.4. ¿Verifican los almaceneros las cantidadesrecibidas contra los informes de producción, recepcióny otros?1.5. ¿Se hacen todas las entregas de almacén tan sólomediante la presentación de solicitudes o albaranesdebidamente aprobados y prenumerados? Si los almaceneros deben hacerse responsables por lasmercancías que están bajo su custodia, deben tener,además de un control físico sobre éstas, justificantesadecuados de las recepciones y envíos 1.6. ¿Se exige a los almaceneros que informen acercade las mercancías obsoletas, no utilizables, de pocomovimiento o estropeadas?1.7. ¿Aprueba un empleado responsable, la elimi-nación de las mercancías dañadas, obsoletas o no uti-lizables?1.8. ¿Existe una política de provisiones para obsoles-cencia?1.9. ¿Existe un acondicionamiento físico de los al-macenes que facilite los recuentos, una protección ade-cuada, un cómodo manejo y una pronta localización?  104 Auditoría de existencias Pregunta Si No N/A Observaciones2. REGISTROS DE INVENTARIO PERMANENTE2.1. ¿Se llevan inventarios permanentes (datos de can-tidad y valor) en relación con las partidas más impor-tantes del almacén? Los registros de inventario permanente controlan lasexistencias físicas que debe haber y suministran infor-mación óptima sobre las rupturas de stock que pueden producirse. 2.2. Cuando se llevan cuentas individuales, ¿se cuadrasu importe periódicamente con la cuenta de control? Una parte esencial del control interno es la exigen-cia de que todas las cuentas auxiliares deben ser cuadradas con la cuenta de control que se ha orig-inado independientemente. 2.3. Las personas que llevan los registros ¿son distin-tas de las encargadas de custodiar las existencias? Sin esta segregación, el responsable del registro puede cancelar mediante anotaciones indebidas las diferen-cias o faltantes.Si es ecesario por conveniencia reunir las dos fun-ciones en una misma persona, el control con el mayor debe ser revisado por otro empleado.Las anotaciones en los registros debe srcinarse tan sólo en documentos apropiados. 2.4. ¿Se llevan registros adecuados para:1. las mercancías en almacén, por grupos de pro-ductos?2. las mercancías en poder de proveedores, en de-pósito, en consignación u otros?3. las mercancías recibidas en consignación, encalidad de préstamo, etc.? Como las mercancías expedidas en consignación son propiedad de la empresa hasta que se venden, hay que llevar el mismo control que el ejercido sobre lasmercancías en almacén. Lo mismo, pero a la inversa,para las mercancías recibidas en consignación. Ellosupone el establecimiento de controles en la contabi-lización de estos bienes, para evitar la posibilidad de que se incluyan estas mercancías en el inventario físi-co de la empresa. 2.5. ¿Se revisan periódicamente los registros con elpropósito de determinar las existencias que tienenpoco movimiento?3. INVENTARIO FÍSICO3.1. ¿Se efectúa un recuento físico de todas las exis-tencias en almacén (incluidas las mercancías recibidasen consignación y otras):al final del ejercicio económico?periódicamente durante el año?3.2. En relación con la mercancía enviada enconsignación, en poder de proveedores, o en depósito:¿se efectúa un recuento físico a fianl de año?¿se confirman las existencias a final de año?¿se efectúan recuentos físicos periódicamente?¿se confirman las existencias periódicamente?
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