49112 Anexo 7. Guia Para El Manejo de Gastos Reembolsables | Accountant | Accounting

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  GUIA PARA EL MANEJO DE GASTOS REEMBOLSABLES OPERACIONES Y SERVICIOS FINANCIEROS VICEPRESIDENCIA FINANCIERA CODIGO ECP-VIF-G-002 Elaborado 01/06/2011 Versión: 1 1. OBJETIVO Establecer y asegurar las actividades que deben realizar los responsables del trámite, gestión, administración y pago de los Gastos Reembolsables en contratos celebrados por Ecopetrol S.A. 2. GLOSARIO Administrador del Contrato: Ver Guía para la Administración y Gestión de Contratos y/o Convenios. Agente Retenedor: Ver Guía
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    GUIA PARA EL MANEJO DE GASTOS REEMBOLSABLES OPERACIONES Y SERVICIOS FINANCIEROS VICEPRESIDENCIA FINANCIERA CODIGO ECP-VIF-G-002 Elaborado 01/06/2011 Versión: 1 1/5 1.   OBJETIVO Establecer y asegurar las actividades que deben realizar los responsables del trámite, gestión, administración y pago de los Gastos Reembolsables en contratos celebrados por Ecopetrol S.A. 2.   GLOSARIO Administrador del Contrato:  Ver Guía para la Administración y Gestión de Contratos y/o Convenios. Agente Retenedor:  Ver Guía Actos de Mandato y Gastos Reembolsables. Contratista: Ver   Procedimiento de Responsabilidad Social Empresarial en Actividades Contratadas por Ecopetrol S.A. Funcionario autorizado:  Ver Manual de Contratación de Ecopetrol S.A.   Gestión Administrativa: Ver Guía para la Administración y Gestión de Contratos y/o Convenios.   Gestión Técnica:  Ver Guía para la Administración y Gestión de Contratos y/o Convenios.   Mandante: Ver Guía Actos de Mandato y Gastos Reembolsables.   Mandatario: Ver Guía Actos de Mandato y Gastos Reembolsables. Mandato: Ver Guía Actos de Mandato y Gastos Reembolsables.   3.   CONDICIONES GENERALES Esta Guía aplica a todos los involucrados en el trámite, gestión, administración y pago de Gastos Reembolsables en contratos celebrados por ECOPETROL S.A. Para efectos del presente documento, los Gastos Reembolsables son un instrumento mediante el cual se reconoce el costo de ciertas actividades accesorias, que no hacen parte del objeto y alcance de un contrato, bien sea porque no se tiene certeza sobre su realización, o porque no es posible su valoración precisa al momento de elaborar el presupuesto oficial ni al momento de estructurar la oferta con fundamento en la cual se celebra aquel. Mediante la modalidad de Gastos Reembolsables y en desarrollo de un mandato sin representación, el contratista, con cargo a sus propios recursos, ejecuta las actividades a las que se compromete, asumiendo su costo de manera temporal y excepcional, y Ecopetrol S.A., en la oportunidad y con el cumplimiento de los requisitos establecidos en este documento, le reintegra los costos demostrados y previamente autorizados. Teniendo en cuenta que los Gastos Reembolsables tienen naturaleza accesoria y que no hacen parte del valor del contrato, no pueden corresponder a actividades propias, inherentes o naturales del objeto del mismo, ni a actividades relativas al funcionamiento de la empresa del contratista o de su establecimiento de comercio, así como tampoco pueden remunerar o pagar actividades que por razones presupuestales o de planeación no se consideraron en el alcance inicial del contrato, por lo que, si son necesarias, deberán agregarse a este mediante un contrato adicional. Dentro de este contexto, no pueden reconocerse como Gastos Reembolsables aquellos gastos por concepto de    GUIA PARA EL MANEJO DE GASTOS REEMBOLSABLES OPERACIONES Y SERVICIOS FINANCIEROS VICEPRESIDENCIA FINANCIERA CODIGO ECP-VIF-G-002 Elaborado 01/06/2011 Versión: 1 2/5 actividades de apoyo administrativo del contratista (secretarias, mensajeros), mantenimiento de su infraestructura, dotación de papelería, sistema de comunicaciones, obligaciones en materia de servicios públicos, ni cualquiera otro de similares características. Toda vez que los Gastos Reembolsables no hacen parte del valor del contrato, no son base para calcular retención en la fuente, impuesto sobre las ventas, timbre o impuesto de industria y comercio 3.1. Aspectos relevantes para establecer Gastos Reembolsables: a.   Durante la Planeación contractual se debe analizar la necesidad de incluir Gastos Reembolsables; de ser necesarios, ello debe reflejarse en la minuta del contrato respectivo. b.   En caso de requerirse la inclusión de Gastos Reembolsables en un contrato, el Funcionario Solicitante del área interesada en la celebración del mismo, debe dejar constancia de las razones que motivan su inclusión a través de un memorando que debe hacer parte de la documentación que soporta el proceso de selección. c.   En la minuta del contrato se deben identificar clara y taxativamente los conceptos (suministros, servicios) que se reconocerán y pagarán como Gastos Reembolsables, y señalar su cuantía, sea en valor o en porcentaje. d.   Si el valor o porcentaje de los Gastos Reembolsables supera el diez por ciento (10%) del valor del contrato, la constancia de las razones que motivan la inclusión de aquellos, debe llevar la firma del Director o Vicepresidente del área interesada en la contratación. e.   No se reconocerá porcentaje de administración asociada a Gastos Reembolsables. f.   El valor de los Gastos Reembolsables previstos en un contrato, debe estar respaldado con Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) expedido antes de la celebración de este. g.   El contrato debe contener como anexo el presente documento. h.   Si durante la ejecución del contrato se advierte la necesidad de ampliar el valor o porcentaje de los Gastos Reembolsables, se deberá realizar una modificación con la intervención del Funcionario Autorizado. Si dicha modificación, sumada al valor o porcentaje inicial de los Gastos Reembolsables, supera el diez por ciento (10%) del valor del contrato, se debe dejar  justificación suscrita por el Director o Vicepresidente del área interesada en la contratación. El valor de los Gastos Reembolsables no podrá aumentarse en más del cincuenta por ciento (50%) del valor inicial previsto en el contrato para este rubro. i.   Antes de su utilización, el contratista debe obtener autorización expresa y escrita del Administrador del contrato. 3.1.a   Rol del Gestor Administrativo y del Administrador del contrato, respecto a Gastos Reembolsables.   Para que el Administrador del contrato apruebe la utilización de los Gastos Reembolsables, el Gestor Administrativo previamente debe:    Verificar la necesidad de su utilización y su conformidad con lo pactado en el contrato.    Solicitar, mínimo tres (3) cotizaciones de los conceptos (suministros y servicios) que se pagarán como gastos reembolsables, las cuales deben ser expedidas por diferentes proveedores, que no pertenezcan al mismo grupo empresarial del contratista, ni a un mismo grupo empresarial.    Si se tienen dudas respecto del valor de los conceptos (suministros, servicios) cotizados, en relación con el valor real del mercado, se debe solicitar pronunciamiento a la Dirección de Abastecimiento de bienes y servicios o a la dependencia que haga sus veces respecto de la favorabilidad de los valores cotizados.    GUIA PARA EL MANEJO DE GASTOS REEMBOLSABLES OPERACIONES Y SERVICIOS FINANCIEROS VICEPRESIDENCIA FINANCIERA CODIGO ECP-VIF-G-002 Elaborado 01/06/2011 Versión: 1 3/5 3.2. Procedimiento Operativo – Gastos reembolsables 3.2.a Gestión Administrativa Cuando contractualmente se pacten Gastos Reembolsables, se deben realizar las siguientes actividades, de acuerdo con el rol que se desempeñe en el trámite de aquellos: a.   El Gestor Administrativo del contrato deberá crear en la herramienta SAP una posición al pedido denominada “Gastos Reembolsables” con indicador de IVA “GR - IVA Gastos Reembolsables 0%”. El valor de esta posición no podrá exceder el monto autorizado como Gastos Reembolsables del contrato y se tramitará en la herramienta como MM previo cumplimiento de los procedimientos de compras y contratación para la creación de CDP y Solicitud de pedido. b.   El Gestor Administrativo considerará esta posición en la revisión y control que debe realizar en cumplimiento de su función de seguimiento a la ejecución del contrato. c.   En el contrato deben quedar estipulados los periodos y fechas de corte para gestionar el reembolso de los gastos realizados. d.   Conjuntamente, Gestor y Contratista, deben estar atentos a la fecha límite de cada mes fijada por la Coordinación de Registro y Análisis de Cuentas por Pagar de Ecopetrol S.A. para la recepción de la documentación requerida para la contabilización y pago de los Gastos Reembolsables. Todos los reembolsos deben quedar contabilizados en Ecopetrol S.A. en el mismo mes de la expedición del documento equivalente (cuenta de cobro) por el contratista. 3.2.b Gestión del Reintegro a.   El contratista, en concordancia con lo establecido en el literal c. del numeral 3.2.a de este documento, debe presentar al Gestor Administrativo, los siguientes documentos: - Solicitud formal con el valor total a reembolsar; - Planilla “Certificación de Gastos Reembolsables ECP-VIF-F-007”, debidamente diligenciada; - Copia de las facturas o documentos equivalentes que soportan los pagos relacionados en la Planilla. b.   El Gestor Administrativo, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, validará los soportes conforme a lo relacionado en la Planilla, y verificará la real utilización de los Gastos Reembolsables según lo autorizado. Actividad que certificará al aprobar e imponer su firma en la Planilla, la cual remitirá inmediatamente al Administrador del contrato para su aprobación y firma. c.   El Gestor Administrativo, una vez obtenida la firma del Administrador, procederá a registrar la entrada de servicio en SAP con la siguiente particularidad: 1.   Si la posición es con cargo a proyectos, la entrada debe elaborarse por el valor total certificado (incluyendo el I.V.A). 2.   Si la posición es con cargo a gastos o costos, la entrada debe elaborarse por el valor certificado antes de I.V.A. d.   El Gestor Administrativo, debe remitir de forma inmediata la Planilla al contratista junto con el número de entrada de servicio en SAP (Documento 10000XXXXX) para que éste proceda oportunamente a incorporar la firma del representante legal del contratista, del Revisor Fiscal o Contador Público, o su equivalente (tratándose de Contratistas extranjeros sin domicilio en Colombia) para la debida presentación de la documentación en las ventanillas de Cuentas por Pagar.    GUIA PARA EL MANEJO DE GASTOS REEMBOLSABLES OPERACIONES Y SERVICIOS FINANCIEROS VICEPRESIDENCIA FINANCIERA CODIGO ECP-VIF-G-002 Elaborado 01/06/2011 Versión: 1 4/5 e.   El contratista debe presentar directamente en la ventanilla de radicación de Cuentas por Pagar la siguiente documentación:    Documento equivalente (cuenta de cobro) con el cumplimiento de los requisitos previstos en el art 617 del Estatuto Tributario, en el que se consigne claramente el valor total pagado por los bienes y servicios (incluido IVA).    En el cuerpo del documento equivalente, se debe identificar el número del contrato registrado en SAP y el número de la entrada de servicio suministrada por el Gestor Administrativo.    Planilla estándar proforma de ECOPETROL S.A.  “Certificación de Gastos Reembolsables ECP-VIF-F-007” en srcinal, debidamente diligenciada y firmada por el Gestor Administrativo, por el Administrador del Contrato, por el Representante Legal de la Compañía contratista y por el Revisor Fiscal o Contador Público, o su equivalente (tratándose de Contratistas extranjeros sin domicilio en Colombia).    Certificación del Contador Público o Revisor Fiscal o su equivalente (tratándose de Contratistas extranjeros sin domicilio en Colombia) f.   El funcionario de radicación de Cuentas por Pagar, luego de validar los requerimientos mínimos en cuanto a documentos, sellará, fechará, firmará y entregará la copia del documento equivalente al contratista o su emisario, como evidencia del recibido por parte de Ecopetrol S.A. g.   El profesional de Cuentas por Pagar procederá con la contabilización del documento de cobro, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo. En caso de identificar alguna inconsistencia para su contabilización, debe comunicar de forma inmediata al Administrador del contrato para la debida corrección. h.   El Administrador del contrato, una vez causado el Gasto Reembolsable debe consultar su work-flow de SAP y proceder según su criterio y autonomía a desbloquear el documento para pago. i.   Acorde a la fecha de vencimiento en la herramienta SAP, la Coordinación de Pagos de la Unidad de Tesorería procederá a programar el pago. Para reembolsos en pesos colombianos las corridas de pagos se programan: lunes, miércoles y viernes; para el caso de semanas con lunes festivo la programación será el martes, jueves y viernes. Para reembolsos en moneda extranjera las corridas de pagos se registran todos los días de lunes a viernes.  j.   Adicionalmente, el contratista se compromete a dar cumplimiento a lo dispuesto en el siguiente numeral, relativo a Actos de Mandato y Gastos Reembolsables. 3.2.c Actos de Mandato y Gastos Reembolsables El contratista se obliga a: a.   Practicar, al momento del pago o abono en cuenta, todas las retenciones del impuesto sobre la renta, ventas, timbre e industria y comercio y adicionales a que haya lugar, establecidas en las normas vigentes para los actos de mandato. Sobre estas retenciones debe cumplir con las obligaciones inherentes al Agente Retenedor. b.   Identificar en su contabilidad los ingresos recibidos para el mandante y los pagos y retenciones efectuados por cuenta de éste. c.   Emitir las facturas que se generen con ocasión del mandato. d.   Asegurar que la factura sea emitida a su nombre, cuando adquiere bienes o servicios en cumplimiento del mandato. e.   Pagar el valor de los insumos y servicios que adquiere bajo el concepto de reembolsables.
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